Онлайн-касса для курьеров и выездной торговли: общие нормы и требования

Выездная торговля распространена как в небольших населенных пунктах, так и в крупных городах. Практически все предприниматели, которые занимаются данным видом деятельности, обязаны использовать кассовую технику. Это касается также самозанятых ИП и курьеров. В сегодняшнем материале рассказываем об особенностях применения кассового оборудования на выезде и его преимуществах для бизнеса.

Особенности выездной торговли

Выездной торговлей считается розничная продажа любых товаров, при которой применяется специально оборудованный транспорт. Это могут быть автомагазины, автолавки, передвижные автоматы, прицепы, автомобили. На такую деятельность распространяется действие закона 54-ФЗ, вступившего в силу в июле 2017 года.

Согласно этому законодательному акту, предприниматели, занимающиеся выездной торговлей, должны использовать в работе кассовые аппараты нового типа и выдавать покупателям соответствующие чеки. Для перехода на подобную технику были установлены разные сроки, отличающиеся в зависимости от системы налогообложения.

Поскольку они уже истекли, применение онлайн-кассы в выездной торговле в 2021 году стало обязательным. Тем, кто нарушает требования, грозят санкции в виде штрафов и лишения права на осуществление деятельности.

В каких случаях онлайн-касса не обязательна

Применение онлайн-кассы в выездной торговле обязательно не для всех. Под исключение из правил попадают продавцы:

• сезонной продукции (овощи, бахчевые и плодовые культуры);
• молока, кваса (на разлив);
• керосина, растительного масла, которые реализуют из специальных автоцистерн;
• живой рыбы;
• сладкой ваты, леденцов, попкорна в парках развлечений;
• продуктов питания внутри крытых рынков.

Реализаторы на рынках, которые работают с импровизированной торговой точки или автотранспорта, могут не использовать ККТ. Для стационарных точек касса является обязательной.

Какие товары нельзя продавать без кассы

Некоторыми товарами нельзя торговать без контрольно-кассовой техники независимо от места продажи.

В этот список входят:

• ковровые, кожаные изделия;
• промышленная, бытовая химия;
• лекарства;
• одежда (кроме нательного белья, чулочных изделий);
• спорттовары;
• музыкальные инструменты;
• минеральные стройматериалы;
• пластмассовые, резиновые изделия;
• автотранспорт и прицепы;
• мебель;
• техника;
• ортопедические принадлежности.

Нужны ли кассовые аппараты курьерам

Курьерская доставка тоже в какой-то степени относится к торговле на выезде. Если в обязанности курьера входит доставка товара и прием наличности, он должен выдавать покупателям чеки. Для этого существуют специальные портативные онлайн-кассы. В случае, когда магазин работает по соглашению со сторонней курьерской службой, то использовать кассу должна будет эта служба, так как именно ее штат курьеров принимает оплату от покупателей.

Курьеры магазина в рамках закона 54-ФЗ являются обычными продавцами

Если в компании есть хотя бы один собственный курьер, ей необходимо купить автономную онлайн-кассу и зарегистрировать ее в ФНС.

Какой должна быть касса для выездной торговли и курьеров

Главная проблема торговли на выезде – отсутствие электросети и интернета под рукой. Поэтому в данной ситуации стандартные стационарные кассы не подойдут. Тут важно подобрать модель, которая будет соответствовать следующим требованиям:

1. Компактные габариты. Онлайн-касса должна помещаться в карман или сумку курьера.
2. Небольшой вес. Для удобного, незатруднительного перемещения и использования.
3. Мобильность и автономность. Желательно, чтобы касса работала от аккумулятора или подключалась к планшету/смартфону. Такие аппараты заряжаются от автомобильных аккумуляторов и пауэрбанков, синхронизируются с товароучетной программой. Хватит ли заряда на все расчетное время торговли, будет зависеть от емкости батареи.
4. Устойчивость к внешним факторам. Техника должна стабильно функционировать в разных погодных условиях, поэтому нужна надежная пыле-и влагозащита, морозостойкость.
5. Интернет-подключение. Через wi-fi, bluetooth, 2G/3G для передачи данных о продажах в ОФД и ФНС.
6. Чехол для сохранения внутреннего температурного режима.

Касса для курьеров и выездной торговли должна быть легкой, удобной в использовании и перемещении

Что касается функционала, онлайн-касса для выездной торговли и курьеров должна поддерживать те же возможности, что и стационарная, поскольку никаких льгот для этой категории не предусмотрено. Оптимальный вариант в данном случае – мобильные кассы небольшого размера и автономные онлайн-комплексы, которые подключаются к облачной системе. Такие решения предлагает компания «ЕКАМ».

Основные требования к чекам

В современной торговле существуют различные способы продажи и доставки товаров, поэтому и требования к моменту пробития чека курьерами имеют свои особенности.

Рассмотрим основные случаи:

1. Товар продается дистанционно и оплачивается. В этом случае с июля 2018 года разрешается формировать чек на следующий день после оплаты продукции. Но такой вариант допускается лишь тогда, когда товар привозится заказчику также на следующий день. При доставке в тот же день продавец должен сформировать чек сразу в момент оплаты. Печатать документ до денежного расчета запрещено. Таким образом, при дистанционной продаже курьер может привезти бумажный чек, распечатанный в магазине (при предоплате за товар), или распечатать документ при передаче товара (при наложенном платеже).
2. Товар заказывается дистанционно, но не оплачивается. В таком случае фактическая продажа происходит только в момент передачи продукции. Курьер должен выбить на онлайн-кассе чек лишь после доставки товара к месту назначения и получения денег. Аналогичная ситуация складывается и при оплате продукции наложенным платежом: курьерская служба обязана в качестве агента выдать покупателю чек.

В чеке нужно указывать товарную номенклатуру, количество проданных позиций, адрес регистрации ИП или юридический адрес компании. Отдельной графой в фискальном документе пробивается стоимость доставки.

Обязательные элементы чека согласно требованиям закона 54-ФЗ

Преимущества онлайн-касс для выездной торговли

Большинство предпринимателей ранее не пользовались онлайн-кассами при выездной торговле. Кто-то имел на это полное право, а кто-то уклонялся от применения ККТ, пользуясь тем, что налоговым органам трудно планировать проверки предпринимателей, не имеющих постоянного торгового места.

Оценивая требование государства применять онлайн-кассы при выездной торговле, ИП должны учитывать не только сопутствующие этому финансовые расходы, но и потенциальные выгоды. Ведь современные программы по автоматизации торговли способны значительно расширить функциональные возможности ККТ и облегчить ведение бизнеса для предпринимателя.

Применение онлайн-кассы дает множество преимуществ:

1. Возможность удаленного контроля продаж через интернет, особенно если товары реализует продавец без присутствия собственника бизнеса.
2. Контроль окончания времени торговли.
3. Консолидация всего торгового оборудования (эквайринга, электронных весов и так далее) на базе планшета или смартфона с установленной программой для учета товаров.
4. Прием оплаты банковскими картами, что увеличивает потенциальный объем выручки.
5. Обеспечение потребительских прав покупателей за счет выдачи чека.
6. Наличие детализированных финансовых и торговых отчетов.
7. Оптимизация ассортимента за счет анализа прибыльности отдельных категорий товаров.
8. Консолидация информации о продажах и закупках от нескольких онлайн-касс.
9. Ведение клиентской базы непосредственно в программе облегчает при выездной торговле продажи под заказ.
10. Формирование календаря заказов.
11. Автоматическая установка цен. Предприниматель освобождается от обязанности проверять актуальность наценки при каждой новой закупке.
12. Быстрая инвентаризация остатков.
13. Минимизация ошибок при указании цен и формировании ежедневной отчетности.
14. Новые продавцы всегда могут посмотреть актуальные цены в программе. Кроме того, комментарии к каждой товарной позиции помогут им разобраться с особенностями продукции.
15. Минимизация мошенничества со стороны персонала.

Все перечисленные преимущества предприниматель получает всего за несколько тысяч рублей в год, которые пойдут на обслуживание онлайн-кассы для выездной торговли. Эти затраты полностью окупаются за несколько месяцев за счет использования программ для учета товаров. Например, такой, как товароучетная система «ЕКАМ».

Лучшие модели онлайн-касс для курьеров и выездной торговли

На рынке предлагается много кассовых аппаратов с автономными источниками питания, но наиболее удобными для курьеров являются модели ШТРИХ-НАНО, АТОЛ 15Ф Мобильный и АТОЛ 11Ф. Их характеристики и преимущества будут рассмотрены ниже подробно.

Модель ШТРИХ-НАНО-Ф

Эта онлайн-касса для курьеров является самой дешевой на российском рынке. Она способна проработать в автономном режиме на литий-ионном аккумуляторе до 14 часов, что вполне вписывается даже в 12-часовой рабочий день. Кроме того, через micro-USB устройство может подзаряжаться от любого внешнего источника электроэнергии.

Управлять ШТРИХ-НАНО-Ф можно с помощью смартфона, для чего он имеет беспроводные интерфейсы Bluetooth и WiFi. Для формирования чека используется термопечать на бумаге шириной 44 и 57 мм. Таким образом, ШТРИХ-НАНО-Ф станет удобной онлайн-кассой для любого курьера.

Модель АТОЛ 15Ф Мобильный

Эта модель ККТ чуть тяжелее предыдущей, но также имеет компактные размеры. Дополнительно можно заказать фирменный чехол, позволяющий печатать чеки без изъятия устройства. В качестве интерфейсов соединения с гаджетами имеются Bluetooth и WiFi. При пробитии чека каждые 15 минут заряда устройства хватит на 12 часов.

Конструкция создана максимально простой. Заправка бумаги не требует сложных действий, а для замены аккумулятора или фискального накопителя разбирать устройство не обязательно. Программное обеспечение АТОЛ 15Ф Мобильный позволяет легко интегрировать его с установленными на смартфоне программами для автоматизации торговли. Размер бумаги поддерживается лишь один – 58 мм.

Модель АТОЛ 11Ф Мобильный

Вес этого устройства больше, чем у АТОЛ 15Ф, но и функциональность выше. Помимо беспроводных интерфейсов, он имеет разъем RS-232C для подключения проводного интернета. Таким образом, АТОЛ 11Ф Мобильный удобно использовать и для стационарной торговли в магазине. Также к фискальному регистратору можно подключить денежный ящик.

АТОЛ 11Ф Мобильный поддерживает форматы бумажной ленты 44 и 58 мм шириной и обеспечивает скорость термопечати до 75мм/с. Время автономной работы устройства – до 15 часов. Управлять им удобно с помощью любого смартфона или планшета. Кроме того, модель поставляется с удобным чехлом с прорезью, которая позволяет печатать без излишних действий.

Работа с любой моделью онлайн-кассы происходит так:

• в момент продажи нужный товар выбирается из списка или же осуществляется считывание штрихкода сканером;
• нажимается кнопка оплаты;
• покупатель вносит средства;
• касса формирует чек;
• документ обрабатывается и фиксируется на фискальном накопителе;
• данные отправляются ОФД;
• после проверки ОФД передает информацию в ФНС;
• при необходимости продавец отправляет чек клиенту на электронную почту или мобильный телефон.

При передаче информации важно соблюдать сроки. Работа начинается с формирования отчета, в конце дня фиксируется завершение смены.

Порядок регистрации онлайн-касс для выездной торговли

При регистрации кассы нужно обязательно отмечать выездной характер торговли в соответствующей графе. Также следует указывать адрес места осуществления деятельности. Но так как для передвижной реализации это практически невозможно, то вместо него можно обозначить место хранения ККТ, марку и номер курьерского автомобиля, юридический адрес компании или адрес регистрации ИП. Представителям контролирующих органов нужно обеспечить свободный доступ к оборудованию для проверки.

Процедура регистрации техники состоит из нескольких шагов:

1. Выпуск цифровой электронной подписи.
2. Заключение договора с оператором фискальных данных, который есть в официальном реестре.
3. Регистрация на сайте ФНС.
4. Предоставление документации на оборудование.
5. Присвоение индивидуального номера для кассы.
6. Сохранение регистрационного отчета.

В 2021 году уже практически все выездные торговцы и службы доставки используют онлайн-кассы. Эти устройства обязательны для работы предпринимателей в легальном поле. Вопрос же выбора конкретной модели лежит на руководителе, который должен учесть все нюансы своего бизнеса. Главное, чтобы с минимумом затрат, техника выполняла возложенные на нее задачи.