Онлайн-касса для ИП: особенности и этапы подключения онлайн-кассы для индивидуальных предпринимателей в 2022 году

Онлайн-касса — обязательное устройство для большинства индивидуальных предпринимателей (ИП). Согласно закону 54-ФЗ, любая покупка, совершенная покупателями, должна подтверждаться чеком. С 2017 года для его печати используются кассовые системы нового образца.

Онлайн-кассы — что это такое?

Онлайн-касса — кассовая техника современного образца. В России она появилась в 2017 году. Главное отличие таких устройств от традиционных онлайн-касс — моментальная передача данных в ФНС через интернет.

Интересно: онлайн-кассы, используемые до 2017 года, сохраняли всю информацию (номер товара, дата продажи, налоги и другие сведения) на электронной контрольной ленте. В новых кассах ее заменяет фискальный накопитель.

Все кассы актуального образца работают по принципу онлайн-касс. Объяснение тому — функциональность таких устройств, быстрая передача данных и их максимальная защита (в том числе и от кражи). Онлайн-касса должна соответствовать ряду требований, на чем настаивает ФНС:

• отправка электронных чеков как в ОФД, так и покупателям;
• на чеке должны находиться ссылка и QR-код;
• перепрошита для работы с форматом ФФД 1.2. Формат фискальных данных введен в августе 2021 года, ориентирован на работу с обязательными к маркировке товарами.

Важно свободное взаимодействие с оператором фискальных данных (ОФД), имеющим аккредитацию.

Как работают новые кассовые системы?

Онлайн-кассы работают по принципу моментальной передачи данных в ФНС. Продавец регистрирует продажу в кассе. Полученная информация (дата продажи, тип товара, стоимость) передается оператору фискальных данных (ОФД), который выступает в роли посредника. ОФД передает информацию о чеке в ФНС, а продавец выдает чек покупателю. На этом процесс продажи завершен. В отличие от касс старого образца, при работе с онлайн-кассой продавцу не придется самостоятельно или с помощью сторонних специалистов снимать данные с ЭКЛЗ и передавать их в налоговую службу. Выделим другие отличия касс нового образца:

• регистрацию онлайн-кассы можно выполнить дистанционно без посещения ФНС;
• покупатель получает электронный чек, при покупках в офлайне — бумажный (электронный по желанию);
• предприниматель должен иметь электронную цифровую подпись, которая используется во время регистрации онлайн-кассы, а также при снятии ее с учета, замене фискального накопителя;
• сокращение частоты замены фискального накопителя. Срок, что зависит от устройств, может достигать 36 месяцев.

Использование онлайн-касс оптимизирует рабочие процессы, существенно сокращая объем бюрократических процедур.

Преимущества онлайн-касс

К ключевым преимуществам онлайн-касс относятся:

1. Моментальная передача данных. Предпринимателю не придется самостоятельно снимать и передавать данные в налоговую службу. Данный процесс происходит автоматически, через посредника — ОФД.
2. Безопасность. Онлайн-кассы исключают возможность скорректировать информацию, удалить ее или украсть.
3. Простой процесс подключения. Регистрация и подключение онлайн-кассы не требуют посещения ФНС, что существенно экономит время и силы бизнесмена.
4. Улучшение отношений с покупателями. Электронные чеки сообщают покупателям о законности совершаемых операций, а также упрощают ведение домашнего бюджета. Клиентам больше не нужно хранить бумажные чеки, им на смену пришли электронные, что позволяет быстро решить вопросы с обменом или возвратом товара. Достаточно считать QR-код (если сохранилась бумажная версия) или воспользоваться сервисом ФНС, чтобы найти необходимые данные.
5. Автоматизация бизнес-процессов. Современные кассы отличаются расширенным функционалом и более удобным управлением. Это способствует лучшему контролю за движением товаров, маржинальностью и другими бизнес-показателями.

Для ФНС же такая касса — это возможность более точного расчета налогооблагаемой базы. Также такое устройство сводит возможные недочеты в работе с налоговой службой к минимуму, так как передача всех данных автоматизирована.

Касса для предпринимателей: кому необходима?

С 1 июля 2017 году подключение онлайн-касс (или переход на них с систем предыдущего поколения) стало обязательным для всех представителей бизнеса. В том числе — и индивидуальных предпринимателей. При этом перечень направлений ИП был сокращен. С 2017 по 2022 годы он неоднократно подвергался изменениям. По актуальным данным, использовать онлайн-кассы должны все ИП, которые:

• Реализуют продукцию, которую производят самостоятельно;
• Продают товары других производителей;
• Выполняют работу по индивидуальным заказам;
• Оказывают услуги любого типа.

При этом ряд исключений, для которых печать чеков не является обязательной, все еще есть. Так, контрольно-кассовая техника (ККТ) не используется предпринимателями, которые:

• Работают по системе «Налог на профессиональный доход»;
• Реализуют билеты на посещение государственных или муниципальных учреждений;
• Обеспечивают питанием работников образовательных учреждений и обучающихся;
• Оказывают бытовые услуги (ремонт обуви, сдача жилья);
• Торгуют на розничных рынках, в выставочных залах, на ярмарках.

Полный перечень условий, при которых индивидуальный предприниматель может вести работу без ККТ, указан в статье №2 54-ФЗ.

Онлайн-кассы и e-commerce: в каких случаях можно отказаться от подключения

Для доминирующей части индивидуальных предпринимателей подключение онлайн-касс является обязательным. Однако есть исключения, что зависит от способов ведения деятельности. От онлайн-кассы можно отказаться в нескольких случаях, рассмотрим их.

Курьерские службы

Обязательства по исполнению Федерального закона № 54-ФЗ можно делегировать курьерской службе, которая будет заниматься обеспечением чеков. Однако способ имеет три существенных минуса:

• перечень возможных способов оплаты и доставки для клиентов существенно сокращается, что может негативно сказаться как на выручке интернет-магазина, так и на лояльности;
• дополнительные траты. Курьерские службы взимают за услугу 2-5% от суммы сделки: при большом обороте выгоднее использовать собственную онлайн-кассу;
• появление в цепочке сделки посредника. Необходимо передать заказ курьеру, потом – ожидать перевода полученных за посылку средств. Нужно контролировать качество работы курьеров и следить за тем, чтобы фискальные чеки пробивались правильно, иначе возможны штрафные санкции.

Из плюсов такого формата стоит выделить упрощение процесса фискализации. Для сотрудничества необходимо заключить агентский договор или договор комиссии, а также убедиться в том, что курьеры действительно используют онлайн-кассы и пробивают чеки установленного образца.

Продажи на маркетплейсах и других сторонних площадках

Маркетплейсы выполняют функцию платежного агента: продавцы реализуют товары, используя онлайн-кассу оператора (на условиях официального агентского договора). Торговая площадка пробивает чек для физического лица, а взаиморасчеты между предпринимателем и маркетплейсом выполняются в статусе юридических лиц – в этом случае онлайн-касса не нужна. Такие правила действуют на Ozon, Wildberries и других крупных площадках: они принимают оплату от физлиц самостоятельно, предоставляя предпринимателям отчеты (хранятся в личном кабинете).

Однако без кассы невозможно обойтись, если предприниматель параллельно продает продукцию через собственный сайт. Также онлайн-касса потребуется при сотрудничестве с агрегаторами: из сервиса клиенты переходят на сайт продавца и заключают сделки напрямую, поэтому индивидуальный предприниматель обязан пробивать фискальный чек.

Что будет, если не подключить кассу?

Игнорирование требования подключения ККТ может привести к штрафу. Для индивидуальных предпринимателей он может составить от 1/4 до 1/2 от общей суммы оборота, которая не была зафиксирована кассой. Если установить ее невозможно, то налоговая служба будет вычислять ее самостоятельно, с учетом особенностей бизнеса (размер, тип, востребованность товаров/услуг). Минимальный размер штрафа для ИП — 10 000 рублей. Если бизнесмен в течение года после наложения штрафа будет вновь «пойман» за ведением предпринимательской деятельности без онлайн-кассы, то наказание будет усилено:

1. Штраф (также 1/4 или 1/2 от пройденной «мимо кассы» суммы).
2. Приостановка деятельности бизнеса.

Также штрафные санкции могут быть наложены в том случае, если предприниматель неверно зарегистрировал онлайн-кассу (не в установленные сроки), не подключил её вовсе или не использует её при продаже товаров или предоставлении услуг. В таких ситуациях минимальный размер штрафа составляет 3 000 рублей, максимальный — 10 000 рублей. Поэтому подходить к подключению онлайн-кассы следует ответственно.

Регистрация ККТ индивидуальным предпринимателем

Одним из плюсов современных касс для предпринимателей (как и других представителей бизнеса) является простое подключение. Регистрация оборудования производится самостоятельно в удаленном режиме. Посещение ФНС — не обязательно.

Сама процедура подключения сводится к нескольким этапам:

1. Покупка оборудования.
2. Заключение договора с ОФД.
3. Регистрация ККТ.

При этом перед началом подключения онлайн-кассы необходимо убедиться в наличии электронной подписи. При ее отсутствии следует обратиться в удостоверяющий центр ФНС. Средняя стоимость электронной подписи — 2000 рублей.

Покупка и выбор необходимого оборудования

Подключение кассы начинается с покупки оборудования. Выбирать его следует с учетом технических характеристик и специфики бизнеса:

• вид бизнеса и поток клиентов. Для парикмахерской, маленького магазина под домом или детского центра не нужна онлайн-касса с высокой скоростью печати чеков ввиду малого и равномерного потока клиентов. Если речь идет о кафе или ресторане, а также супермаркете со стабильно большим оборотом, где в приоритете – скорость, то потребуется более мощное оборудование для предупреждения образования постоянных очередей;
• автономность и мобильность. Для стационарной точки подойдут модели, питающиеся от сети, для выездных продаж (доставка еды или курьерская служба) – мобильные устройства на аккумуляторе или батарейках;
• подключение к интернету. Онлайн-касса может подключаться к интернету по Wi-Fi, через модем или SIM-карту. Первые два варианта хороши для стационарных точек и при низком качестве сети, третий – для выездных продаж. Доступны модели с автономным режимом без доступа к интернету, использующиеся в населенных пунктах, удаленных от сети;
• совместимость с дополнительным оборудованием. Вспомогательное оборудование облегчает и упрощает работу кассира, но комплектация зависит от типа бизнеса. Для магазинов, сервисов доставки и аналогичных ниш полезной будет возможность подключение принтера этикеток, сканеров штрих-кодов, терминала для оплаты с помощью карты. Однако такие функции не пригодятся парикмахерской или станции технического обслуживания. Нужно заранее уточнить, работает ли модель онлайн-кассы с оборудованием и проверить совместимость программного обеспечения, а также определить требуемую функциональность, чтобы не переплачивать за ненужные возможности. Недостающие устройства можно купить отдельно или комплектом, последний вариант позволяет экономить.

Сегодня на выбор доступно несколько видов онлайн-касс, которые можно подобрать под определенный тип предпринимательской деятельности:

При выборе устройства учитывайте тип деятельности, а также возможности подключения прибора к электросети и интернету.

Важно: универсальной модели ККТ не существует. Система выбирается под каждый бизнес индивидуально.

Приобрести ККТ можно в интернет-магазине, что позволяет закрепить ее за индивидуальным предпринимателем. Такие устройства предоставляются в аренду. Средняя стоимость «съема» онлайн-кассы — 1500 рублей в месяц, из плюсов стоит выделить минимальный бюджет, обслуживание со стороны подрядчика, оперативную замену в случае выхода из строя. К минусам относятся невозможность использовать арендованную кассу в пунктах выдачи и ограниченные права на нее. Выбор оптимального варианта выполняется с учетом возможностей бизнеса.

Федеральная налоговая служба ведет реестр контрольно-кассовой техники. Тут прописываются требования к онлайн-кассам и указано, какие устройства могут использовать индивидуальные предприниматели. Перед покупкой системы контроля рекомендуется ознакомиться с данным реестром (представлен на официальном сайте ФНС).

Выбор ОФД

Когда онлайн-касса приобретена, необходимо определиться с оператором фискальных данных. Такая компания выступает в роли посредника между индивидуальным предпринимателем и налоговой службой. Именно она получает чеки и передает их в ФНС. Без договора с ОФД касса не будет зарегистрирована налоговой. А значит — предприниматель не сможет с ним работать.

Выбирать ОФД следует по тому же принципу, что и онлайн кассу — через реестр операторов фискальных данных ФНС. На официальном сайте представлен полный перечень одобренных ОФД (список регулярно изменяется и всегда является актуальным). Здесь вы можете подобрать подходящую для себя компанию. При выборе следует учитывать не столько стоимость обслуживания, сколько дополнительные возможности организации.

Интересно: средняя цена услуг ОФД — 3000 рублей / год (рассчитывается за каждую обслуживаемую кассу).

Дополнительно к регистрации чеков и их передаче налоговой службе многие ОФД предлагают:

• помощь в регистрации кассового оператора (осуществляется через личный кабинет в ОФД — что значительно проще и быстрее);
• контроль работы кассы;
• проверку работы кассиров;
• анализ продаж;
• помощь в подготовке отчетов по продажам.

Также при выборе обязательно учитывайте условия работы техподдержки. Отдавать предпочтение рекомендуется организациям, операторы которых работают круглосуточно.

Пошаговая инструкция регистрации

Сама регистрация онлайн-кассы индивидуальным предпринимателем проходит через официальный сайт ФНС в несколько этапов.

1. Регистрация на сайте ФНС

Для получения доступа к личному кабинету в ФНС обратитесь в любой налоговый орган в своем городе (независимо от места постановки на учет). Здесь необходимо предоставить паспорт и воспользоваться услугой получения регистрационной карты.

Также войти в ЛК можно с помощью электронной подписи. Но только в том случае, если подпись была выдана компанией, аккредитованной Минкомсвязью РФ.

Если у вас есть учетная запись в ЕСИА, то вы можете использовать реквизиты от нее для входа на сайт ФНС. Такой вариант актуален для всех предпринимателей, которые получали реквизиты доступа лично у операторов ЕСИА.

2. Регистрация ККТ

В ЛК в ФНС перейдите на страницу «Учет контрольно-кассовой техники», далее — «Зарегистрировать ККТ».

Здесь будет представлена функция «Заполнить параметры заявления вручную». Ее и необходимо выбрать. Далее следует заполнить все представленные сервисом параметры:

• место установки кассы (это может быть магазин, ресторан, офис или даже квартира);
• информация о контрольно-кассовом приборе: заводской номер, модель и другие сведения (указываются в паспорте устройства);
• особенности использования онлайн-кассы (необходимо поставить галочку, если устройство будет использоваться с особенностями, например — только для расчетов в интернет-магазине).

В ответ на отправленное заявление налоговая служба предоставит карточку, где будет прописан регистрационный номер вашей онлайн-кассы.

3. Фискализация кассы

После получения регистрационного номера кассы необходимо ее активировать. В большинстве случаев процесс фискализации онлайн-кассы сводится к тому, чтобы подключить устройство к компьютеру, запустить соответствующие драйвера и заполнить основную информацию о кассе:

• параметры ОФД (получаются при заключении договора с ОФД);
• текущие дата и время;
• сведения об ИП;
• адрес установки кассы и так далее.

Подробная инструкция фискализации является индивидуальной и прилагается к каждой онлайн-кассе. Заключительным этапом данной процедуры является печать отчета, подтверждающего факт фискализации.

4. Завершение регистрации

После фискализации онлайн-кассы снова зайдите в ЛК в ФНС. Здесь необходимо найти заявку на регистрацию ККТ и нажать на «Завершить регистрацию». Далее внимательно заполните все графы, указывая в них данные из отчета о фискализации онлайн-кассы. Внимательно перепроверьте указанную информацию и нажмите «Подписать и отправить». Данные действия необходимо выполнить в течение 24-х часов после получения регистрационной карточки для онлайн-кассы. Подтверждением успешного подключения кассы является надпись «ККТ зарегистрирована». Появиться она должна в ЛК в налоговой службе. После этого вы можете распечатать карточку своей онлайн-кассы.

5. Подключение ККТ к ОФД

Когда постановка кассы на учет завершена, необходимо зарегистрировать ее на сайте ОФД. Перейдите в ЛК на сайте оператора фискальных данных и зарегистрируйте онлайн-кассу. Для этого достаточно предоставить всю информацию о ней, которая требуется конкретным сервисом.

Альтернативный способ регистрации кассы

Для предпринимателей, которые плохо владеют компьютером, предусмотрен альтернативный способ регистрации онлайн-кассы. Зарегистрировать ККТ можно непосредственно в налоговой службе (по любому адресу, независимо от места регистрации). В отделении налоговой необходимо заполнить соответствующее заявление и получить регистрационный номер ККТ. Далее также, в течение суток, следует занести все данные в онлайн-кассу и распечатать отчет о фискализации. Этот документ нужно снова отнести в налоговую для завершения процедуры. Сделать фискализацию можно и непосредственно в налоговой — чтобы ускорить процесс и уложиться в установленные сроки.

Типичные ошибки при регистрации кассы

В большинстве случаев подключение и регистрация онлайн-кассы занимают не больше нескольких часов. Выполнить процедуру можно как при помощи сторонних компаний, так и самостоятельно. В последнем случае необходимо четко следовать инструкции регистрации ККТ, соблюдать рекомендации производителя конкретной онлайн-кассы и избегать следующие ошибки:

1. Неправильное название ОФД (даже одна неверная буква в названии оператора фискальных данных приведет к нарушениям в применении ККТ).
2. Частая смена фискального накопителя (ФНС позволяет перерегистрировать онлайн-кассу максимум 12 раз).
3. Некорректный регистрационный номер (может привести к выходу ФНС из строя).
4. Несоблюдение сроков регистрации (подключение онлайн-кассы должно быть завершено в течение 24-х часов с момента получения регистрационного номера на него).

Еще одна серьезная ошибка — это расхождение данных, указанных в регистрационной форме, и реальных настроек кассы. Эта информация никак не синхронизируется между собой автоматически. Поэтому так важно несколько раз проверять ее достоверность. В противном случае может возникнуть необходимость полной перерегистрации устройства. Например, если в настройках кассы указан один адрес, а в заявлении ФНС другой, то онлайн-касса просто не будет работать, а вы станете нарушителем порядка применения ККТ.

Онлайн-касса — обязательное оборудование для большинства индивидуальных предпринимателей независимо от формы выполнения деятельности (оффлайн или онлайн). Любое нарушение, связанное с ККТ, может привести не только к штрафам, но и к приостановке бизнеса. Поэтому подходить к подключению такого устройства следует ответственно — учитывая все представленные выше советы и рекомендации.