Фискальный накопитель (ФН) является сердцем онлайн-касс и обеспечивает их главную функцию – запись сведений о торговых операциях, их защиту и передачу информации в зашифрованном виде в ФНС. Это устройство может сломаться или переполниться, что потребует его замены. К таким ситуациям нужно готовиться заранее, чтобы быстро устранить проблему, не приостанавливая торговлю на длительный период.
Ситуации, требующие обязательной замены ФН
Регламентирование законом 54-ФЗ функционирования онлайн-касс касается и фискальных накопителей. Всё оборудование для автоматизации торговли должно быть стандартизировано и защищено от взлома.
Просто купить онлайн-кассу мало, нужно уметь её обслуживать. Замена фискального накопителя необходима довольно часто, что продиктовано его конструкторскими и криптографическими характеристиками. Потребность в защите хранимой на устройстве информации не позволила инженерам сделать это устройство ремонтопригодным. А профилактика от хакерского взлома привела к невозможности редактирования записанной на накопителе информации.
Работоспособность ФН во многом определяется надежностью онлайн-кассы
Указанные особенности заметно расширяют перечень ситуаций, которые требуют замены ФН. К таковым относят:
- Изменение собственника онлайн-кассы, в которую вставлен ФН. Запрещено организациям с разными ИНН использовать один накопитель.
- Неустранимая поломка фискального накопителя. При невозможности восстановить данные из памяти устройства, его следует передать производителю, Именно на него возлагается обязанность восстанавливать и передавать в ФНС данные с вышедших из строя ФН.
- Истечение законодательного срока действия.
- Переполнение внутренней памяти устройства.
- Несоответствие заводского номера в паспорте и в электронной памяти устройства.
- Перевод онлайн-кассы на автономную работу.
- Смена режима ККТ с шифрованного на нешифрованный.
Замена фискального накопителя может производиться бесплатно по гарантии или платно по инициативе пользователя. Стоит устройство в пределах 5000 рублей, поэтому желательно избегать ситуаций, которые могут привести к его поломке.
Изменение заводского номера и смену режима работы онлайн-кассы должны производить в ЦТО квалифицированные специалисты. Делать это самостоятельно не рекомендуется.
Замена накопителя после окончания предельного срока эксплуатации
Законодательные сроки функционирования фискальных накопителей отличаются, в зависимости от особенностей бизнеса. Выпускаются устройства со временем эксплуатации 13 и 36 месяцев, по истечении которых блокируется память устройства, и пробивать чеки по онлайн-кассе становится невозможным. Выход один – купить ещё один фискальный накопитель.
Когда срок работы накопителя на старом устройстве вышел, необходимо закрыть архив и отправить его в ФНС через соответствующее меню онлайн-кассы.
Использовать ФН, рассчитанный на 36 полных месяцев имеют право предприниматели и организации при таких условиях:
- Система налогообложения – УСН, ЕСХН, патент и ЕНВД, за исключением лиц, ведущих торговую деятельность подакцизными товарами.
- Бизнес относится к сфере услуг.
- Сезонный характер работы предприятия.
Все предприятия, работающие по ОСНО, должны менять фискальный накопитель каждые 13 месяцев. Это же относится к лицам, торгующим подакцизными товарами.
Производители оборудования позаботились и о пользователях, и о своевременности своих доходов, поэтому кассовый терминал за 1-2 месяца начинает предупреждать о необходимости скорой замены ФН. Желательно установить новый накопитель вовремя, иначе заблокируется возможность пробивать чеки и продавать продукцию.
Использованный и закрытый накопитель, согласно п. 2 ст. 5 Закона № 54-ФЗ, должен сохраняться субъектом хозяйствования 5 лет. Но сохранит ли его микросхема свою работоспособность столь долгое время остается под вопросом.
Замена переполненного фискального накопителя
В схему фискального накопителя встроен микрочип памяти, емкость которого ограничена. Стандартного накопителя ФН-1с 13-месячным сроком эксплуатации хватает на 175-180 тысяч торговых операций или на 455 чеков в день. Информация записывается сплошным потоком, её нельзя удалить или отредактировать.
В случае заполнения накопителя до истечения 13 месяцев, его придется менять раньше за свой счет. Фискальный регистратор мониторит процесс заполнения памяти, и процент свободного места всегда можно посмотреть в соответствующем меню терминала.
Кроме того, заполненность фискального накопителя можно определять по номеру документа. Как только он будет приближаться к 150000 стоит задуматься о необходимости приобретения резервного ФН. Заменить его можно и самостоятельно, если заранее ознакомиться с данной процедурой.
Когда можно обойтись перерегистрацией кассы?
При некоторых организационных изменениях в бизнесе менять фискальный накопитель не обязательно, достаточно просто перерегистрировать онлайн-кассу или изменить настройки.
Меню перерегистрации фискального накопителя в личном кабинете ФНС
К таким ситуациям относят:
- Изменение адреса работы онлайн-кассы.
- Переход на другой режим работы ККТ.
- Изменение ОФД, с которым заключен договор.
- Смена банковских или регистрационных данных субъекта, использующего онлайн-кассу.
В указанных случаях изменения могут быть внесены собственником оборудования самостоятельно. Последовательность действий можно уточнить на сайтах производителя конкретной модели онлайн-кассы. Кроме того, существуют ограничения по количеству перерегистраций ККТ. Конкретное их число зависит от производителя и прошивки, поэтому при покупке техники необходимо интересоваться данным параметром.
Процедура самостоятельной замены фискального накопителя
Быстро выполнить первую самостоятельную ротацию фискального накопителя вряд ли удастся. Но следование нижеизложенным инструкциям позволит провести процесс без ошибок и качественно.
Шаг 1: закрыть архив ФН. Эта процедура проводиться через меню онлайн-кассы и заканчивается отправкой соответствующей информации в ФНС. Важно дождаться подтверждения получения данных от ОФД. После закрытия архива пользоваться фискальным накопителем никто не сможет.
Закрытие архива ФН завершено, если отсутствуют неотправленные документы
Шаг 2: замена ФН. Отключить терминал от сети, разобрать его, вытянуть из разъема старый фискальный накопитель и поставить новый. Эта процедура простая и не требует сложных манипуляций.
Заменить фискальный накопитель можно без специальных знаний
Шаг 3: включить онлайн-кассу и осуществить изменение реквизитов ККТ в связи с заменой фискального накопителя. Производится это в сервисном меню онлайн-кассы.
Шаг 4: перерегистрировать ККТ в своем личном кабинете на портале ФНС, указав в качестве причины замену ФН.
Меню статуса перерегистрации онлайн-кассы в личном кабинете ФНС
Через некоторое время в ЛК статус онлайн-кассы изменится на «ККТ перерегистрирована». После этого можно продолжить торговлю.
В замене фискального накопителя нет ничего страшного и сложного. Главное знать сроки эксплуатации устройства и внимательно следить за системными сообщениями, которые выдает онлайн-касса. На случай внештатных ситуаций с ККТ необходимо иметь контактные данные ближайших ЦТО, специалисты которых всегда помогут решить технические проблемы.