Ведение управленческой отчетности в розничной торговле: этапы и правила организации, программы
Для успешного развития магазина нужно постоянно следить за продажами, конкурентами и ассортиментом. Помочь этому может ведение управленческой отчетности, которая легко формируется в программах по учету товаров. Консолидированные сведения помогают объективно оценить параметры торговых операций, сравнить уровень продаж с предыдущим годом и увидеть направления работы для увеличения прибыльности бизнеса.
Направления управленческого учета
В законодательстве не существует четкого определения управленческого учета. В широком смысле под ним понимают систему сбора и обобщения информации о работе предприятия, которая помогает контролировать бизнес и принимать необходимые управленческие решения. Причем формируемая отчетность должна затрагивать все сферы торговой деятельности.
Структура управленческой отчетности в торговой организации
Принципиальным отличием управленческого учета от бухгалтерского является произвольность документации. Руководитель сам решает, какие сведения в неё включить, исходя из своих потребностей.
В менеджменте принято оценивать розничную торговлю по четырем направлениям:
- финансы;
- маркетинг;
- кадры;
- операционная деятельность.
Финансовая отчётность строится на основных двух показателях: объем продаж и торговая наценка. Они оказывают влияние на закупочную цену, валовую прибыль и рентабельность. Причем эти показатели можно оценивать как в целом по магазину, так и в разрезе отделов, групп товаров или продавцов. Ведение финансовой управленческой отчетности позволяет также анализировать эффективность кадровых и маркетинговых решений.
При оценке операционной деятельности анализируются оборотные средства, торговые площади, арендная плата и прочее. Эти показатели позволяют узнать эффективность использования ресурсов, оборот магазина на квадратный метр, количество продаж в расчете на одного продавца. Ведение операционной управленческой отчетности помогает в удобной форме сравнивать показатели деятельности нескольких магазинов.
Маркетинговые отчеты в розничной торговле также дают много интересной информации. Особенно это касается магазинов, которые проводят акции и используют дисконтные карты. Ведение маркетинговой управленческой отчетности позволяет оценить эффективность проводимых рекламных мероприятий и окупаемость вложенных в них средств.
Элементы управленческого учета в розничном магазине
Анализ работы персонала проводится в магазине по нескольким направлениям. Составлять кадровую управленческую отчетность целесообразно только при наличии минимум двух продавцов. При этом оценивается средняя зарплата, эффективность обучения сотрудников, доля прибыли, приносимая каждым из них.
Направления управленческой отчетности тесно переплетаются между собой при расчете различных показателей. Поэтому лучше доверить формирование отчетов специализированным программам для розничной торговли, которые обеспечивают постоянный доступ к достоверной аналитической информации.
Задачи управленческого учета
Ведение управленческой отчетности в розничном магазине должно ставить своей целью максимизацию продаж и минимизацию издержек. Для этого нужно понимать, выполнение каких промежуточных заданий позволяет добиться желаемого.
Ассортимент должен включать максимум популярных высокомаржинальных товаров
Принимаемые руководством торговой точки управленческие действия должны приводить к решению следующих вопросов:
- Перераспределение оборотных средств в пользу товаров с высоким спросом и маржинальностью.
- Отказ от дорогостоящих товаров с редкими продажами.
- Определение максимальной наценки, при которой удается поддерживать стабильный уровень продаж.
- Своевременное перераспределение оборотных средств в начале и конце сезонного периода.
- Принятие решений о закрытии низкорентабельных торговых точек, не имеющих перспектив роста объемов торговли.
- Закупка нового оборудования для расширения ассортимента или оптимизации выкладки товаров в торговом зале.
- Возможность расширения сети торговых точек с учетом планируемых финансовых поступлений.
- Определение причин низких продаж.
- Контроль взаиморасчетов с контрагентами.
- Оценка эффективности вложений в маркетинговые исследования, автоматизацию торговли и закупку нового оборудования.
- Определение центров ответственности за рабочие процессы.
- Контроль рентабельности активов, оборотных средств, основных средств и прочих показателей эффективности использования ресурсов.
Перечисленные задачи легко решаются с помощью инструментов управленческого учета. В итоге действия руководителей становятся обоснованными, а их результат более предсказуемым.
Этапы организации управленческой отчетности
Полноценный управленческий учет можно организовать только при автоматизации розничного магазина с помощью специальных программ. Но эти приложения тоже необходимо настраивать под специфику торговой точки. Для построения всеобъемлющего, но не избыточного управленческого учета нужно соблюдать определенные этапы.
Этап 1: определение центров ответственности
Руководитель должен определить структурные элементы, которые он будет анализировать, сравнивать и по которым будет принимать решения. Для одной должности это могут быть магазины розничной сети, для другой – отделы одной торговой точки, для третьей – отдельные группы товаров. При наличии административного аппарата (менеджер по закупкам, бухгалтер и тому подобное) его нужно учитывать как отдельный объект анализа.
Сеть торговых точек должна анализироваться по каждому магазину отдельно
По каждому центру ответственности рассчитываются собственные показатели, на основании которых впоследствии будет строиться отчетность.
Этап 2: определение перечня отчетов, их детализация
Перечень возможных управленческих отчетов определяется программами для розничной торговли, устанавливаемыми в рамках автоматизации магазина. Несмотря на то, что отчетность в приложениях формируется нажатием нескольких клавиш, нужно понимать, какие показатели и в какой последовательности следует анализировать.
Отчеты тесно переплетаются между собой и дополняют друг друга, поэтому важно, чтобы по мере анализа бизнес-информации у руководителя формировалось целостное представление об эффективности рабочих процессов.
Этапы создания и регламентации управленческой отчетности в рознице
Основными документами управленческой отчетности являются:
- отчет о доходах и расходах;
- динамика продаж и издержек;
- отчет о рентабельности центров ответственности;
- управленческий баланс;
- отчет о движении денежных средств.
Это минимальный перечень финансовых отчетов, анализировать которые нужно регулярно. Он может быть дополнен другими на усмотрение руководителя.
Этап 3: определение точки безубыточности
При анализе управленческой отчетности у руководителя должны быть ориентиры. Одним них является точка безубыточности – минимальный уровень доходов, который ещё способен покрывать административные издержки. Особенно важен этот показатель при открытии нового магазина.
График расчета точки безубыточности магазина
В розничной торговой точке уровень постоянных расходов примерно одинаков. Он состоит из:
- арендной платы;
- коммунальных услуг;
- зарплаты персонала;
- расходов на заказ и отправку товара;
- списаний и уценки товара;
- прочих административных расходов.
Если точка безубыточности труднодостижима, то необходимо либо сокращать административный персонал, либо стимулировать продажи. В противном случае бизнес ожидает банкротство.
Этап 4: планирование доходов
После точки безубыточности, вторым по важности фактором в управленческой отчетности является планирование доходов. Руководитель ежедневно принимает решения, направленные на рост продаж. Впоследствии, с помощью управленческих отчетов, он должен уметь оценивать эффективность своих действий. Для этого ставятся цели по доходам в разрезе центров ответственности.
Соответствие плановой и фактической прибыли является основой при анализе эффективности управленческих решений. Ведь каждое действие и капиталовложение должно оборачиваться ростом доходов магазина.
Программы для формирования управленческой отчетности
Полноценно проанализировать показатели магазина с помощью калькулятора и блокнота – задача практически не выполнимая. Для этого лучше использовать программу для учета товаров. Одним из ведущих разработчиков и внедренцев таких IT-решений на российском рынке является компания ЕКАМ. Её программы позволяют руководителю формировать множество управленческих отчетов и быстро их настраивать с использованием различных фильтров.
Программа для учета товаров ЕКАМ позволяет анализировать показатели удаленно
Но автоматизировать магазин нужно комплексно. Ведь исходные данные для анализа программе должна предоставлять совместимая онлайн-касса и другая техника. Поэтому покупку оборудования и ПО рекомендуется делать в одной фирме, чтобы все работало в рамках единой системы максимально эффективно. Компания ЕКАМ идеально подходит для такого сотрудничества.
Ведение управленческой отчетности будет простым и эффективным только тогда, когда оно было организовано в соответствии со всеми правилами. Только в этом случае руководитель сможет оценивать результат своих решений и стабильно увеличивать чистую прибыль магазина.