Учет бланков строгой отчётности – что нужно знать предпринимателю
Типографские бумажные бланки строгой отчетности (БСО) в сфере торговли постепенно уходят в прошлое. Их заменяют электронные документы, формируемые фискальными регистраторами онлайн-касс. В переходном периоде многие предприниматели путаются в формах БСО, их реквизитах и условиях применения. Далее на все эти вопросы будет дан четкий ответ.
Виды бланков строгой отчетности
ИП и организации согласно Постановлению Правительства N359 от 06.05.2008г. имеют право выдавать физическим лицам БСО при оказании различных услуг. Указываемые в бланках реквизиты лишь частично регламентированы законодательством. Например, называть документ субъект хозяйствования может по своему усмотрению.
Старые квитанции хороши тем, что их можно быстро заполнить от руки
Обычно БСО в торговле выдаются в виде:
- квитанций;
- билетов;
- абонементов;
- путевок и др.
Требований к бланкам гораздо меньше, чем к кассовым чекам, поэтому они получили у предпринимателей большую популярность. Каждый БСО обязан иметь уникальный номер из шести цифр и двух букв серии.
Согласно Постановлению, БСО могут выпускаться двумя способами:
- печать на бумажных носителях в типографии, которая имеет на это специальное разрешение;
- формирование электронных БСО автоматическими системами, которыми могут выступать онлайн-кассы.
Следует оговориться, что далее речь пойдет только о БСО, используемых в сфере торговли и услуг. Процедурные моменты оформления этих документов регулируются 54-ФЗ, вышеупомянутым Постановлением и 290-ФЗ. На бланки строгой отчетности, используемые во внутрикорпоративном сегменте и общем документообороте предприятий, эти нормы не распространяются.
Порядок учёта БСО
Правила учета бланков строгой отчетности разделены на две категории: для напечатанных в типографии и для сформированных в электронном виде.
Оборот бланков строгой отчетности в сетевой компании
В первом случае в организации назначается работник, ответственный за оборот и хранение БСО. Именно он должен принять в типографии бланки. Помимо составления стандартных товаросопроводительных документов, стороны при передаче БСО подписывают соответствующий акт. Если ответственный работник не назначен, то его функцию может выполнять руководитель предприятия.
В организации документы принимаются специальной комиссией, а факт их прихода фиксируется в журнале учета бланков строго отчетности. Записи в нем в дальнейшем делает ответственный работник в каждом случае выдачи БСО.
Учет бланков строгой отчетности, сформированных автоматической системой, ведется несколько иначе. Программа сама присваивает документу номер и серию, начиная со значения 000001.
К автоматизированной системе учета закон предъявляет следующие требования:
- сохранять в электронном виде все операции с бланком 5 лет;
- иметь защиту от редактирования сформированных БСО;
- передавать данные в ФНС по первому запросу.
Хотя оборот БСО при помощи автоматизированных систем недостаточно регламентирован, функции по их выпуску и учету уже взяли на себя онлайн-кассы. Это выглядит логичным решением, ведь с середины 2019 года различия между бланками и фискальными чеками будут фактически стерты.
Для поддержки учета БСО крупнейшие производители ККТ выпустили обновления прошивок. В результате каждый предприниматель, обладающий онлайн-кассой, может позволить себе выдать клиенту при оплате за услуги распечатанную электронную квитанцию.
Учет БСО ведется программой для розничной торговли автоматически и не требует от предпринимателей дополнительных действий. Сформированный в электронном виде документ можно, при необходимости, распечатать. Журнал учета в бумажном случае в данном случае вести не нужно.
Инвентаризация и списание бланков
Пересчет типографских БСО проводится одновременно с проведением инвентаризации кассового узла. Проверяется наличие не только чистых документов, но также корешков и испорченных экземпляров. Также инспектируется журнал их учета, данные которого сверяются с бухгалтерскими проводками.
Форма инвентаризационной описи строгоотчетных бланков ИНВ-16
Процедура проведения инвентаризации мало отличается от стандартной: создается комиссия, актив пересчитывается, а в конце подписывается итоговый документ по форме ИНВ-16 в 2 экземплярах.
Списание БСО проходит через 5 лет их нормативного хранения, при этом подписывается Акт о списании БСО. Утратившие силу формы можно убирать с баланса и раньше, о чем составляется соответствующий документ.
Преимуществом электронных бланков является отсутствие расходов на их приобретение. Также не тратится время бухгалтеров на учет БСО, их инвентаризацию и списание. Поэтому электронные документы являются предпочтительнее бумажных.
Бухгалтерский учет БСО
Бухгалтерией ведется двойной учет БСО. При оприходовании бланков они учитываются по номинальной стоимости на балансовом счете «20» и на внебалансовом «08».
Проводки при оприходовании БСО на баланс и внебаланс
Если при покупке БСО неизвестно, будут они использованы или перепроданы, то лучше учесть их на счете 10 «Материалы». При реализации бланки переводятся на счет «41», а затем продаются. Доходы при этом отображаются на «91» счете. В момент продажи БСО списываются и с внебаланса.
Таким образом, учету бланков строгой отчетности необходимо уделять двойное внимание. Ведь ФНС также проверяет их использование при инспекциях.
Кто имеет право использовать БСО со старыми реквизитами?
Пункт 8 статьи 7 закона 290-ФЗ четко оговаривает, кто может после июня 2018 года пользоваться бланками строгой отчетности со старыми реквизитами.
К таким категориям предпринимателей относят:
- организации и ИП, предоставляющие услуги населению, кроме работающих в сфере общепита;
- самозанятые ИП, работающие в сфере общепита.
Если не будут приняты новые изменения в кассовое законодательство, указанные категории налогоплательщиков смогут пользоваться БСО по старой форме до июля 2019 года.
Эта особенность учета бланков строгой отчетности касается и типографских экземпляров. Только перечисленные категории предпринимателей имеют право их использовать после июня 2018 года. Остальные могут применять только БСО, сформированные онлайн-кассой.
Новая процедура оформления БСО
Статья 4.7 закона 54-ФЗ четко формулирует обновленные требования к указываемым в БСО сведениям. Причем они идентичны тем, которым должен соответствовать фискальный чек онлайн-кассы. Список требований включает 20 пунктов, и все они будут заполняться автоматически. Поэтому сложностей с выдачей БСО возникать не должно.
Примерная структура фискального чека, распечатываемого онлайн-кассой
По сути, бланки строгой отчетности уходят в прошлое. Ведь если у предпринимателя есть онлайн-касса, нет смысла выдавать одним клиентам чек, а другим – БСО. При этом приходится вести двойной учет документов. Гораздо проще во всех случаях выдавать клиенту банальный фискальный чек. С финансовой точки зрения предприниматели от этого ничего не теряют.
Учет бланков строгой отчетности удобно вести с помощью программ для розничной торговли. Они интегрируются с ККТ, бухгалтерскими приложениями и помогают с оформлением документов при инвентаризации. Предприниматели, ещё выдающие типографские бланки при оказании услуг, должны позаботиться о приобретении онлайн-кассы, способной оформлять электронные БСО. В некоторых случаях будет достаточно обновить прошивку существующей ККТ.
В целом же, эксперты рекомендуют переходить при расчетах с покупателями за услуги на фискальные чеки. Этот документ прост в оформлении и учете. К тому же нюансы использования чека в большей степени регламентированы законодательством, что гарантирует меньшие проблемы при налоговых проверках.