Внедрение современных WMS систем управления складом оправдано только при большом ассортименте и интенсивном товарообороте. При наличии всего нескольких операций в день и незначительной номенклатуре автоматизировать складские действия удобно с помощью таблицы учета товаров Excel. Функционал табличного редактора достаточен для упорядочивания приходно-расходных операций и вывода информации об остатках продукции.
Правила учета товара в экселе
Собственники магазинов зачастую сами пытаются организовать учет прихода и расхода товара в Excel. Для этого достаточно базовых умений работы с таблицами и минимальных усилий по самообучению нескольким новых функциям программы.
Учет товаров в эксель требует знания основных математических функций
Первоначальному формированию структуры файла Excel необходимо уделять особое внимание. Желательно предусмотреть в строке характеристик товаров большое количество столбцов для обозначения артикула, сорта, производителя и прочего. Ведь затем по каждому параметру можно будет настроить фильтр.
Не помешает наличие дополнительных полей и при записи приходно-расходных операций. В этом случае актуальны будут значения с ФИО ответственных за передачу продукции лиц, формой оплаты, датой истечения отсрочки и прочих.
При первоначальном заполнении таблицы учета прихода и расхода товара в Excel нужно провести в магазине инвентаризацию. После неё придется постоянно вести точные записи всех операций в хронологическом порядке. Ошибка в дате может привести к невозможности расчета формулы и сбою во всем файле. Поэтому ведением таблицы эксель для учета товара придется заниматься без перерыва.
Что дает ведение учета магазина в Excel?
Функционал таблицы учета товара в Excel, скачать которую можно в интернете, довольно слаб. Свободно распространяемые версии часто содержат скрытые формулы и им тяжело обучаться.
Интерфейс таблицы учета товара в эксель не должен быть сливающимся
Базовыми возможностями таблиц складского учета являются:
- Запись параметров приходных и расходных документов, количества указанного в них товара, его цены.
- Отображение текущих остатков по каждой номенклатурной позиции.
- Ведение справочников товаров для автоматизации заполнения граф.
- Формирование оборотной ведомости.
- Редактирование торговых наценок.
На этом основные функции таблиц эксель для учета товара заканчиваются. Однако используя уже представленные в файле данные, можно добиться расширения его возможностей. Несложные манипуляции помогут добавить следующее:
- Печать ордеров на основе выбранных документов.
- Отображение валовой прибыли за период.
- Возможность отображения скидок.
- Формирование актуального прайса на основе остатков товара.
- Ведение клиентской базы.
Некоторые предприниматели задумываются, как сделать таблицу учета товаров в Excel ещё более функциональной. Однако расширение её возможностей может привести к нестабильности, внутренним ошибкам и потере данных. Поэтому при увеличении потребности в мощности обработки информации рекомендуется использовать программы для учета товаров, разработанные специально для этих целей.
Составление таблицы учета товара Excel
Обычная таблица учета товара в Excel, шаблон которой будет разобран далее, представляет собой не самую сложную конструкцию. Для её грамотного составления понадобится 1-2 дня времени, наличие базы клиентов, товаров и остатков продукции. Не помешает привлечение к этому процессу опытных пользователей Excel, что значительно ускорит достижение цели и позволит избежать грубых ошибок.
Создание справочников
Первоочередной задачей автоматизации учета в магазине является составление справочников товаров, поставщиков, покупателей, форм оплаты и прочих повторяющихся в документах элементов. Для каждого из них можно использовать отдельный лист или уместить все данные на одном.
Справочник представляет собой расположенный построчно список с шаблонной информацией. В шапке указываются обозначения столбцов. Верхнюю строку нужно зафиксировать с помощью меню «Вид»-«Закрепить области». В этом случае обозначения столбцов будут всегда видны сверху, а список можно будет свободно перелистывать вниз.
Справочник покупателей в таблице эксель для учета товаров
Указанная форма справочника может быть и другой. Всё зависит от потребностей складского учета и желания предпринимателя заполнять те или иные графы. При наличии нескольких мест хранения товара будет целесообразно создать соответствующий справочник, чтобы знать остатки на каждом складе.
Справочник номенклатуры товаров в таблице эксель
Оформление справочников, их заголовков в таблице учета магазина рекомендуется осуществлять с использованием разных цветов и шрифтов. Это позволяет быстрее фиксировать взгляд на нужных данных и ускоряет работу.
Формирование выпадающих списков
Чтобы при заполнении приходных документов каждый раз не вводить наименование поставщика или товара, настраивается автоматизированный выбор этих значений из списка справочника. Для этого используется команда «Данные»-«Проверка данных». В появившемся окне выбираем тип данных «Список», а затем в поле источник указываем полный перечень значений из справочника. После этого в ячейке появится возможность выбирать параметр из выпадающего списка.
Меню выбора источника данных для выпадающего списка
Не нужно забывать настраивать формат отображаемых данных, чтобы понимать, в каких единицах измерения ведется учет товаров в эксель.
Однако при заполнении приходных или расходных документов некоторые значения всё же придется забивать руками.
Использование впадающего списка при заполнении номенклатуры продукции
К ним относятся:
- дата документа;
- количество товара;
- номер документа;
- прочие часто меняющиеся параметры.
При помощи встроенных в Excel инструментов можно добиться автоматического заполнения нескольких столбцов на основании данных справочника. Однако настроить этот функционал самостоятельно без глубоких знаний программы вряд ли удастся.
Самому же можно добавить элементарные формулы, например, указать столбец с суммарной стоимостью товара, умножив количество на цену.
Указанным выше образом формируются листы также «Приход» и «Расход». Их отдельное ведение удобно для последующего быстрого поиска нужного документа.
Формирование оборотной ведомости
В таблице учета товара Excel, пример которой приведен выше, не обойтись без формирования оборотной ведомости за период. Для этого используется функция СУММЕСЛИМН и другие математические алгоритмы. Инструкцию по работе с теми или иными инструментами Excel всегда можно посмотреть в интернете на официальном сайте программы.
Пример оборотной ведомости в таблице товарного учета
Сделать оборотную ведомость самостоятельно можно, но придется разобраться в некоторых функциях табличного редактора. Навыков программирования здесь не требуется.
На отдельном листе можно оформить информацию о товарных остатках, чтобы понимать необходимость закупки той или иной позиции ассортимента.
Отслеживание критических остатков
Ведение учета товара в магазине в Excel можно настроить таким образом, чтобы на листе с остатками продукции выводилась информация и о необходимости закупки той или иной позиции ассортимента. Далее будет рассмотрен простейший пример, как оформить это в табличном редакторе.
Автоматическое определение экселем необходимости пополнения складских запасов
В предложенном примере имеется три места хранения товара с указанием остатков в каждом из них. С помощью функции ЕСЛИ(ИЛИ…) можно настроить автоматическую проверку соблюдения нормы запаса по каждому складу. Итоговая формула будет выглядеть следующим образом:
ЕСЛИ(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).
Таким образом, при падении остатков в каком-либо месте хранения меньше трех единиц, пользователь увидит сообщение о необходимости закупки или внутреннего перемещения товара. Этим же образом можно мониторить обратный процесс – затаривание определенной номенклатурной позицией. Используемая формула очень проста и может быть всегда добавлена в готовую таблицу.
Указанный способ мониторинга значений применим не только к складским остаткам. Аналогично можно анализировать следующие показатели:
- объемы выполненных работ или продаж в разрезе сотрудников;
- прирост валового оборота или прибыли;
- выявление спадов торговли по определенным группам товаров и другие показатели.
Эксель может представить предпринимателям множество аналитических инструментов при учете в нем розничных продаж. Одна из его сложностей заключается в малом количестве профессионального обучающего материала и необходимости самостоятельно составлять все формулы.
Плюсы учета товаров в магазине в эксель
Популярность программы Эксель для учета поступлений и продаж в розничной торговле обусловлена следующими её преимуществами:
- для работы достаточно даже «слабых» компьютеров, выпущенных более 10 лет назад;
- распространяется программа для учета товара в магазине бесплатно, в результате Excel финансово доступен каждому предпринимателю;
- легкость составления простейших учетных таблиц;
- отсутствие необходимости в сервисной поддержке приложения;
- возможность скопировать файл и работать с ним на любом компьютере;
- простота построение диаграмм и графиков;
- неограниченные возможности в расширении функциональности программы;
- пользователь всегда может добавить инструменты анализа, необходимые именно в его бизнесе.
Использование макросов значительно повышает функциональность таблиц Эксель
Таким образом, для бизнеса с небольшими оборотами ведение учета товара в Excel является довольно привлекательным. Этот способ доступен, надежен, хотя и не лишен определенных недостатков. Но при необходимости расширения бизнеса стоит сразу обратить внимание на программы складского учета, специально разработанные для этих задач.
Минусы товарного учета в Excel
Табличные редакторы не создавались специально для ведения учета в розничной торговле, поэтому их функциональность в этой сфере невысока. Эксель помогает предпринимателям вести торговую деятельность, но он обладает рядом недостатков.
Программы для учета товаров поддерживают ведение базы в облачных сервисах
Среди них можно выделить следующие:
- необходимость выявлять и исправлять системные ошибки в таблице самостоятельно;
- большое количество вносимой вручную информации;
- возможность наличия незаметных ошибок, искажающих общие отчеты;
- несовместимость с бухгалтерскими приложениями;
- отсутствие встроенных инструментов поиска ошибок и несоответствий;
- невозможность масштабирования программы;
- высокая вероятность потери данных при повреждении файлов вирусом на локальном компьютере;
- сложность настройки печатных форм документов;
- отсутствие многопользовательского режима;
- минимальная функциональность в сфере планирования закупок;
- сложность добавления полей в готовый к работе файл.
Чем можно заменить Excel
Хотя компьютер сейчас есть в каждом доме, популярность программы Excel вряд ли можно назвать высокой. Работа в ней, даже на начальном уровне, требует определенных знаний, что несколько ограничивает распространенность этого приложения в бухгалтерии.
Людям проще использовать специализированную программу складского учета, в которой нет возможности совершить ошибку, и присутствует широкий функционал. Примером такой программы является система товароучета ЕКАМ.
Из основных преимуществ системы можно выделить:
- Простой интерфейс. Вам не нужно запоминать сложные формулы и комбинации, это позволит легко разобраться и начать учитывать продажи.
- Полностью автоматизированный учет товаров.
- В системе можно создавать заказы поставщикам и учитывать закупки.
- Есть функционал формирования всей необходимой документации (счет-фактура, ТОГР-12 и др.)
- Формирование отчетов об обороте, прибыльности, остатках.
- Возможность создания нескольких складов
EKAM — это облачный сервис (SaaS), который не требует от Вашей организации какого-либо ИТ-обслуживания. Забудьте о дорогостоящих проектах по внедрению и о значительных расходах на поддержку системы.
Кстати, пользоваться данной системой можно бесплатно.Поэтому при открытии магазина или склада рекомендуется использовать программу складского учета, а не пытаться организовать его в малофункциональном редакторе Excel.