Сроки отправки электронного чека в налоговые органы через онлайн-кассу
Собственники магазинов и киосков не всегда имеют возможность провести к торговой точке хороший широкополосный интернет. Поэтому требование о передаче фискальных данных в ОФД сразу после продажи товара часто не соблюдается. Далее будут даны ответы на вопросы, в каких случаях за нерегулярную пересылку сведений предпринимателям грозит ответственность и как её избежать.
Сроки отправки сведений в ФНС согласно закону 54-ФЗ
Регламентация работы онлайн-кассы без передачи данных в ОФД осуществляется статьей 4.1 закона 54-ФЗ. Согласно ей, ПО фискального накопителя (ФН) должно блокировать формирование фискального признака, если в локальной базе имеются сформированные, но не непреданные в ОФД более 30 дней документы.
Поэтому, при отсутствии подключения онлайн-кассы к интернету в течение месяца, теоретически можно продолжать пробивать чеки, но они не будут действительны с юридической точки зрения. Что касается реальной ситуации, то производители ККТ предусматривают программное блокирование работы техники при указанных обстоятельствах.
Пользователи иногда путают сроки отправки сведений в налоговые органы с таковыми в Украине и Казахстане, где они составляют 3 суток. В России государство предоставило бизнесу более лояльные условия, поэтому на передачу данных дается 30 дней.
Контроль за отправкой данных ОФД
Ответственность за своевременную пересылку данных с ФН в ФНС лежит на пользователе кассовой техники.
Отчет о текущем состоянии расчетов по онлайн-кассе
Предприниматель может проконтролировать отправку чеков ОФД тремя способами:
- Интерфейс онлайн-кассы периодически выдает уведомления о наличии непереданных ОФД документов, но такая опция присутствует не во всех моделях.
- Просмотр пробитых чеков в личном кабинете ОФД. Если их там нет, значит информация не передалась.
- Количество чеков, которые не отправлены ОФД, отражается в отчете о состоянии расчетов.
Лучше всего сразу купить онлайн-кассу с полным функционалом и надоедливой индикацией об отсутствии интернета и наличии непереданных ОФД документов.
Онлайн-касса сломалась или отключили свет – что делать?
Согласно закону 54-ФЗ вести торговлю без ККТ запрещено. Поэтому в случае форс-мажора, технической поломки онлайн-кассы или отключения света положено приостановить торговлю.
Хотя продавец может взять на себя ответственность и продолжать продажи, записывая данные по каждой реализованной позиции товара на бумагу. После устранения технических проблем можно будет попробивать чеки на всю записанную продукцию. Однако, во-первых, это не совсем законно, а во-вторых – труднореализуемо в продуктовых магазинах с высокой проходимостью.
Поэтому при поломке онлайн-кассы первым делом нужно позвонить в сервисную компанию и вызвать помощь. Существует несколько дополнительных способов предупреждения блокирования торговли при приостановке работы ККТ:
- Покупка источника бесперебойного питания с хорошим аккумулятором. Стоимость такого оборудования обойдется в 150-200 долларов и обеспечит функционирование онлайн-кассы в течение нескольких часов.
- Предусмотреть подключение онлайн-кассы минимум к двум интернет-сетям: кабельной и мобильной.
- Покупка резервной онлайн-кассы. Это идеальный вариант для выхода из ситуации при поломке ККТ, но он финансово затратен. Использовать его рекомендуется только при наличии 4-5 активных кассовых узлов.
Окончательный выбор варианта перестраховки на случай технических проблем с онлайн-кассой придется делать, исходя из наличия финансовых средств и особенностей ведения бизнеса.
Сайт ОФД заблокирован или оператора лишили лицензии
Не стоит беспокоиться, если сервер ОФД перестал принимать данные от онлайн-кассы по независящим от техники причинам. При отзыве лицензии у оператора, или в других ситуациях длительного прекращения его работы, у предпринимателя есть 20 дней на принятия мер.
Онлайн-касса не привязана к конкретному оператору фискальных данных
Никаких последствий для стабильной работы онлайн-кассы в таком случае не будет. Предпринимателю придется заключить ещё один договор с другим ОФД и настроить ККТ под него. Информация о продажах в переходный период будет накапливаться в фискальном накопителе и передастся на сервер другого оператора после внесения соответствующих настроек в ПО онлайн-кассы.
Можно ли отправлять данные в ФНС с определенной периодичностью?
Существуют ситуации, когда у предпринимателя нет возможности передавать сведения ОФД из-за отсутствия связи на точке продаж. В таких случаях можно еженедельно или ежемесячно перевозить ККТ в другое место и подключать к интернету, чтобы сведения с ФН передавались в налоговые органы.
Законность таких действий сомнительна, но они возможны при наличии объективных причин. 54-ФЗ обязывает пользователей обеспечивать передачу фискальных данных в момент их формирования, поэтому задержка пересылки может трактоваться налоговыми органами как нарушение.
Кроме того, периодичность в отправке данных обязательно заинтересует ФНС и станет лишним поводом для проведения внеплановой проверки. Поэтому желательно обеспечить передачу фискальной информации с онлайн-кассы в момент пробивания каждого чека.
Как работает резервная онлайн-касса
Запасная онлайн-касса требуется для подстраховки на случай поломки основной ККТ. Если отчет о закрытии смены на аппарате был передан ОФД, то такая техника впоследствии может не включаться бесконечно долго, ограничение в 30 дней к этому случаю не относится. Именно в этом состоянии и стоит хранить резервную онлайн-кассу.
Интерфейс регистрации новой онлайн-кассы на портале ФНС
По закону каждый кассовый аппарат должен быть зарегистрирован по адресу его работы. Поэтому проще всего будет предпринимателям, которые имеют несколько онлайн-касс в рамках одной торговой точки. При поломке одного аппарата им будет необходимо лишь подключить резервную ККТ и продолжить работу.
Сложнее ситуация с торговыми точками, расположенными в разных зданиях. В таких случаях будет необходима перерегистрация онлайн-кассы на новый адрес. Производится эта процедура в личном кабинете на сайте ФНС. Длится она обычно в течение суток, но если начать регистрацию вечером, то утром можно уже торговать на новой технике.
Но что делать со сломанной ККТ? Согласно разъяснениям ФНС, если технику удалось быстро отремонтировать, но при поломке не все фискальные данные были корректно записаны на ФН, то пользователь делает чек коррекции. В случае безвозвратной утраты работоспособности оборудования производитель обязан собственными силами изъять из памяти фискального накопителя непереданные данные и отправить их в ФНС вместе с объяснительной запиской пользователя ККТ.
Какая ответственность за несвоевременную доставку сведений в ФНС?
При нарушении 30-дневного срока отправки фискальных данных в ФНС налогоплательщики попадают под штрафные санкции. За несоблюдение порядка использования онлайн-касс можно получить предупреждение или штраф вплоть до 10000 рублей.
Для предотвращения нарушений при работе с ККТ необходимо следить за своевременностью отправки данных ОФД. Существует несколько вариантов решения проблем неработоспособности ККТ, но какой из них выбрать, должен решать каждый предприниматель, принимая во внимание финансовые и организационные факторы.