Желая автоматизировать небольшой бизнес, предприниматели часто начинают вести складской учет в Excel. Этот способ дешев и подходит для деятельности с небольшим оборотом. Однако возможности табличного редактора не безграничны, поэтому при росте объемов бизнеса трудно масштабируемый Excel может стать на пути дальнейшей автоматизации.
Кому подходит складской учет в Excel
Программа подойдет организациям и ИП, подходящим под следующие критерии:
- небольшая номенклатура товара. Табличный редактор удобен, пока ассортимент не превышает десяток-полтора позиций. При увеличении каталога придется поискать что-то более серьезное;
- количество продаж за рабочую смену также не превышает нескольких десятков;
- у продавцов есть временные окна для того, чтобы внести изменения в таблицы. Поскольку программа не интегрируется с кассовым оборудованием, фиксировать каждую продажу придется вручную. Это же относится к поступлениям партий товара от поставщиков, проведения инвентаризаций, списанию продукции и всему остальному;
- магазин или склад работают в местах, где отсутствует интернет-соединение. Современные товароучетные системы работают на облачных технологиях - все данные хранятся на серверах поставщика. Поэтому использовать их можно только при наличии сети. В иных случаях “Эксель-таблицы” могут стать незаменимыми.
Табличные редакторы не годятся для компаний с широким ассортиментом и приличным оборотом. Их не стоит использовать и предпринимателям с большим штатом сотрудников и при работе с несколькими складами и торговыми точками.
Пошаговая инструкция по внедрению складского учета в Excel
Автоматизировать работу склада с помощью Excel тоже нужно уметь, и простого знания программы для этого мало. Обычно для ведения товарооборота используются готовые шаблоны, бесплатно скачиваемые или покупаемые в интернете. Как настроить “Эксель” для складского учета, можно узнать в инструкциях к соответствующим программам. Но иногда на начальном этапе приходится привлекать сторонних специалистов.
Шаблонная программа Excel для ведения складского учета
При желании самостоятельно настроить ежемесячный учет товаров на складе в Excel нужно придерживаться следующего алгоритма:
- Перед тем, как вести складской учет в Excel, проведите внеплановую инвентаризацию складских и товарных остатков. Делать это нужно максимально внимательно. Ошибки, которые закрадутся в таблицу при пересчете, останутся там навсегда. Если спустя какое-то время сальдовые ведомости не сойдутся, понять, в какой момент закралась неточность, будет невозможно. Остатки требуется вводить в денежном выражении, указывая их количество.
- Определите общую структуру товароучета. Можно вести склад, магазин и продажи в одной единственной таблице. А можно создать отдельный адресный файл для каждого структурного подразделения. Все зависит от организации бизнеса. Если небольшой магазин и склад находятся в одном помещении, хватит общего файла. При более разветвленной структуре лучше сделать разные документы. Но в этом случае работа усложнится: нужно продумать технику сверки файлов друг с другом, чтобы ничего не потерялось
- Подберите шаблон таблицы, максимально удовлетворяющий запросам вашего бизнеса. В сети есть варианты для оптовой и розничной торговли, а также для предприятий общественного питания, небольших оффлайн и интернет-магазинов. При выборе учитывайте версию операционной системы, установленную на ПК. Предпочтение стоит отдавать шаблонам, предусматривающим возможность корректировки.
- Скачайте шаблон и установите его на ваш компьютер. Проверьте корректность работы приложения.
- Максимально детализировано проводите первоначальное заполнение номенклатурных справочников. По каждой позиции нужно вносить не только название товара, но и артикул, производителя, срок годности и прочие важные характеристики.
- При необходимости доработайте шаблон дополнительными полями. Это могут быть сроки годности, ФИО продавцов, наименования поставщиков и прочее. Дополнительная информация поможет детализировать учет.
- Проверьте работу программы на практике. Для этого можно сымитировать складские операции, меняя данные в таблице. Формулы, упакованные в приложение, должны корректно считать остатки товара и отображать информацию.
- Проведите обучение персонала приемам работы в Excel-таблицах. При необходимости разработайте и распечатайте подробную инструкцию для продавцов-кассиров, кладовщиков и прочих ответственных лиц.
- Для того, чтобы не делать таблицы слишком большими, лучше создать отдельные листы на каждый месяц.
На первоначальном этапе к ведению складского учета в Excel нужно отнестись со всей серьезностью, потому что впоследствии внести коррективы в базовые настройки будет трудно.
На создание полноценной складской базы в Excel-таблицах может уйти от нескольких часов до нескольких дней. Все зависит от количества продукции на складе, степени подробности информации и навыков работы с табличными редакторами. Здесь и скрывается один из главных минусов учета в “Экселе” - огромное количество ручного труда. Большинство товароучетных систем позволяет выгрузить готовую базу с других носителей. За считанные минуты.
Пример ведения учета в Excel-таблицах
Как работать в таблицах Excel - инструкции для персонала
Правила приемки товара
Принимать товар у поставщика нужно по стандартным правилам. Кладовщик должен изучить все сопроводительные документы, тщательно пересчитать позиции и сравнить данные. Поставщики часто ошибаются: привозят не те позиции, которые вы заказали, путают количество и другие параметры.
Именно поэтому нужно соблюдать хронологию операций. Не допускается вносить в таблицу изменения до тех пор, пока не проведена сверка. Иногда кладовщики добавляют позиции уже на этапе заказа - так делать нельзя. Главное правило: фиксация отгрузки не должна проводиться раньше фактического поступления товара на склад.
Кладовщику удобнее сначала переписать привезенные товары на бумажный носитель, а уже потом заносить данные в таблицу Excel. Это касается и продавцов-кассиров. Обычно они пишут продажи за день в блокнот или тетрадь, а в конце смены переносят информацию на компьютер. Можно сверить число продаж с аналитикой, которую ведет онлайн-касса - Z-отчетом о закрытии кассовой смены. Данные нужно перепроверять на каждом этапе, чтобы избежать ошибок.
Правила перемещения товара
Часто бывает, что некоторые позиции мигрируют между складами или внутри одного склада. Эти операции также отражаются в экселевской таблице. Или в таблицах: при наличии нескольких складов удобнее завести отдельный документ для каждого из них.
Дальше все просто: ответственный склада, с которого выбывает товар, делает в таблице пометку о расходе, а кладовщик другой точки принимает единицу на баланс. Если перемещение делается в пределах одного склада, все делает один человек.
Правила отпуска товара со склада
Если вы используете общую таблицу на все склады и магазины, фиксировать движения товаров нужно внутри файла. При работе с несколькими документами придется отразить выбытие позиций из одной таблицы и приход в другой. Все это придется делать в ручном режиме.
Учитывайте важный момент: у каждого кладовщика или продавца есть свой собственный документ. В этом ключе важно правильно организовать связь между ответственными лицами, чтобы ничего не потерялось по дороге.
Отображение текущих складских остатков в программе Excel
Правила проведения инвентаризаций при использовании Excel-таблиц
Из-за низкой степени автоматизации подход будет весьма примитивным, но при этом простым. Все, что от вас требуется - пересчитать вручную весь товар на складе и в магазине, после чего сравнить их количество с данными в документе. Если возникла пересортица, исчезли какие-то позиции или вышли сроки годности, часть товара необходимо списать. После этого Excel-документ приводится в соответствие с фактическим наличием товара на складе. Это также придется сделать вручную.
Структура Excel-шаблона складского учета
Обычно программа складского учета в Excel бесплатна и выполнена по шаблонному образцу.
Его структура должна включать следующие разделы:
- Приход. Лист должен содержать перечень всей принятой продукции в разрезе номенклатуры, дат, цен и прочих характеристик закупочных операций.
- Расход. Лист включает параметры расходных операций по складу.
- Резервирование. Этот лист добавляется в складской учет в “Экселt” довольно редко для отображения предзаказов на определенные позиции товаров.
- Текущие остатки продукции на складе. Если помещений для хранения продукции несколько, то такой лист может быть не один.
- Справочники. В разделе указывается номенклатура продукции, поставщики, постоянные покупатели, единицы измерения и прочие часто используемые величины. Справочники могут быть созданы на одном листе или разделены на несколько.
- Оборотная ведомость. Это отчетный раздел, где можно посмотреть обороты по складу за определенный период или по конкретной номенклатуре.
В отличие от WMS-систем управления складом и программ складского учета, таблицы Excel имеют крайне низкую функциональность.
Они позволяют отследить лишь элементарный товарооборот без возможности интеграции данной информации в бухгалтерское ПО. Кроме того, Excel-шаблон складского учета практически не изменяем, поэтому добавить в него дополнительный функционал ряд ли получится.
Автоматизировать с помощью Excel можно лишь небольшой склад
Структура Excel-шаблона для учета продаж
Чтобы не перегружать таблицы избытком информации, рекомендуется разделять учет различных торговых операций и разносить его по разным файлам. Складской учет ведем в одном документе, продажи - в другом, сотрудников - в третьем. Для этого потребуется создавать новые документы на других шаблонах, которые надо разработать или скачать отдельно. Вот стандартная структура шаблона для фиксации продаж:
- Наименование товара согласно документам от поставщика.
- Единицы измерения: штуки, килограммы, литры, кубические метры и так далее.
- Артикул.
- Количество товара на складе или в магазине.
- Закупочная цена товара.
- Отпускная розничная цена.
- Срок годности.
- Итоговая сумма.
- Наименование производителя.
- Наименование поставщика.
- Другие данные, если это необходимо.
Где скачать шаблон Excel для складского учета
На официальном сайте корпорации Microsoft такой продукт отсутствует. Это не катастрофа: в интернете хватает доработанных версий от сторонних разработчиков. Вот на что нужно обратить внимание при скачивании:
- наличие положительных отзывов от предпринимателей, уже воспользовавшихся приложением;
- высокий рейтинг;
- количество скачиваний;
- отсутствие вирусов и вредоносного ПО;
- шаблон должен удовлетворять вашим требованиям по организации складского учета и иметь необходимый функционал;
- стоимость шаблона. Есть бесплатные, условно-бесплатные и полностью платные версии.
Возможности учета товара в Excel
Весь сложный функционал учета склада в бесплатной программе Excel основан на использовании макросов. В зависимости от профессионализма разработчика, файл табличного редактора может позволить пользователю выполнение различных действий.
Формирование прайса в программе Excel для ведения складского учета
Наиболее часто в шаблонах Excel для складского учета встречаются следующие из них:
- Ввод данных расходной или приходной накладной на соответствующих листах программы.
- Формирование шаблона счета или накладной для печати на основании введенных данных.
- Просмотр текущих остатков с выбором одного или нескольких фильтров.
- Формирование оборотной ведомости по складу за определенный период.
- Просмотр истории поступлений и отгрузок продукции.
- Ведение элементарной финансовой отчетности, расчет прибыли за период.
- Редактирование торговых наценок по каждой номенклатуре, автонаценка.
- Отображение скидок.
- Формирование прайса.
- Ведение клиентской базы.
- Настраиваемый поиск по базе.
Выше перечислен практически максимальный список возможностей программы Excel для склада. А вот функционал предлагаемого в интернете бесплатного шаблона, скорее всего, будет меньшим. Однако при покупке платного приложения возможна даже индивидуальная настройка Excel под деятельность предпринимателя.
Достоинства учета складских остатков в Excel
Несмотря на недостатки, программа получила широкое распространение среди определенных категорий предпринимателей благодаря своим преимуществам:
- Это относительно дешево. Использование профессиональных программ складского учета выходит, как правило, дороже.
- Не нужен интернет. В табличном редакторе Excel вполне можно работать в автономном режиме.
- Можно до бесконечности подгонять таблицы и шаблоны под себя и специфику бизнеса. Для этого нужно просто добавлять новые столбцы и строки в уже имеющуюся программу.
- Можно завести несколько таблиц. Например, складской учет, продажи, аналитика, сотрудники и так далее.
- Простота. Большинство сотрудников вообще не придется ничему учить - они уже умеют работать с экселевскими таблицами.
- Есть готовые шаблоны, которые легко найти в интернете и установить на компьютер. Тогда складской учет в Excel можно вести бесплатно.
- Кроме продукта компании “Майкрософт”, на рынке программного обеспечения есть другие программы, схожие с Excel по функционалу. Среди них много бесплатных, например, Libre Office Calc или Plan Market.
WMS-программы для склада интегрируют учет товаров в единую IT-систему предприятия
Недостатки ведения складского учета в Excel
Учет товара на складе в Excel ведут преимущественно мелкие предприниматели. Причиной этому является ряд недостатков, которые не позволяют использовать табличный редактор при большем размере бизнеса.
В отличие от надежных программ для учета товаров, файлы Excel имеют следующие минусы:
- Единичные ошибки при вводе накладной могут привести к сильному перекосу всей отчетности. Искать потом причину, перепроверяя вручную последние вводимые данные, приходится довольно долго.
- Невозможность одновременного использования складской базы несколькими пользователями.
- Отсутствие возможности вести складские остатки в Excel удаленно.
- Большое количество ручной работы в табличном редакторе при поступлении и отпуске товара.
- Невозможность интеграции с бухгалтерским ПО и онлайн-кассой.
- Отсутствие встроенных механизмов проверки правильности введенных данных.
- Возможность повреждения файла и утраты всех учетных данных. Хорошие программы складского учета способны резервировать базу в «облаке».
- Отсутствие возможности планирования поставок и контроля сроков годности товаров, что минимизирует экономическую пользу от автоматизации с помощью экселевского файла.
- Необходимость использования промежуточных носителей информации: блокнотов, журналов и так далее. У продавцов не всегда есть возможность внести изменения в таблицу сразу после продажи. Обычно сделки записываются на бумаге, а в конце смены переносятся в таблицу.
- Программа доступна в одном месте, на единственном компьютере. Можно, конечно, отправлять данные другим пользователям, но это будет сопряжено с определенными неудобствами. Во-первых, для этого необходимо соединения с интернетом. Во-вторых, на различных версиях Windows данные могут отображаться некорректно.
- В отличие от профессиональных систем товароучета, табличный редактор Excel не умеет формировать отчетные и бухгалтерские документы, а также бумаги для поставщиков. Это тоже придется делать отдельно и вручную.
- “Эксель” - не бесплатная программа. Если на ваших персональных компьютерах уже установлен пакет Microsoft Office, то “Эксель” уже упакован внутри. В других случаях придется покупать программу отдельно. Крайне не советуем пользоваться пиратским софтом: штрафы за такие фокусы для ИП и организаций огромны.
- По сравнению со специализированными товароучетными программами, функционал “Эксель” сильно ограничен. Например, нельзя добавлять фотографии товара, делать объемное описание и так далее.
- Одномоментно работать в программе может только один человек.
- Если не сохранить данные и закрыть программу, информация будет утеряна навсегда.
- Вы видите только текущую картину по складским остаткам. Посмотреть, что было пару месяцев назад, практически нереально. Для этого нужно сохранять дополнительные файлы, что усложняет работу и ведет к путанице.
- Невозможность интеграции с торговым оборудованием: электронными весами, сканером штрих-кода и другим.
- Трудности при проведении инвентаризаций. Если использовать программы складского учета, все происходит автоматически. Сотрудник сканирует штрих-код товара, после чего данные передаются в систему. При работе с “Эксель” придется вручную составить список остатков, после чего сравнить данные с таблицей.
- Отсутствие какой-либо технической поддержки. Если программа дала сбой или стала некорректно работать, разбираться придется самостоятельно. Это же касается и расширения функционала. При отсутствии навыков для доработки приложения придется обращаться к специалисту.
Учитывая перечисленные недостатки, складской учет в Excel можно рекомендовать предпринимателям только как вспомогательный инструмент для элементарной организации товарооборота. Добиться полноценной автоматизации торговли этот метод не позволяет.
При желании добиться качественной организации склада выход один – купить хорошую программу складского учета. Она позволит не только автоматизировать торговлю, но также облегчит ведение бизнеса и обеспечит сокращение текущих издержек.