Как сократить расходы на содержание склада интернет-магазина

Тема снижения издержек в бизнесе сейчас особенно актуальна. Одна из точек оптимизации, на которую стоит обращать внимание в оффлайн-торговле и в электронной коммерции – склад. На организацию его работы зачастую уходит внушительная часть бюджета. В этой статье расскажем об эффективных методах, с помощью которых можно оптимизировать складские издержки и уменьшить себестоимость хранения товаров.

Основные типы расходов на складе

90% от всех затрат на содержание складских площадей составляют издержки на:

• аренду и обслуживание (отопление, водоснабжение, кондиционирование, освещение);
• амортизацию оборудования;
• проведение инвентаризаций;
• профилактический ремонт и страхование;
• поддержание и хранение товарно-материальных запасов;
• выплату налогов и заработной платы персоналу;
• инвентарные риски – упущенная прибыль вследствие недостачи и повреждения товара, потери ценности из-за длительного хранения, хищений или пожаров, образования неликвида.

Классификация складских затрат

Определенную стоимость имеет любая складская операция, включая транспортировку, приемку и выгрузку товаров, комплектацию заказов, организацию хранения, маркировку и контроль за текущим состоянием продукции. В процессе сокращения издержек нужно детально анализировать каждую составляющую, обеспечивать грамотное управление расходами и систематически корректировать действия подразделения.

Типичные ошибки при сокращении затрат

Бросаться в крайности и урезать абсолютно все статьи затрат – далеко не лучшее решение. Во всем важен баланс, правильный и обдуманный подход. Иначе оптимизация не приведет к увеличению прибыли, а спровоцирует еще большие убытки и подорвет репутацию компании.

Чего точно не стоит делать:

1. Экономить на квалифицированных кадрах. Это негативно отражается на эффективности функционирования склада. Неопытный бухгалтер может допускать критические ошибки в учете, грузчик – медленно комплектовать заказы, кладовщик – недостаточно качественно контролировать погрузки.
2. Заострять внимание исключительно на очевидных расходах, теряя из виду более существенные затраты. Обычно они скрываются в статье «Прочие расходы».
3. Вводить слишком много штрафов в крупных размерах. Такая мера значительно ухудшает атмосферу в коллективе, часто становится причиной массовых увольнений.
4. Чрезмерно повышать трудовые нормы и сокращать время на отдых. Даже если при этом увеличится оборот, прибыль будет нивелироваться за счет убытков от растущего количества ошибок в работе.
5. Сильно снижать расходы на важные рабочие зоны. Нельзя бездумно уменьшать затраты на все подряд. Не в меру урезанные складские запасы – это потеря потенциальной прибыли из-за недополученных продаж. Чересчур низкая зарплата – риск потери ключевых сотрудников, из-за которой нарушится продуктивность работы склада.
6. Не учитывать взаимосвязь расходов. Увеличение затрат по какой-либо из статей может быть сбалансировано снижением издержек по другой. Например, если потратиться на покупку видеооборудования для наблюдения, можно снизить убытки от вероятных хищений продукции.

Эффективные способы снижения издержек

Существует три основных направления оптимизации складских расходов:

1. Повышение эффективности использования свободного пространства.
2. Введение лимитов.
3. Автоматизация рутинных процессов.

Рассмотрим самые продуктивные схемы, которые рекомендуются к применению в практике интернет-магазинов.

Аренда и правильный выбор площади

Покупка помещения под собственный склад рациональна не в каждом случае. В большинстве ситуаций оптимальным вариантом является аренда. Особенно, если речь идет о малом и среднем бизнесе. Арендуемую площадь нужно подбирать под потребности компании с учетом специфики ниши. Иногда причина высоких издержек кроется в содержании большей складской площади, чем необходимо на деле.

Ключевые правила снижения затрат:

1. Подбирайте площадь, которая будет соответствовать покупательскому спросу. Интернет-магазинам с товарами ярко выраженной сезонности стоит ориентироваться не на пиковые периоды, а на месяцы со стабильным оборотом. К примеру, 9 месяцев в году спрос держится на примерно одинаковом уровне, а в остальное время поднимается на 60%. Значит, выбираем склад, ориентируясь на стандартный 9-месячный оборот. На пиковые месяцы можно арендовать дополнительное помещение.
2. Ищите варианты с выгодной арендной ставкой. На данный момент предложений по аренде складских площадей более, чем достаточно. Поскольку единого открытого источника информации по ставкам нет, нужно анализировать рынок, сравнивать и выбирать наиболее выгодные варианты.
3. Договаривайтесь о снижении арендной платы. Те, кто уже арендует склад, могут попросить арендодателя о скидке. Уровень вакантности складских помещений составляет 35-50% в зависимости от региона. Это отличный повод для конструктивных переговоров о возможном снижении ставки. Если достичь договоренностей не удастся, пробуйте найти другой склад.
4. Воспользуйтесь арендными каникулами. Каникулы – льготный период, в течение которого плата с арендатора не берется. Главным условием является заключение договора аренды на длительный срок: от года и более. Например, предприниматель арендует помещение на 3 года и получает возможность не платить за аренду первые 6 месяцев. За это время налаживаются поставки и работа склада, растут продажи. Начав получать стабильную прибыль, компания может без проблем и особых финансовых сложностей расплатиться за услуги арендодателя.
5. По возможности наладьте прямые поставки. На случай заказа крупных партий стоит договариваться о прямых поставках с производителями или официальными дистрибьюторами товара. Чем меньше продукции хранится на складе, тем ниже затраты.

Преимущества и недостатки собственного и арендованного склада

Если организовать работу склада не получается, имеет смысл подумать о передаче хранения груза профессиональным логистическим компаниям. Это исключит простой полезной площади, появление избытка запасов, неточных отгрузок. Расходы на складскую обработку в таком формате пропорциональны реальному товарообороту. Аутсорсинг бывает частичным или полным. При необходимости можно всегда вернуться к собственному складу и штату.

Неплохим вариантом на старте бизнеса также может быть дропшиппинг. Работая по этой схеме, предприниматели не используют склад. Интернет-магазин выполняет роль посредника: собирает заказы и передает их поставщику, который отправляет товары клиентам напрямую.

Модернизация с целью рационального использования площади

Правильное хранение груза, при котором поддерживается эффективность применения свободного пространства и высокая скорость работы – одно из обязательных условий для оптимизации издержек. Грамотная модернизация помогает сэкономить больше всего средств. Чтобы ее организовать, нужны определенные финансовые вложения. Однако они достаточно быстро окупаются.

Для начала следует рассчитать коэффициент эффективности использования площади: разделить емкость склада на фактический вес груза. Показатель должен стремиться к единице. Модернизация необходима даже при нормальных значениях, просто не такая масштабная.

В рамках оптимизации пространства обеспечивают:

• планирование зон. Помещение разбивается на отдельные зоны: приемки, отгрузки, контроля и упаковки. За счет правильного разделения товаропотока ускоряется обработка заказов;
• продуманное хранение. Практически в каждом случае уплотнить груз на складе можно на 20-70%. Конкретные цифры зависят от особенностей товара: плотность размещения продуктов питания легко оптимизировать примерно на 20%, обуви и одежды – на 25-30%, автозапчастей – на 45%. Это влияет на вместимость склада и себестоимость хранения продукции;
• закупку дополнительного оборудования. Для организации максимально продуктивной работы зон и плотного хранения потребуется специальное оборудование. В первую очередь, это многоуровневые складские стеллажи, конвейерные системы, высокопроизводительная погрузочная техника.

Схема зонирования склада

Современные стеллажные системы позволяют задействовать объем полезного пространства на 100%. В стандартных ситуациях его используют лишь на 50-70%. Стеллажи бывают фронтальными и набивными, могут состоять из различного количества ярусов.

Выбирать их нужно, исходя из особенностей помещения и характеристик товара. Чтобы сэкономить, стоит изучить предложения по стеллажам, бывшим в употреблении. Многие фирмы, которые по тем или иным причинам уходят с рынка, распродают качественное оборудование по очень низким ценам (15-40% от закупочной стоимости).

Складировать продукцию рекомендуют по методу ABC:

1. A – товары, которые используют чаще всего. Размещаются рядом с местом погрузки;
2. B – продукция, применяемая реже. Хранится в центре помещения;
3. C – позиции, пользующиеся наименьшим спросом. Располагаются в дальних зонах.

Снижение объемов складских запасов

Помимо продуманного хранения груза, позаботьтесь об оптимальном заполнении складской площади. Определяйте этот уровень с учетом сезонности сбыта, текущего и прогнозируемого покупательского спроса.

Переполнение склада чревато нелинейным повышением расходов, которое создает много лишних издержек. В забитых помещениях сильно затрудняется поток товаров, сложно передвигаться. К тому же, избыток товарных запасов – это дополнительные затраты на хранение и высокие риски потерь.

Вероятные последствия недостаточных и избыточных запасов

Что предпринять для оптимизации складских запасов:

• проанализировать структуру склада и вычислить реально необходимый объем товара;
• исключить из ассортимента продукцию, которая не приносит доход;
• не создавать избыток, особенно сезонных товаров;
• искать поставщиков поблизости со складом для быстрых поставок недостающих единиц;
• отслеживать актуальные остатки, изучать динамику увеличения/снижения запасов;
• рассчитывать объем закупок в соответствии с товарооборотом.

Желательно, чтобы объем продаж был приблизительно равен объемам запасов. При образовании чрезмерного количества остатков лучше распродавать их по сниженной цене, чем потерпеть убытки.

Распродажа неликвидных позиций

Дополнительные издержки для компании создают:

• продукция с истекающими сроками годности;
• поврежденные и технически устаревшие товары;
• неликвидные позиции;
• брак.

Хранить такие наименования на складе не стоит, поскольку они занимают свободное полезное пространство. Чтобы вовремя выявлять их, проводите инвентаризации. Для распродажи ненужных остатков и неликвида можно устраивать акции и скидки. Иногда есть смысл продать неликвид по цене ниже себестоимости. Товары, которые не подлежат реализации, нужно списывать.

Выявление неликвида

Установка лимитов

Лимитирование отдельных статей расходов на содержание склада в некоторых случаях помогает снизить издержки до 15%. Также это отличный инструмент для улучшения внутренней дисциплины.

Пробуйте устанавливать лимиты на:

• хозяйственные нужды;
• инвентарь;
• спецодежду;
• расходные материалы.

Периодически пересматривайте лимитированные статьи и корректируйте список под текущие потребности. Один из эффективных примеров оптимизации расходов – сокращение норм энергопотребления. Эта статья отнимает немало финансов. Для снижения энергозатрат можно закупить светодиодные лампы, датчики движения, энергосберегающие воротные системы.

Система коллективной материальной ответственности

Почти на каждом складе интернет-магазины теряют до 2% в обороте по причине ошибок в обработке груза, краж, неправильного хранения. Такие цифры – немалая часть упущенной прибыли.

Лучший способ бороться с этим – разработать систему материальной ответственности. В ней должны быть предусмотрены справедливые штрафы для материально ответственных лиц, которые будут взиматься с зарплаты в случае допущения критических ошибок, несоблюдения установленных требований или невыполнения должностных обязанностей. С целью выявления нарушений необходимо организовывать регулярные инвентаризации (не реже, чем раз в полгода).

Автоматизация складского учета

Наиболее эффективный способ снижения расходов на содержание склада – автоматизация рутинных процессов с помощью специализированных товароучетных систем. Оптимальные решения в этом направлении предлагает компания «ЕКАМ».

Подключение системы к сайту интернет-магазина дает предпринимателям доступ к множеству полезных функций для бизнеса:

• управление товарными запасами;
• отслеживание актуальных остатков на складах в режиме реального времени: фактических и резервных;
• планирование закупок и формирование заказов поставщикам;
• обработка заявок покупателей в едином интерфейсе.

К программе подключается онлайн-касса, которая позволяет отправлять и печатать чеки. Для интернет-магазинов разработано несколько удобных тарифных пакетов.

Эффективный план действий по снижению затрат на содержание склада может составить и реализовать любой интернет-магазин. Это реальная возможность сократить издержки минимум на 10-15%. В отдельных случаях экономия достигает 60-70%, что в разы повышает прибыльность бизнеса. Делайте ставки на комплексный подход. Задействовав все предложенные методы, включая автоматизацию складских процессов, вы получите заметный результат.