Как проверить чек онлайн-кассы на подлинность: основные способы и их особенности

Сейчас почти весь бизнес перешел на использование онлайн-касс по закону 54-ФЗ. Эти устройства передают в реальном времени данные фискального чека на сервера ФНС через посредников – операторов фискальных данных. Законодательно предусмотрено, что каждый выданный покупателю бланк строгой отчётности (БСО) можно проверить на легальность и отправить его копию на свою электронную почту.

Способы проверки подлинности фискального чека онлайн-кассы

По закону 54-ФЗ практически каждая торговая точка должна купить онлайн-кассу. Исключением являются некоторые предприниматели, для которых введена отсрочка до лета 2021 года. После установки оборудования важно протестировать его работу и обеспечить передачу кассовой информации через интернет в ФНС.

Проверить подлинность фискального чека можно на уровне тех организаций, которые обеспечивают его независимую обработку, контролируя легальность предпринимательской деятельности.

Информационная схема функционирования онлайн-кассы при покупке товара

На данный момент существуют следующие способы проверки подлинности выданных покупателю фискальных документов:

1. Приложение для Андроид и iOS от налоговой службы. Оно доступно для скачивания с любого мобильного гаджета и представляет собой наиболее удобный способ, как проверить чеки онлайн-кассы.
2. Сайты операторов фискальных данных (ОФД).  Этот способ более приспособлен для использования на компьютерах. Проверить чеки онлайн-кассы с его помощью можно только зная ОФД, через которого передаются фискальные данные.

Каждый сайт ОФД имеет свой интерфейс проверки подлинности чека, где запрашиваются различные обязательные реквизиты фискального документа. Актуальны только номера, имеющие признак уникальности. Но кому нужно проверять легальность чека и чем грозит его отсутствие в базе данных налоговой?

Кто заинтересован в легальности фискального чека?

Существует несколько категорий лиц, которые заинтересованы в проверке подлинности чека:

1. Покупатели.
2. Персонал магазина, обслуживающий кассы.
3. Собственники торгового бизнеса.
4. Фискальные органы.

Для покупателя легальный фискальный чек – это, прежде всего, способ доказать факт приобретения товара при гарантийном обслуживании или реализации своих потребительских прав. Теоретически поддельный БСО можно напечатать на домашнем принтере, но он не будет иметь юридической силы. Только при присутствии фискального чека в базе ФНС можно быть уверенным в своих потребительских гарантиях.

Кроме того, проверив чек, его легальную электронную копию можно отправить себе на e-mail. Тогда вместо потерянного оригинального БСО покупатель сможет предъявить продавцу распечатанный на обычной бумаге цифровой документ. Им можно воспользоваться в суде для отстаивания своих интересов вместо оригинального образца.

Персоналу магазина рекомендуется также ежедневно проверять любой пробитый чек одним из способов. Ведь отсутствие фискального документа в базе ФНС может оперативно обнаружить скрытые проблемы в работе программ или самой онлайн-кассы. Поэтому собственник магазина при приеме нового сотрудника на работу обязательно должен разъяснить, как проверить чеки онлайн-кассы на подлинность.

Собственники бизнеса в рамках контроля над деятельностью подчиненных также могут иногда проверять подлинность чеков, выданных клиентам. Ведь именно они недополучат прибыль при наложении штрафов за нарушение порядка работы с онлайн-кассами.

Тестирование своевременной и полной отправки фискальных сведений в налоговую является одним из инструментов при проверках торговых организаций государственными органами. Кроме того, подозрительные перебои в регулярности получения чеков могут навести на мысль о махинациях, что приведет инспекторов ФНС в магазин во внеплановом порядке.

Таким образом, в проверке подлинности чеков онлайн-кассы заинтересованы все участники торговой деятельности. Именно для них и была внедрена эта процедура.

Возможный вид фискального чека онлайн-кассы с реквизитами

Желающих провести проверку подлинности чека много, и все они имеют свой специфический интерес, поэтому обслуживающему онлайн-кассы персоналу необходимо тщательно следить за правильностью работы оборудования и программ для автоматизации торговли.

Внешний вид кассового чека

Обязательные надписи на чеке онлайн-кассы оговариваются в статье 4.7 закона 54-ФЗ. Их список приведен на рисунке:

Сравнение реквизитов чеков старого и нового образца

Реквизиты фискального чека стандартны, но могут несколько видоизменяться в таких случаях:

1. При торговле в удаленных от интернета областях могут не указываться 3 реквизита, связанные с использованием электронных средств связи.
2. Дополнительные реквизиты содержат чеки платежных агентов.
3. Некоторые непредусмотренные законом реквизиты чека могут указываться торговыми организациями самостоятельно, например, уведомления об акциях, интернет-адрес ОФД и другие.

Следует напомнить, что с июля 2018 года на чеке стал обязательным QR-код. Он печатается автоматически с помощью программного обеспечения кассовой техники. QR-код стал ещё одним простым и быстрым способом, как проверить чеки онлайн-кассы непосредственно в магазине. Ведь для этого достаточно только отсканировать изображение камерой мобильного гаджета.

Надписи на дешевых бумажных чеках могут со временем осветляться или полностью исчезать, но законом оговорено, что в течение 6 месяцев информация должна оставаться полностью читаемой.

Таким образом, фискальный чек онлайн-кассы должен быть четким и содержать все оговоренные законодательством реквизиты. Их отсутствие – повод попросить разъяснений у сотрудников торговой точки.

Проверка с помощью мобильного приложения от ФНС

Основным и наиболее достоверным способом проверки легальности фискального чека является использование специализированных приложений ФНС для гаджетов на Андроид и iOS. Непосредственно на портале налоговой службы возможность проверять фискальные чеки отсутствует. Регулятор не предусмотрел этот функционал, хотя проверить подлинность RFID-чипа на меховых изделиях на страничке ФНС можно.

Перед тем, как проверить чеки онлайн-кассы на подлинность, необходимо скачать соответствующее официальное приложение.

Приложение для проверки чека онлайн-кассы на Google Play

При первом открытии программы необходимо будет внести свои регистрационные данные. Приложение требует подтверждение указанного мобильного телефона, поэтому остаться анонимным при проверке чека не удастся.

После этого становится доступен основной функционал программы. Для проверки подлинности чека онлайн-кассы указывается целый ряд обязательных реквизитов, указанных на бумажном носителе. Результат операции появляется на экране гаджета практически сразу.

Если чек корректен, то его можно просмотреть в электронном виде и отправить себе на почту, указанную при регистрации. Если документ в базе не будет обнаружен, то программой предусмотрена возможность отправить в ФНС соответствующее сообщение с жалобой.

Интерфейс проверки легальности фискального чека в приложении ФНС

Приложение удобно тем, что позволяет сохранять все введенные данные и результаты тестов. Для идентификации пользователя используется номер мобильного телефона. Кроме того, доступна автоматическая проверка подлинности при сканировании QR-кода, распечатанного на бумажном чеке.

Приложение от ФНС запрашивает максимум реквизитов для проверки, в сравнении с аналогичными формами на сайтах ОФД. Однако оно обеспечивает дополнительные функциональные возможности, которых нет на остальных порталах.

Проверка подлинности чека на сайте ОФД

Практически все сайты операторов фискальных данных имеют меню для проверки подлинности чека онлайн-кассы. Их недостатком является то, что они содержат лишь базу данных своих клиентов. На каждом чеке обычно указан сайт ОФД, с которым сотрудничает торговая организация. И только там клиент может проверить легальность выданного ему документа.

Интерфейс проверки подлинности фискального чека на сайте ОФД

Большинство сайтов запрашивает 3-5 реквизитов БСО, которые в обязательном порядке должны на нем присутствовать. Основными из них являются:

1. Заводской номер фискального накопителя (ФН).
2. Фискальный признак (ФПД или ФП).
3. Номер фискального документа (ФД).

Некоторые операторы запрашивают и другие реквизиты. Закон 54-ФЗ четко оговаривает перечень обязательных данных в чеке, поэтому при отсутствии в нем необходимых сведений нужно дополнительно прочитать каждую строку документа. Реквизит обязательно найдется.

Форма проверки подлинности чека онлайн-кассы на портале ОФД

Результат проверки отображается в виде электронной копии найденного чека, которую можно сохранить или отправить себе на электронную почту.

Пожаловаться на торговую организацию об отсутствии полученного чека в базе на сайте ОФД нельзя. Операторы не контролируют своих клиентов, а лишь оказывают им технологическую и информационную поддержку. При отсутствии документа в базе можно ознакомиться с другими способами, как проверить чеки онлайн-кассы. Элементарный способ – отсканировать распечатанный QR-код, используя камеру мобильного гаджета.

Возможные результаты проверки

Каким бы способом покупатель не захотел проверить чек онлайн-кассы на подлинность, может быть всего два результата этого действия:

• положительный, при котором чек найден;
• отрицательный.

Отсутствие чека в базе данных ФНС или ОФД не всегда свидетельствует о том, что он фальшивый или имеет неправильные реквизиты.

Онлайн-кассы компании ЕКАМ гарантируют надежность и долговечность работы

Причины отрицательного результата проверки могут быть следующие:

1. Ошибка при выборе сайта ОФД для проведения проверки. Оператор не владеет информацией о чеках, которые были выданы не его клиентами. Любой чек можно гарантировано проверить лишь через приложение ФНС.
2. Неисправность ККТ или отсутствие интернета, в результате чего данные чека накапливаются на фискальном накопителе и никуда не передаются. Это обычная ситуация для курьеров и выездной торговли.
3. Неисправность печатающего устройства онлайн-кассы. Чек может быть просто недопечатан.
4. Ошибки при наборе одного из реквизитов, связанные с плохо различимыми символами. Надписи на чеках имеют свойство частично выцветать через несколько месяцев, поэтому со временем узнать точные реквизиты бывает сложно.

При неисправности онлайн-кассы данные неотправленных чеков всё равно должны попасть в ФНС. Первое же подключение исправной ККТ к интернету приведет к автоматической передаче сведений к ОФД.

Если же техника окажется окончательно сломанной, то её производитель должен самостоятельно изъять из внутренней памяти информацию и передать её в налоговую. Процесс этот долгий, но вполне законный для торговой точки. В таких случаях чек может не отображаться в базах несколько месяцев, но он там обязательно появится.

Что делать, если чека в базе нет?

При отрицательном результате проверки подлинности чека можно ничего не предпринимать и подождать в надежде, что его отсутствие связано с временными техническими проблемами. Но желательно известить о ситуации налоговые органы.

Форма подачи жалобы на поддельный чек в налоговые органы

Нелегальный документ приводит к потере покупателем своих потребительских прав, поэтому в его подлинном характере заинтересован, в первую очередь, сам человек. Так как проверить чеки онлайн-кассы можно в любое время и неограниченное количество раз, то рекомендуется сделать это повторно на следующий рабочий день после покупки. За это время предприниматель точно подключит онлайн-кассу к интернету и передаст все фискальные сведения в ОФД.

Проинформировать фискальные органы о нарушении можно несколькими путями:

1. Лично прийти в налоговую инспекцию и написать заявление.
2. Отправить в ФНС письмо по обычной или электронной почте.
3. Заполнить соответствующую форму в приложении ФНС для гаджетов.

После извещения о нарушении налоговые органы отреагируют и известят о результатах. Если сообщение было отправлено через приложение для смартфонов, то ответ придет на электронную почту.

Для торговых организаций выдача чека онлайн-кассой без передачи его в налоговую инспекцию является нарушением, и по обращению граждан возможно назначение внеплановой проверки. По итогам разбирательства бизнесменам могут быть выписаны штрафы.

Поэтому пользователям онлайн-касс необходимо самостоятельно просматривать наличие пробиваемых чеков в базе ФНС хотя бы один раз в несколько дней. Делать это могут кассиры, работники бухгалтерии или собственники бизнеса. Такая перестраховка позволит избежать проверок контролирующих организаций и потенциальных штрафов.