Особенности формирования и отправки электронного чека покупателю
После недавней кассовой реформы у магазинов появилась возможность отправить электронный чек (ЭЧ) вместо бумажного. Это сильно облегчило работу предпринимателям во многих сферах розничного бизнеса. Как сформировать и отправить электронный чек покупателю будет рассмотрено в нижеприведенной статье.
Суть электронного чека
Закон 54-ФЗ распространил требование выдавать чеки даже на самозанятых предпринимателей. Плюсом нововведения является то, что появилась возможность не печатать фискальные документы, а предоставлять их в электронном виде. В большинстве случаев цифровой вариант является только дополнением бумажного чека, формировать который всё равно необходимо.
Также закон уравнял в правах любые варианты чеков. Теперь не важно, в каком виде потребитель предоставит их продавцу или суду. Одинаковую юридическую силу будут иметь бумажный чек, сформированный в магазине онлайн-кассой, и распечатанный вариант электронного документа. Ведь проверить его подлинность можно в любое время при помощи смартфона и мобильного интернета.
Заметное облегчение ЭЧ принес и собственникам интернет-магазинов. Теперь они могут легко выполнить законодательные нормы, предоставив покупателю электронный чековый документ сразу получения оплаты за товар. Для этого клиенту достаточно предоставить свой номер телефона или e-mail.
Сведения ЭЧ абсолютно идентичны таковым в чеке онлайн-кассы, поэтому со временем бумажные документы могут стать необязательными.
Сферы применения электронного чека
Как дополнение к бумажному чеку, его электронный вариант должен предоставляться покупателю абсолютно во всех случаях. Но по умолчанию магазины имеют право предоставлять только распечатанный на онлайн-кассе документ.
Возможность отправить электронный чек имеет более важное значение для удаленной продажи товаров и услуг. В таком случае исчезает необходимость передачи клиенту физического документа. Ведь цифровую версию нельзя забыть положить в коробку или потерять. Она будет у покупателя сразу после осуществления оплаты за товар.
Со временем, сферы выдачи ЭЧ покупателю будут расширяться. Например, уже с этого года, при покупках в торговых автоматах на экран выводится QR-код, считав который, клиент получает доступ к своему цифровому чековому документу.
Отличия электронного чека от бумажного
Хотя с юридической точки зрения бумажный и электронный варианты чека для покупателя абсолютно одинаковы, в их реквизитах могут присутствовать отличия, обусловленные спецификой формирования документов.
Схема обработки фискальной информации при пробитии ЭЧ на онлайн-кассе
Основные различия следующие:
- В бумажном варианте ИНН предпринимателя или юрлица указывается обязательно, а в электронном – опционально.
- В электронном варианте система налогообложения указывается обязательно, а в бумажном – опционально.
- В бумажном варианте реквизит «ИНН кассира», «ФИО кассира», «Наименование документа» и QR-код обязательны, а в электронном – нет.
Большинство отличий бумажного чека от электронного имеет технический характер и не представляет важности для покупателя.
Когда нужно отправлять электронный чек?
Отправлять электронный чек покупателю необходимо в трех случаях:
- При использовании автоматизированных систем для расчетов без физического контакта покупателя и продавца, то есть при оплате в интернете.
- Если до выдачи бумажного чека покупатель попросит о дополнительной отправке ему на телефон электронного варианта документа.
- ЭЧ отправляется страхователям при покупке страховых полисов у агентов.
Таким образом, ЭЧ применяется в случаях, когда это технически целесообразно или существует потребность в его отправке для покупателя или продавца.
Кто обязан отправлять электронный чек?
По закону отправить электронный чек должен платежный агент, то есть тот, кто фактически принимает деньги от покупателя. В обычном розничном магазине это должен делать кассир, внеся в программу для учета товаров телефон или электронную почту клиента.
В QR-коде могут быть зашифрованы десятки слов
При покупке товаров в вендинговых автоматах, оснащенных дисплеем, ЭЧ вообще не отправляется. Зашифрованная в документе информация отображается на экране в виде QR-кода, который покупатель может считать смартфоном.
При дистанционной торговле отправить электронный чек обязана следующая компания:
- При оплате наложенным платежом – почтовый оператор, которым в большинстве случаев выступает Почта России.
- При аренде онлайн-кассы – оператор, предоставляющий соответствующий сервис.
- При оплате через платежных агрегаторов – платежный агрегатор.
- При оплате в обычном магазине – непосредственно предприниматель или ОФД, с которым заключен договор.
Большинство платежных агрегаторов и ОФД предлагают своим клиентам услуги по отправке ЭЧ. Процесс происходит автоматически с помощью программ для автоматизации торговли. Данная услуга платная, но избавляет предпринимателей от беспокойства за соблюдение кассового законодательства.
Когда можно не отправлять электронный чек
Отправка электронного чека требует определенных технических условий, которые не всегда имеются у предпринимателя.
В труднодоступных местностях можно вообще не применять ККТ
Поэтому закон 54-ФЗ выделяет ряд случаев, когда магазин имеет право выдавать только бумажный чековый документ:
- Торговая точка находится на территории военных объектов, объектов ФСБ, органов внешней разведки, государственной охраны.
- Населенный пункт находится в списке местностей, удаленных от средств связи.
- Покупатель получил бумажный чек и не требует отправить его электронный вариант.
Перечень случаев, когда можно не отправлять электронный чек, довольно мал. Поэтом предприниматели всегда должны быть готовы переслать его покупателю по первому требованию.
Алгоритм и варианты передачи электронного чека
Закон 54-ФЗ предусматривает два варианта предоставления электронного чека покупателю: на телефон в виде СМС и на e-mail. Причем не обязательно отправлять документ в виде изображения или текста – достаточно указать в сообщении ссылку на страницу, где можно бесплатно ознакомиться с ЭЧ и распечатать его. Отсутствие у покупателя доступа к интернету при этом не имеет значения.
Схема отправки электронного чека интернет-магазином
Алгоритм предоставления ЭЧ следующий:
- Покупатель в момент приобретения товара информирует продавца о желании получить ЭЧ (при покупке в интернете этого не требуется), предоставляя номер телефона или электронную почту. Согласие на обработку персональных данных подписывать не нужно.
- Кассир вносит предоставленные покупателем данные в программу. При покупке в интернете это происходит автоматически при авторизации пользователя. Использование дисконтных карт значительно облегчает идентификацию постоянных клиентов.
- Отправка покупателю ЭЧ.
Формирование и отправка электронного чека не обязательно должна происходить на оборудовании магазина. Предприниматели могут поручить эту работу посреднику, например, ОФД, обеспечив его необходимой информацией.
Для самостоятельной отправки ЭЧ нужны специальные программы для автоматизации торговли. Хотя некоторые производители онлайн-касс уже начали встраивать эту функцию в базовое ПО своего оборудования. СМС при этом оплачиваются дополнительно согласно тарифным планам. Обычно стоимость одного сообщения находится в пределах 1-2 рублей.
Покупатель не вправе требовать электронный чек после получения на руки его бумажного варианта. У предпринимателя даже нет технической возможности выполнить такое требование. Но клиент всегда может просмотреть и распечатать цифровую копию документа, отсканировав QR-код на бумажном чеке с помощью специального приложения ФНС (Google Play и App Store).
Сроки отправки электронного чека
Сроки выдачи клиентам ЭЧ не были урегулированы до принятия в июле 2018 года закона 192-ФЗ. Поэтому многочисленные эксперты советовали использовать устаревшее требование о необходимости формирования фискального документа в течение 5 минут после оплаты товара.
Схема отправки электронного чека оператором фискальных данных
Теперь срок выдачи ЭЧ четко обозначен. Документ должен быть передан покупателю с соблюдением двух условий:
- не позже следующего рабочего дня после оплаты покупки;
- до момента получения посылки от почтового оператора или курьера.
Таким образом, интернет-магазины получили право не спешить и отправлять электронные чеки единым пулом в конце рабочего дня.
Способы проверки чека
Для проверки электронного чека на подлинность у покупателя имеется два варианта. Но они работают только при условии, что полученная ссылка на документ действительно существует. В противном случае найти ЭЧ в базе не удастся.
Об отсутствии чека в базе можно уведомить налоговую службу через приложение
Первый вариант – проверить подлинность ЭЧ на сайте ОФД, второй – через приложение «Проверка кассового чека», скачав его на гаджет в магазине Google Play и App Store. В обоих случаях нужно будет ввести несколько уникальных реквизитов чека в указанные поля.
В ряде случаев полученная на телефон ссылка может прямо вести на ЭЧ, размещенный на сайте ОФД. В таком случае дополнительно проверять подлинность документа не требуется.
На урегулирование всех вопросов о том, как правильно отправить электронный чек, ушло несколько лет. Сейчас же технические средства позволяют предпринимателям легко и быстро выполнять требования законодательства и обеспечивать покупателям доступ к цифровым чековым документам.