Организация управления складом - кадровые и аппаратные решения

Стабильное изменение интенсивности товарооборота на складском комплексе в любую сторону приводит к необходимости изменения структуры и методов организации управления складом. Поэтому важно понимать возможные направления принятия решений, чтобы складские операции оставались управляемыми и не приводили к непропорциональному росту издержек.

Причины реорганизации работы склада

Негативные тенденции в складских процессах нарастают постепенно, поэтому трудно определить момент, когда уже требуется принятие радикальных решений.

Основными признаками необходимости изменений в методах управления складом являются:

• рост количества пересортицы;
• появление недостач в отгруженных заказах;
• жалобы перевозчиков на незапланированные простои;
• выявление недостач и излишков при инвентаризации;
• сложность оперативной оценки остатков на складе;
• дефицит мест хранения, и как следствие – нарушение распределение товара по складским зонам;
• недостаток погрузочно-разгрузочных рамп;
• рост выбраковки товара из-за отсутствия адекватного контроля над сроками его хранения;
• рост времени на комплектацию заказа из-за отсутствия понимания места расположения того или иного груза.

Первыми признаками ухудшения управляемости склада является рост операционных расходов при стабильной прибыли. Также учащается объем списанных товаров и замечаний контрагентов. Эту информацию легко отследить с помощью программ складского учета.

При обнаружении указанных проблем собственнику бизнеса нужно задуматься об автоматизации складских процессов, изменении основ организации деятельности склада и управления им, реформировании кадровой структуры и обновлении оборудования.

Выбор системы управления складом

Автоматизацию невозможно провести без внедрения программ складского учета, которые объединяют в себе все рабочие процессы. Крупные компании могут позволить себе внедрить дорогостоящую WMS систему управления складом, например «1С: Предприятие 8 WMS Логистика: Управление складом». Среднему же и малому бизнесу может оказаться достаточно более простых приложений, например программы складского учета ЕКАМ.

Простейшие складские операции автоматизирует любая специализированная программа

При выборе приложения для автоматизации торговли и склдада следует обращать внимание на следующие факторы:

1. Возможность автоматизации всех присущих конкретному складу рабочих процессов, в том числе административных и хозяйственных.
2. Построение программы на основании отдельных модулей, которые способны работать независимо. Это позволит не только купить и активировать необходимый функционал, но и оставить возможность его расширения в будущем.
3. Принцип взаимодействия системы «клиент-сервер» должен поддерживать работу всех модулей в рамках одной базы данных. Желательно, чтобы подключиться к ней можно было с удаленного компьютера через локальную сеть или интернет.
4. Адаптируемость под особенности работы конкретного предприятия.
5. Возможность настраиваемого взаимодействия базы данных со сторонними приложениями: бухгалтерской программой, онлайн-кассой, серверами контрагентов.
6. Поддержка регионального законодательства и отраслевых особенностей.
7. Наличие понятного интерфейса. Это требование связано со сложностью найти сотрудников, хорошо разбирающихся в компьютерных программах. Кроме того, сложный интерфейс потребует более длительного обучения.
8. Поддержка управления территориально распределенными складскими комплексами.
9. Безопасность базы данных, возможность её синхронизации с облачными резервными серверами.
10. Возможность распределения прав доступа среди сотрудников склада.

Ориентиром при выборе программы управления складом на предприятии является не её функциональность, а максимальное соответствие потребностям компании. Поэтому изначально требуется формализовать все складские процессы, выявить существующие проблемы, и только потом приступать к автоматизации.

Подбор складской техники

Выбор оборудования, необходимого для реорганизации склада, должен производиться с учетом функционала устанавливаемой программы учета товаров. Она обязана поддерживать взаимодействие с приобретаемой техникой и обеспечивать её максимальную эффективность. Далее будут разобраны основные виды оборудования, которые потребуются при автоматизации склада.

Принтеры этикеток

Функциональность всех принтеров этикеток примерно одинакова. Основные отличия между моделями состоят в следующем:

• производительность – количество печатаемых этикеток за сутки;
• потребность делать перерывы в работе;
• надежность производителя;
• наличие дисплея и его тип;
• количество интерфейсов подключения: проводных и беспроводных;

Перечисленные факторы способны влиять на конечную цену принтера, но особенно ценным параметром является его производительность. Простейшие модели способны печатать до 1000 этикеток в сутки, а промышленные могут работать круглосуточно. При превышении нагрузки принтер может быстро поломаться из-за повреждения внутренних движущихся элементов.

Крупнейшими производителями складских принтеров этикеток являются Datamax, Sato, Intermec и Zebra. Большинство моделей подразумевают ручную наклейку штрихкодов, но существуют и аппликаторы, делающие это автоматически на конвейерной ленте. Переплачивать за бренд не имеет смысла, поэтому выбор принтера обычно осуществляется на основе производительности

Сканеры штрихкодов и радиометок

Эта техника имеет гораздо больше модификаций, чем принтеры этикеток. Складские сканеры могут быть основных трех видов:

1. Сканеры штрихкодов, аналогичные используемым на кассе.
2. Сканеры, встроенные в складские мобильные терминалы.
3. Терминалы сбора данных (ТСД), работающие по радиосвязи.

Обычные сканеры штрихкодов стоят дешево и не требуют никакого дополнительного оборудования. Они могут быть проводными или работать по Wi-Fi.

Складские мобильные терминалы и ТСД представляют собой более дорогостоящую технику, имеющую собственный дисплей и вычислительный модуль. Они способны работать по радиосвязи и считывать радиометки. Для их функционирования нужно соответствующая программная и аппаратная инфраструктура.

Стеллажное оборудование

Разнообразие складских стеллажей огромное, несмотря на простоту их конструкции. На рынке предлагается выбор от обычных полок, вмещающихся в зданиях с низкими потолками, до механизированных стоек, способных производить автоматически запрограммированный отбор по радиометкам.

Выбор стеллажей должен основываться на следующих принципах:

1. При полном заполнении типичной продукцией стеллаж не должен прогибаться и необратимо деформироваться. WMS системы позволяют распределять грузы, учитывая максимальную нагрузку на полки, что облегчает работу кладовщикам.
2. Высота стеллажа должна быть максимальной для помещения склада и возможностей погрузочно-разгрузочной техники.
3. Габариты и схема расположения стеллажей должны быть подобраны с учетом всех размеров потенциальных товаров.
4. При необходимости должен обеспечиваться ручной отбор товаров.
5. Конструкция должна быть прочной, но разборной, чтобы можно было быстро осуществлять перепланировку складских зон.
6. Стеллажи должны быть сертифицированы и соответствовать нормам безопасности и охраны труда.

Что касается обычных стеллажей, то их стоимость зависит от возможности произвольного конструирования и толщины применяемого металла. Поэтому эти параметры являются основополагающими при выборе оборудования.

Погрузочно-разгрузочное оборудование

Особенностью российского рынка погрузочно-разгрузочной техники является высокая доля ручных гидравлических тележек. Это обусловлено относительно дешевизной складских площадей, частым использованием одноуровневой структуры и низкими зарплатами работников. В европейских странах акцент в оснащении склада сделан на самоходную технику.

Основными видами погрузочно-разгрузочного складского оборудования являются:

1. Ручные гидравлические тележки. Их стоимость начинается от 200 долларов, а грузоподъемность составляет 2-5 тонны. Плюсом ручных тележек является возможность работы в узких пространствах.
2. Ручные и электроприводные штабелеры. Представляют собой аналог тележек, но с возможность перемещения вилки в вертикальной плоскости. Способны работать с многоуровневыми стеллажами. Стоимость штабелеров начинается от 400 долларов, а грузоподъемность составляет обычно 1-1,5 тонны.
3. Самоходные электрические вилочные погрузчики.
4. Самоходные электрические транспортировщики.
5. Самоходные электроштабелеры.
6. Ричстакеры, предназначенные для захвата и транспортировки контейнеров.

Стоимость самоходной техники начинается от 3-4 тысяч долларов, но она значительно ускоряет складские процессы. К тому же электроприводы резко снижают физические нагрузки на персонал.

Структура штата склада

Структура штата склада сильно зависит от его размера и товарооборота. Поэтому количество работников может варьироваться от одного до нескольких сотен.

Штат больших складов может включать следующие должности:

• заведующий складом, его заместители;
• заведующие секциями, зонами;
• кладовщики;
• отборщики;
• водители;
• весовщики;
• товароведы;
• упаковщики;
• сортировщики;
• грузчики;
• подсобники.

Также на складе может располагаться административный персонал – бухгалтера, инженеры по охране труда и прочие, которые не выполняют специфических складских операций.

Задачи управленческого персонала склада

Если на складе работает 2-3 человека, то сложности с распределением обязанностей между ними вряд ли возникнут. Но большие складские комплексы требуют многоуровневой кадровой структуры, наверху которой находится управленческие персонал.

Управленческие решения тоже могут реализовываться через WMS систему

Его задачи можно распределить на три категории:

• управленческие;
• организационные;
• исполнительские.

К задачам управленческого уровня относят:

1. Создание организационной структуры склада.
2. Регулярное внесение предложений по усовершенствованию рабочих процессов.
3. Контроль над руководителями секций.
4. Анализ грузоооброта и финансовых показателей.
5. Решение кадровых вопросов.
6. Обеспечение мотивации сотрудников.

К задачам операционного уровня относят:

1. Реализация плановых показателей.
2. Организация рабочих мест сотрудников, их трудового времени.
3. Работа с контрагентами, заключение договоров.
4. Контроль соблюдения складских технологий.
5. Подготовка отчетов.
6. Нормирование труда и планирование прозводительности персонала и оборудования.
7. Табелирование работников.

К задачам исполнительского уровня относят:

1. Соблюдение распорядка работы склада, правил техники безопасности.
2. Обеспечение сохранности ТМЦ, утверждение результатов инвентаризаций.
3. Контроль над соблюдением персоналом своих должностных инструкций.

Управление складами на предприятии можно разделить по функционалу на два уровня. На первом находится начальник склада или смены, которые заведует общими вопросами: работа с документами, планирование погрузок и отгрузок, координация служб.

Рабочий монитор диспетчера складского комплекса

На втором уровне располагается диспетчер или главный оператор, который занимается руководством непосредственными складскими операциями и распределением задач между техническими сотрудниками.

Правильные основы организации деятельности склада и управления им позволят избежать системных ошибок при проведении автоматизации рабочих процессов. У руководства должно быть четкое понимание, для чего внедряются программы складского учета, и проводится реформирование управленческой системы.

Расчет потребности в складском персонале

При реорганизации склада важно правильно рассчитать потребность в персонале, потому что техническое оснащение каждого автоматизированного рабочего места стоит довольно дорого. Исходные данные для анализа этого показателя необходимо собирать заранее в течение 1-2 месяцев. Точность нормативных показателей очень важна, потому что она влияет на определение окончательного количества складского персонала и уровень последующих расходов на зарплату.

Расчет потребности в складском персонале осуществляется по нижеприведенной формуле.

Формула расчета показателя потребности в складском персонале

При расчете показателя следует учитывать, что есть сотрудники, загруженные лишь частично. Они могут совмещать ряд работ в течение смены, за счет чего можно добиться сокращения требуемой численности персонала.

Если реорганизация управления складами на предприятии приведет к резкому росту использования механизированного труда, то рассчитанные по старым принципам нормативы окажутся неактуальными. В таком случае можно попросить проанализировать параметры организацию, занимающуюся внедрение программы складского учета. Их опыт поможет рассчитать требуемые значения.

Роль методов управления складами на предприятии трудно переоценить, потому что их эффективность зависит в большей степени не от действий технического персонала, а от управленческих действий. Поэтому процессы принятия решений должны быть максимально автоматизированы. Это позволит минимизировать ошибки и оптимизировать работу основного персонала.