Цифровые технологии всё больше входят в жизнь предпринимателей. Причиной тому не только законодательные требования, но и реальные выгоды, которые дает автоматизация торговли. Раньше оптимизация системы закупок в розничном магазине проводилась путем рутинного ручного анализа продаж. Сейчас же аналогичные операции автоматически выполняет программа для учета товаров. О выгодах современных методов оптимизации системы закупок и пойдет речь в этой статье.
Цели оптимизации закупок розничного магазина
Собственники розничного магазина начинают задумывать об оптимизации системы закупок в моменты, когда отсутствие должного контроля над запасами начинает приводить к убыткам. Порча залежавшегося товара или потеря покупателей из-за регулярного отсутствия популярных товаров – главные причины автоматизации торговли.
Закупки в розничном магазине желательно планировать заранее
Оптимизация системы закупок розничного магазина помогает решить следующие задачи:
- Повышение прибыльности торговли путем формирования ассортимента на основе наиболее востребованных категорий товаров.
- Формирование плана закупок на основе реальных показателей оборачиваемости каждого товара.
- Снижение объёма оборотных средств без уменьшения числа товаров на полках магазина.
- Постоянное наличие актуальной информации об остатках.
- Экономия времени персонала на формирование заказов поставщикам.
Достижение указанных целей обычно происходит уже в первый месяц после установки программы для автоматизации розничного магазина. В результате освобождаются денежные средства из оборота, и их можно направить на расширение или модернизацию бизнеса.
Элементы оптимизации закупок
Закупочная деятельность заключается не только в заказе проданных товаров. Это сложный процесс, который требует от работника знаний ассортимента, умения планирования финансовых потоков, опыта работы с поставщиками и многого другого. Далее будут рассмотрены основные сферы работы розничного магазина, которых касается оптимизация системы закупок.
Объем закупок
Основные сложности с определением объема закупок возникают при обновлении ассортимента. При закупке слишком маленькой партии нового товара можно неправильно оценить спрос на него.
Стремительно наращивать объемы закупок конкретного товара рискованно
Например, если упаковка продукции привлекательна, а содержание низкого качества, то за первоначальным всплеском продаж может последовать их резкое снижение. Это может привести к ложной оценке спроса и закупке большой второй партии товара. В итоге продукция надолго задержится на полке, к тому же из-за низкого качества её будет сложно предлагать покупателям.
От объема закупки зависит и рациональность использования оборотных средств. Большие запасы замораживают деньги, которые можно было бы использовать для расширения ассортимента. И даже потенциальные оптовые скидки не всегда окупают такие расходы.
С другой стороны, слишком частые мелкие закупки увеличивают затраты на логистику и учет товаров. Поэтому предприниматели вынуждены искать «золотую середину» при формировании страхового запаса.
Процесс закупки товаров
Особенностью розничной торговли является невозможность заранее оценить спрос на ту или иную нерекламируемую продукцию. Поэтому предприниматели и работники магазина самостоятельно должны решать четыре главных вопроса закупок:
- Что купить?
- Сколько заказать?
- У кого купить?
- Какие условия закупок выбрать?
Решение первых двух вопросов может взять на себя программа для автоматизации торговли, а последние два вопроса придется решать самому предпринимателю или менеджеру по закупкам.
Закупки – наиболее интеллектуальная сфера в работе розничного магазина
При обновлении ассортимента алгоритм приобретения товаров должен быть следующим:
- Прогнозирование покупательских предпочтений.
- Планирование объема закупки, выделение финансовых средств.
- Поиск поставщиков, подписание с ними договоров.
- Уточнение ассортимента в спецификациях.
- Прием поставленных товаров и оценка реального спроса на них.
- Принятие решения о необходимости повторной закупки товаров.
Помочь определить приоритетные направления для новых закупок поможет составление ассортиментной матрицы. Она позволяет предпринимателю объективно оценить востребованность тех или иных товаров. В результате от части ассортимента можно будет вообще отказаться, а освободившиеся деньги направить в более прибыльные позиции.
Постоянный контроль запасов
Закупка товаров требует постоянного контроля складских запасов. В некоторых случаях эту функцию можно доверить программному обеспечению. Например, программа для автоматизации торговли ЕКАМ имеет интеллектуальную систему, позволяющую планировать заказы поставщику на основе остатков и продаж.
График пополнения запасов товаров в розничном магазине
Чтобы освободить деньги для закупок новых товаров, можно устроить распродажу неходовых позиций. Скидки всегда были хорошим способом избавиться от залежавшейся продукции. Иногда даже продажа ниже себестоимости может быть оправдана. Поэтому не стоит при формировании скидок ориентироваться на первоначальную закупочную цену, главное – продать товар.
В продуктовой рознице необходимо дополнительно следить за сроками годности товаров. Причем желательно, чтобы этим занималась программа в автоматическом режиме. В этом также поможет приложение для автоматизации магазина ЕКАМ. Контроль сроков позволит вовремя распродать годный залежавшийся товар и закупить новый.
Закупки сезонных товаров
Один из страхов собственников розничных магазинов – не распродать большие объемы сезонного товара. В результате деньги могут надолго застрять на складе, а делать новую закупку будет просто не за что.
Продажа новогодних товаров – прибыльный, но очень рискованный бизнес
Планировать первые поставки сезонных товаров нужно очень осторожно, чтобы суметь распродать их к концу периода. В следующем году можно будет уже пользоваться аналитикой программы для автоматизации торговли. Она позволит определить сроки начала и окончания спроса на сезонный товар и поможет подобрать оптимальные объёмы закупок.
Также предприниматель должен вести блокнот для заметок, потому что программа не может учесть все факторы сезонности. Например, при продаже зимней одежды важно знать дату начала морозов. Именно от неё нужно будет отталкиваться при анализе продаж в следующем году.
Учет тенденций
Потребительский спрос является динамичным, поэтому предприниматели должны постоянно отслеживать тенденции в своей сфере. Если, например, мода не постельные принадлежности меняется редко, то цикл популярности детских игрушек может измеряться месяцами. В результате разметаемые сейчас с полок товары уже через несколько месяцев могут оказаться никому не нужными.
Причины падения продаж могут иметь фундаментальный характер
Влиять на уровень продаж может близлежащее открытие конкурента, погодные условия, мода, реклама и прочее. Поэтому нужно регулярно отслеживать в программе для учета товара динамику реализации всех категорий продукции. И в соответствии с изменением спроса на определенные группы ассортимента нужно проводить корректировку частоты и объемов закупок.
Следует помнить, что даже самый маленький розничный бизнес требует постоянного внимания, чтобы оставаться прибыльным.
Условия доставки
Анализировать условия доставки нужно ещё на этапе формирования пула поставщиков.
Гарантии своевременной доставки иногда важнее финансовых выгод
При этом следует обращать внимание на следующие параметры:
- Величина компании. Крупные поставщики стараются самостоятельно и бесплатно развозить товар, получая, таким образом, хорошее преимущество перед конкурентами.
- Минимальный объем заказа, который готов отправить поставщик.
- Местонахождение складов поставщика, которое влияет на стоимость доставки.
- Обеспечение стабильности поставок. Этот критерий прямо влияет на планируемый уровень запасов, потому что поставщики с собственным транспортом могут редко посещать удаленные районы.
- Документальное оформление сотрудничества, ответственность за товар в дороге.
Стабильные условия доставки позволяют точно планировать объемы и сроки закупок, чтобы весь ассортимент всегда был в наличии. Поэтому приоритет при выборе поставщика стоит отдавать компаниям, которые быстро отправляют заказы или имею собственную развитую систему логистики.
Выбор программы автоматизации закупок
В розничном магазине для оптимизации системы закупок достаточно использовать программу для автоматизации торговли ЕКАМ. Функционал таких приложений обычно выходит за рамки закупочной деятельности и предполагает также учет продаж, складских операций, маркетинговых мероприятий и прочего.
Программа ЕКАМ консолидирует работу всего кассового оборудования
Наиболее востребованными возможностями программ автоматизации для сферы закупок являются:
- Настраиваемый импорт прайсов поставщиков.
- Интеллектуальная система закупок, помогающая определить человеку, какие товары в данный момент следует заказать.
- Контроль остатков на складах.
- Анализ товарооборота, позволяющий строить ассортиментную матрицу и мониторить динамику продаж.
- Формирование управленческой отчетности.
- Ограниченный доступ к программе со стороны поставщиков, который позволяет им самим анализировать необходимость новой поставки.
- Установка приложения на мобильные гаджеты. Такой возможностью обладает программа для учета товаров ЕКАМ.
- Формирование консолидированного заказа для сети магазинов.
- Работа программы в «облаке».
- Расширенное ведение базы поставщиков.
При выборе программы для автоматизации магазина следует учитывать и её финансовую доступность. Ведь не все предприниматели могут оплачивать дорогостоящие приложения, например, такие как 1С. Общероссийская компания ЕКАМ предлагает своим клиентам полнофункциональную программу для автоматизации торговли, которая доступна каждому предпринимателю.
При покупке приложения важно понимать, что расходы на него должны быть окупаемыми. Поэтому рекомендуется тщательно разбираться с функционалом программ, используя его по максимуму.
Оптимизация системы закупок должна проходить в рамках комплексной автоматизации бизнеса. Это позволяет предпринимателю видеть целостную картину торговых решений и вовремя принимать необходимые решения.