Онлайн-касса – не просто обыденное требование законодательства, но и эффективный инструмент, который помогает управлять бизнесом. Помимо автоматизации оплат и обмена данными с налоговой, техника дает еще много преимуществ в сфере медицинских услуг. Это ведение клиентской базы, формирование графика посещений и кассовой документации, контроль сотрудников.
В сегодняшней статье поговорим о том, обязательно ли использовать новую ККТ стоматологиям и другим медицинским учреждениям. И если да – то какое оборудование лучше выбрать.
Нужна ли онлайн-касса в сфере медицины
Цель кассовой реформы, которая проводится еще с 2016 года – перевод на онлайн-кассы всего розничного бизнеса. Медицинские услуги не являются исключением. К ним относят стоматологию, психологию, массаж и прочие виды деятельности. Сейчас уже практически все клиники и частные врачи пользуются ККТ и успели оценить преимущества, которые предоставляет новая техника.
Условно все медучреждения можно разделить на две крупные группы:
- Частные.
- Государственные.
Частные кабинеты и клиники обязаны применять онлайн-кассу в любом случае, поскольку их работа направлена на получение прибыли и носит коммерческий характер. При оказании бесплатных услуг в государственных поликлиниках и больницах кассовые аппараты не нужны.
Но если бюджетное учреждение предоставляет населению какие-либо платные услуги, то это уже требует проведения расчетов согласно общим правилам, установленным законодательством. При выдаче платных справок на ношение оружия или получение водительских прав, проведении платных лабораторных исследований и анализов нужно пробивать чек.
Приобрести и установить кассовое оборудование в стоматологиях и других медицинских учреждениях нужно было еще до июля 2019 года. До того момента организации и ИП, оказывающие услуги, могли воспользоваться отсрочкой при условии, если ранее не применяли ККТ и выдавали клиентам БСО.
Также действовала еще одна отсрочка относительно чеков. До февраля 2021 врачи могли указывать только общую сумму услуг в фискальном документе. Сейчас нужно прописывать каждую отдельную услугу, оказанную ИП.
Пример правильной номенклатуры стоматологических услуг
На данный момент применять кассу и выдавать чеки с полным перечнем услуг должны уже все медучреждения. В противном случае можно получить штраф:
- для ИП – от 10 000 рублей;
- для юрлица – от 30 000 рублей.
Кто может быть освобожден от применения ККТ
Несмотря на довольно строгие требования 54-ФЗ, в законодательстве все же предусмотрены определенные послабления для некоторых групп предпринимателей.
Не использовать контрольно-кассовое оборудование в стандартном режиме могут:
- Клиники и частные кабинеты, работающие в труднодоступных или отдаленных населенных пунктах. Официальный список таких местностей разрабатывается и утверждается местной властью. Его можно найти на сайтах руководств регионов или ФНС.
- ИП и ООО, которые предоставляют медицинские услуги на территории, не имеющей доступа к связи.
Стоит учесть, что в первом случае выдавать чек или БСО по требованию пациента все равно придется. Выписывать их можно вручную, на бланках установленного образца.
Если же в населенном пункте отсутствует связь, касса тоже понадобится. Она может работать автономно в офлайн режиме, без непрерывной передачи данных. Этот способ работы поддерживают практически все устройства, присутствующие в реестре сертифицированной техники.
Временное освобождение от ККТ распространяется на ИП без наемных сотрудников. Если врач работает сам и зарегистрирован в качестве ИП, он может не применять кассу, но только до 1 июля 2021. А так как отсрочка уже на исходе, нужно заняться установкой техники уже сейчас.
Преимущества перехода и принципы работы онлайн-кассы
Онлайн-касса работает по такому принципу:
- после оплаты медицинской услуги формируется чек установленного образца;
- информация передается оператору фискальных данных, который проверяет ее корректность;
- далее сведения поступают в ФНС;
- предприниматель выдает клиенту бумажный или электронный чек.
Современная кассовая техника дает медицинским учреждениям множество полезных возможностей:
- Снижается до минимума вероятность штрафов за сокрытие доходов.
- Отсутствует необходимость регистрировать технику в многочисленных инстанциях. Вся процедура выполняется в интернете.
- Возможность установки программного обеспечения для автоматизации торговли и услуг. Софт позволяет создать клиентскую базу, вести график посещений, организовывать программы лояльности, анализировать бизнес-показатели и прочее.
- Удаленный контроль над работой сотрудников, оказанными услугами, своевременностью их оплаты.
- Экономия времени за счет ликвидации ручного бухгалтерского труда.
- Обеспечение потребительских прав пациентов, которые получают фискальный чек. Его дубликат всегда можно распечатать на сайте ФНС.
- Перечень возможностей онлайн-касс значительно расширяется при использовании специализированных программ для розничного бизнеса.
Они легко настраиваются и позволяют интегрировать ККТ с бухгалтерскими базами и с другим ПО, которым пользуются медицинским учреждения.
Чтобы простимулировать врачей и стоматологов, работающих в качестве ИП, к покупке онлайн-касс, государство предоставляет им льготу. За каждую поставленную на учет кассу предприниматель получает право на 18 000 рублей налогового вычета. То есть, деньги на покупку возвращаются докторам в виде скидки на будущие налоги.
Какую кассу выбрать для стоматологии
При выборе кассового аппарата, прежде всего, следует ориентироваться на вид, масштаб и специфику деятельности. Чем больше учреждение и чем больше пациентов в нем принимают, тем продвинутее нужна онлайн-касса.
Общие требования к технике:
- формирование чеков в электронном виде и на бумажном носителе с QR-кодом;
- обмен данными с ОФД и ФНС в режиме реального времени;
- поддержка работы с фискальным накопителем;
- возможность подключения к кассовой программе.
Желательно, чтобы у оборудования был простой интерфейс, компактные габариты, встроенный эквайринг, денежный ящик.
В выдаваемых чеках должны быть указаны код и наименование услуги. Поэтому лучше выбирать кассу, которая способна уместить в строке программы максимально длинный код и наименование из вашей номенклатуры.
Информация в чеке должна соответствовать плану лечения и акту выполненных услуг, за которые берется оплата. В онлайн-кассу необходимо загружать прайс-лист, составленный строго по номенклатуре приказа Министерства здравоохранения.
Теперь разберем, кому какие виды касс подойдут, на конкретных примерах.
- Небольшой стоматологический кабинет. В день обслуживает порядка 10-15 клиентов. В штате – 1-3 специалиста, уборщица и администратор. В данном случае достаточно самого простого устройства. Можно купить фискальный регистратор или смарт-терминал. Следует учесть, что смарт-терминал стоит недешево, но зато работает полностью автономно. Фискальный регистратор нужно подключать к компьютеру, ноутбуку или смартфону, на который установлено лицензионное кассовое ПО.
- Крупный медицинский центр. Обслуживает сотни клиентов в день, что требует практически непрерывной печати чеков в большом количестве. В штате – десятки медиков разных профилей, есть собственная лаборатория, аптека. При таком большом наплыве пациентов производительности смарт-терминала может не хватить. Оптимальное решение в этой ситуации – покупка POS-системы. Комплект включает в себя устройство ввода/вывода данных, ФН, монитор (один или несколько), клавиатуру, мышь, разные девайсы – денежные ящики, устройства, определяющие фальшивые купюры.Система оснащена высокопроизводительным принтером чеков. К ней можно подключать вспомогательное торговое оборудование.
- Выездные медицинские услуги. Это медпомощь, которая оказывается пациентам на дому. Поскольку закон требует выдавать клиенту чек прямо в момент оплаты, медики, работающие на выездах, должны иметь кассовый аппарат с собой. Лучший вариант в данном случае – мобильная онлайн-касса с возможностью автономной работы без подключения к сети. Устройство работает от аккумулятора и подключается к мобильному интернету. Обычно эти модели мало весят и свободно помещаются в сумке или в кармане.
Виды оборудования
В качестве альтернативы покупке ККТ можно рассмотреть аренду облачной онлайн-кассы. Такую услугу предоставляет «ЕКАМ». К облачной кассе подключается соответствующее ПО, с помощью которого оформляются и отправляются на электронную почту клиента любые чеки.
Принцип работы облачной кассы
Как зарегистрировать технику
Прежде чем начинать использовать ККТ в работе, ее нужно правильно зарегистрировать. Сделать это можно в онлайн режиме, не посещая налоговую инспекцию.
Процедура выполняется в следующем порядке:
- регистрация своей учетной записи на официальном ресурсе ФНС;
- выпуск усиленной электронной подписи;
- ввод данных об ИП/организации и кассовом аппарате в разделе регистрации ККТ, который находится в личном кабинете;
- проверка корректности внесенной информации системой;
- подписание документов электронной подписью;
- присвоение регистрационного номера и формирование карты регистрации для устройства.
После этого следует распечатать и сохранить отчет о регистрации. Там будут указаны дата, номер, адрес установки и прочие важные данные.
Также нужно будет выбрать ОФД и заключить с ним договор. Все они работают на стандартном тарифе, который составляет 3 000 рублей в год. Список аккредитованных операторов есть на сайте ФНС.
Заключение договора с ОФД тоже происходит в полностью удаленном режиме. Для этого необходимо создать учетную запись, указать информацию об ИП/ООО и кассе, оплатить счет.
Список аккредитованных ОФД на сайте ФНС
Зарегистрировать онлайн-кассу можно самостоятельно или с помощью специалистов. Многие компании оказывают такую услугу за отдельную плату.
К примеру, сотрудники «ЕКАМ» берут на себя:
- выпуск КЭП;
- подключение к ОФД;
- регистрацию в ФНС.
Покупка кассы в виде готового решения со всеми договорами, подключениями, регистрациями и технической поддержкой может сэкономить массу времени и позволит избежать критических ошибок. Пример одного из таких упущений: если во время регистрации неверно указать номер ФН, то придется покупать новый накопитель.
От использования онлайн-касс не уйти ни клиникам, ни стоматологам, ни частным докторам. Тем, кто еще не начал применять контрольно-кассовую технику нового образца, нужно срочно заняться этим вопросом. Ведь она не только помогает соблюдать требования 54-ФЗ и избегать штрафов, но и заметно упрощает ведение бизнеса.