Онлайн-касса для самозанятых: все, что нужно знать

В 2019 году в РФ ввели новую экспериментальную систему налогообложения. Это режим НПД или, как все привыкли говорить, самозанятость. Предварительно он будет действовать 10 лет, после чего государство примет решение по его дальнейшей судьбе. Стать самозанятым может любое физлицо или ИП, если соблюдены все условия, требуемые системой.

Вместе с новым режимом появилось много вопросов. Основной: как вести учет налогов и нужна ли ККТ в случае самозанятости? Ведь в 2021 году на онлайн-кассы должны перейти уже практически все предприниматели. Давайте разбираться.

Особенности спецрежима

Для начала определим, кто вообще может оформить самозанятость.

Самозанятые – категория плательщиков налога на профессиональный доход, которые:

1. Получают годовую прибыль, не превышающую отметку в 2 400 000 рублей.
2. Не задействуют наемный персонал.
3. Трудятся исключительно на себя, без договора с работодателем.

Есть определенный список официально разрешенных видов деятельности, при которых можно регистрироваться в качестве самозанятого.

Вот некоторые из них:

• реализация продукции своего производства;
• косметические услуги, предоставляемые на дому;
• организация ивентов;
• консультации: юридические, бухгалтерские и так далее;
• работа на фрилансе: таргетологи, копирайтеры, специалисты по SMM, дизайнеры, веб-разработчики и многие другие;
• пассажирские и грузовые перевозки;
• строительные, ремонтные работы;
• сдача жилых объектов в аренду.

Это лишь краткий перечень. Полный – расписан в законе.

Если вы перепродаете товары различных производителей, стать самозанятым не получится. В данном случае придется регистрировать ИП, как минимум. И выбирать другой спецрежим. Например, УСН или патент.

В целом же, перейти на НПД могут, как физлица, так и ИП, при соблюдении всех вышеперечисленных условий.

Нужна ли онлайн-касса самозанятым?

Теперь перейдем к главному вопросу – нужна ли онлайн-касса самозанятым?

Как правило, деятельность самозанятых сводится к тому, что они:

• занимаются продажей собственноручного изготовления;
• предоставляют какие-либо услуги;
• выполняют определенные виды работ для заказчиков.

Учитывая тот факт, что плательщики НПД еще и не нанимают сотрудников, их относят в перечень исключений по 54-ФЗ. То есть, данная категория полностью освобождена от обязанности применять онлайн-кассы. Это подтверждается 1-й статьей вышеуказанного закона, пункт 2.2.

Норма касается абсолютно всех самозанятых, включая индивидуальных предпринимателей.

Помимо плательщиков НПД, право на бессрочную отсрочку есть у:

• предпринимателей, которые работают в отдаленной/труднодоступной местности;
• организаторов религиозных обрядов и церемоний, продавцов культовых изделий;
• образовательных организаций;
• продавцов печатных газет, журналов, ценных бумаг;
• розничных торговцев, работающих на ярмарках, рынках, в выставочных галереях;
• приемщиков утильсырья и прочих (полный перечень в 54-ФЗ, статья 2).

Устанавливать ККТ самозанятым придется только в единственном случае – если они потеряют право на использование спецрежима. В основном такое происходит, когда самозанятый превышает максимально допустимую грань годового дохода (2 400 000) или принимает решение нанять сотрудников.

Должны ли самозанятые выдавать чеки?

Несмотря на освобождение от онлайн-касс, самозанятым необходимо предоставлять заказчикам документ, подтверждающий оплату товара, услуги или работы. По сути, это обычный чек. Но для его формирования достаточно специального приложения для смартфона, которое разработано под данную категорию налогоплательщиков и адаптировано под разные ОС.

Скачать его можно в Google Play. Для этого просто введите в поиске «Мой налог», выберите первое приложение в списке и нажмите «Установить».

Пользователям iOS следует загрузить программу из App Store.

Весь необходимый функционал, который потребуется самозанятому для эффективного взаимодействия с ФНС, уже предусмотрен в сервисе. В том числе и формирование чеков по осуществляемым транзакциям.

Как воспользоваться этой функцией:

• добавить новую продажу в самом приложении или веб-кабинете сервиса;
• прописать цену, название товара/услуги;
• подтвердить операцию, после чего сведения автоматически перенаправляются в ФНС.

Сформированный документ будет содержать название, дату/время расчета, ФИО самозанятого, уникальный идентификатор и QR-код. При получении денег от компании или ИП нужно дополнительно указывать их ИНН. За счет этого система разделяет платежи от частных и юрлиц.

Вид платежа определяет налоговую ставку:

• 4% – если заказчик является физлицом;
• 6% – при сотрудничестве с ИП, юрлицом.

Все сформированные чеки будут сохраняться в программе. Для однотипных услуг их можно копировать, просто меняя сумму. При оказании нескольких услуг выбивать разные чеки не нужно. Достаточно прописать их наименования отдельными строками в одном документе.

Образец чека, сформированного в приложении

Передавать чеки клиентам можно в двух форматах: электронном и бумажном. В случае получения наличных это должно происходить в момент оплаты. Безналичные разрешено отражать до следующего расчетного месяца, но не позже 9-го числа.

Нарушения сроков чреваты штрафами в размере 20% от дохода. Такое же наказание предусмотрено за невыдачу чека. Если выявлено повторное нарушение на протяжении полугода, сумма штрафа будет сопоставима с суммой непроведенного расчета.

Электронные документы отправляют на email или мобильный телефон. Бумажные – можно распечатать с помощью обычного принтера или принтера чеков, подключенного к устройству, на котором установлено приложение. Еще вариант – предоставить клиенту QR-код, который считывается с помощью смартфона или планшета.

Если в сформированном документе допущена ошибка, он аннулируется. После этого нужно скорректировать неверные данные. Также чеки аннулируют при расторжении сделок, по которым так и не была получена оплата, или при получении возврата от покупателя.

Что делать с ККТ, если ИП оформил самозанятость?

Бывает масса случаев, когда ИП переходят в статус самозанятого. Если до этого у них уже была касса, есть 2 варианта:

1. Оставить. Плательщики НПД могут свободно использовать контрольно-кассовую технику. По закону это необязательно, но и применение тоже не запрещено. Работать с купленной кассой можно до окончания срока действия фискального накопителя (13-15-36 месяцев). Еще один вариант – просто пока не пользоваться устройством. Если в планах на будущее присутствует масштабирование предпринимательской деятельности, стоит однозначно оставить онлайн-кассу. В любом случае самозанятые обязаны оформлять чеки именно через сервис «Мой налог».
2. Продать. Второй вариант радикальный. Перед продажей кассы нужно снять ее с учета и убедиться в том, что все сохраненные данные переданы в ФНС и ОФД. ФН продать не удастся: его может использовать только один владелец. После снятия с регистрации накопитель хранится 5 лет.

Действия в случае лишения права на НПД

При лишении права на НПД придется оформить ИП или ООО и выбрать другую подходящую систему налогообложения. Это необходимо для того, чтобы продолжить предпринимательскую деятельность. Перейти можно на патент, упрощенный или общий режим. На любом из них арендовать или покупать онлайн-кассу нужно в обязательном порядке.

Разновидности кассового оборудования в «ЕКАМ»

После потери статуса самозанятости на выбор и регистрацию кассового аппарата дается 30 дней. Если этого не сделать, есть высокая вероятность получить штраф в объеме 25-50% от прибыли, полученной без ККТ (не менее 10 000 рублей).

Выбирать кассовое оборудование нужно, исходя из специфики бизнеса. У каждого проекта свои потребности.

На что стоит обратить внимание:

• автономность. Способна ли техника работать без сети, от аккумулятора;
• тип устройства. Существуют недорогие кнопочные кассы для бизнеса с небольшим ассортиментом и клиентским потоком. Также есть компактное оборудование с удобным дисплеем – оптимально для курьерских служб, средних магазинов. Самый простой вариант, который подойдет в том числе и самозанятым – принтер чеков. Он не работает с товарами, только отправляет фискальные документы на печать;
• скорость печати. Идеальный показатель зависит от объемов заказов. Одним достаточно 40 мм в секунду, другим требуется не менее 80-100 мм;
• габариты. Магазин может обойтись стандартной стационарной кассой. Для переносных точек и курьеров понадобится вариант покомпактнее;
• поддержка ЕГАИС и маркировки. Необходима тем, кто торгует алкоголем и маркированной продукцией.

На рынке предлагают автономные и облачные кассы, смарт-терминалы, кассы для торговых автоматов, оборудование со встроенным эквайрингом. Многие модели есть в каталоге «ЕКАМ». Помимо покупки, компания предоставляет удобную услугу аренды облачной кассы. Рассчитать ее предварительную стоимость можно в онлайн-калькуляторе на сайте.

Расчет стоимости кассы в аренду

После покупки кассу нужно зарегистрировать в налоговой.

Как это сделать:

1. Подать электронное заявление на официальном ресурсе ФНС. Для отправки необходима КЭП. Ее получают заранее в одном из сертифицированных центров.
2. Установить подходящие параметры из списка. Они определяют будущий режим работы ККТ.
3. Указать ОФД, с которым собираетесь сотрудничать. Заключить договор с оператором следует еще на этапе подготовки. Доступные варианты размещены на сайте ФНС.
4. Внимательно перепроверить информацию перед отправкой. Из-за допущенных ошибок придется заново покупать ФН, поскольку он может стать недействительным.
5. Дождаться регистрационного номера для кассы. Его выдадут после проверки анкеты и заявления.
6. Ввести номер в ККТ, взять 10-значный код с распечатанного чека и прописать его на сайте.
7. Получить регистрационную карточку и сообщить параметры в ОФД.

Список официальных ОФД на сайте ФНС

Некоторые компании вместе с онлайн-кассой предлагают услуги настройки, подключения и регистрации. В таком случае специалисты полностью берут процедуру на себя: выпускают электронную подпись, заключают договор с ОФД, решают все вопросы с ФНС. В результате предприниматель получает уже готовую ККТ, которую можно сразу же применять в деле. Именно такое решение предоставляет «ЕКАМ».

Для лучшего контроля над всеми бизнес-процессами в дополнение к онлайн-кассе стоит также установить функциональную товароучетную систему.

Преимущества онлайн-касс с программой для учета

Подобное приложение значительно расширяет возможности онлайн-касс для ИП, как с персоналом, так и без него.

Товароучетная система «ЕКАМ» дает бизнесу такие преимущества:

1. Полноценный товарный учет, актуальные остатки всегда под рукой.
2. Контроль взаиморасчетов с контрагентами.
3. Формирование подробных аналитических отчетов о текущих и прошлых продажах.
4. Настройка программы лояльности с использованием дисконтных карт.
5. Печать первичных документов без необходимости их набора вручную.
6. Работа программы в «облаке». Это позволяет просматривать интересующую информацию по продажам в любом месте без риска потери записей.
7. Планирование закупок.
8. Управление скидками.
9. Формирование предпринимательской бухгалтерской отчетности.
10. Возможность дальнейшей автоматизации бизнеса за счет использования сканера штрихкодов.
11. Контроль эффективности работы продавцов.

Также программа минимизирует ошибки при продажах и позволяет предпринимателю удаленно контролировать все торговые операции.

Заключение

Самозанятость – простой и удобный режим для предпринимателей, которые получают небольшую прибыль. На нем можно использовать практически все виды расчетов с клиентами, при этом нет необходимости в установке онлайн-кассы. Оплаты фиксируются в приложении «Мой налог», там же ведется учет и отображается предварительная сумма обязательного платежа.

Единственное, что может понадобиться самозанятому – принтер чеков. И то только в том случае, если большая часть товаров/услуг оплачивается наличными. В основном клиентам плательщиков НПД вполне достаточно электронного чека, который можно быстро и легко отправить на почту или в sms из приложения.