Онлайн-касса для ООО: выбор устройства, регистрация в налоговой, заключение договора с ОФД

Выбор и покупка кассового аппарата - один из первых шагов, которые делаются при открытии розничного магазина или предприятия сферы услуг. Сегодня вопрос не вызывает серьезных трудностей, работы можно провести самостоятельно. Рассказываем, какие кассы подходят для разных сфер, что делать с устройством после покупки и во сколько это обойдется юридическому лицу.

Зачем вообще открывают ООО, а не ИП 

В зависимости от сферы деятельности, ассортимента товаров и вида оказываемых услуг, предприниматель выбирает организационно-правовую форму, подходящую бизнесу. Обычно выбор стоит между ИП и ООО. Юрлицо (ООО) открывают в случаях, когда ИП не подходит.

Индивидуальные предприниматели, согласно действующему законодательству, сильно ограничены в возможностях. Например, ИП не имеет права продавать ряд товаров (крепкие алкогольные напитки, лекарства, пиротехника, оружие).

Кроме этого, создание юрлица имеет ряд других преимуществ:

• более высокий статус. При прочих равных контрагенты выберут для сотрудничества ООО, а не ИП;
• организациям более охотно выдают кредиты в банках;
• у ИП практически нет возможности пользоваться такими благами, как покупка оборудования или техники в лизинг. А вот ООО может беспрепятственно взять по этой программе, например, несколько коммерческих автомобилей;
• юридическое лицо не отвечает перед кредиторами личным имуществом. Если у индивидуального предпринимателя за долги заберут его автомобиль и квартиру, то ООО рискует исключительно имуществом организации и уставным капиталом;
• ООО можно продать целиком или частично, вместе с названием, оборудованием и даже штатом сотрудников. ИП не продается и не покупается по определению.

Недостатки ООО:

1. более сложная процедура регистрации. Если для ИП достаточно паспорта, заявления и ИНН, то при создании юрлица потребуют устав, протоколы собрания учредителей и много других документов;
2. штрафы на порядок выше. За те провинности, которые обойдутся ИП в 5-10 тысяч рублей, организация отдаст десятки и даже сотни тысяч;
3. ООО сложнее ликвидировать или закрыть. Придется собирать документы, составлять бухгалтерский баланс и приглашать налоговиков. ИП закрывается по заявлению даже с долгами;
4. организации не имеют права вести упрощенную бухгалтерию. В штате обязательно должен быть бухгалтер, составляющий полную отчетности в Федеральную налоговую службу;
5. регистрация юридического лица обойдется чуть дороже, чем в случае с ИП. В 2020 году это стоит 4 тысячи рублей. Открыть ИП можно вообще бесплатно, если делать все через личный кабинет на сайте ФНС.

Сравнение организационно-правовых форм 

Какая онлайн-касса подойдет ООО 

Технически - любая. Выбор модели устройства никак не завязан на организационно-правовой форме. Подойдут те же марки и модификации, что и в любом другом случае. Критерии выбора упираются в другие факторы: количество чеков за одну рабочую смену, формат работы, способы оплаты и так далее.

Виды онлайн-касс для ООО:

1. Стационарные кассовые аппараты. Применяются розничными магазинами. При этом онлайн-касса всегда стоит на одном месте - кассовой зоне. Она получает питание от электросети 220 вольт, соединяется с интернетом по wi-fi или при помощи кабеля, имеет приличные размеры и вес.
2. Переносные онлайн-кассы. Используются курьерскими доставками, службами такси, агентами на выезде и так далее. Такие онлайн-кассы мобильны и автономны, небольших размеров и мало весят. Устройство легко помещается в сумку и даже карман, питается от встроенной аккумуляторной батареи а соединение с интернетом происходит по мобильной сети.
3. Онлайн-кассы для вендинговых автоматов. Торговые машины тоже должны выдавать покупателю кассовый чек. Об этом прямо сказано в Федеральном законе № 54-ФЗ. При этом кассира здесь нет, фискальный документ формируется самим устройством. Оно интегрировано с интерфейсом вендингового автомата, которое выступает в качестве устройства ввода информации.
4. ККТ для интернет-магазинов. Такие онлайн-кассы интегрируются с сайтом, системой оплаты и расчетным счетом в банке. Работают в автоматическом режиме. Как только покупатель делает транзакцию, система формирует и отправляет электронный чек на email. Часто устройство вообще находится в другом месте, а интернет-магазин подключает услугу контрольно-кассового обслуживания в виде SaaS-сервиса.

Внутри каждой группы есть свое деление на подкатегории. Канва здесь одна:

• количество фискальных документов за смену, или скорость печати кассового чека. Для магазина по формату гипермаркета нужны мощные POS-системы, а небольшому магазину одежды будет достаточно фискального регистратора, управляемого со смартфона;
• возможность подключения дополнительного оборудования. В зависимости от специфики, магазину могут понадобиться терминалы для эквайринга, электронные весы, сканеры штрих-кода и другие вспомогательные устройства;

Сопутствующее оборудование для онлайн-касс на сайте компании “ЕКАМ” 

• если занимаетесь продажей любого алкоголя, нужно иметь возможность принимать накладные ЕГАИС прямо на онлайн-кассе;
• возможность принимать платежи при оплате на сайте, если занимаетесь онлайн-торговлей или ее сочетанием с обычной розницей.

Где купить онлайн-кассу для ООО 

Покупка в специализированной организации по автоматизации торговли 

Многим предпринимателям этот вариант кажется предпочтительным, и на это есть причины:

• огромный выбор моделей контрольно-кассовой техники. Можно подобрать устройство с любыми характеристиками и на любой кошелек;
• полное сопровождение сделки от звонка до начала продаж. Как правило, под личным надзором специалиста. После первого созвона для вас назначается персональный менеджер, который отвечает за ход сделки;
• всесторонняя техподдержка и обучение персонала. Как правило, процесс выглядит так: для проведения работ назначается специалист, который устанавливает и настраивает оборудование.

Минусы покупки у специализированной компании:

• не во всех городах и регионах есть филиалы таких организаций;
• негибкие условия покупки и ценовая политика. На все товары и услуги установлены фиксированные цены.

По вопросам приобретения и регистрации онлайн-касс вы можете обратиться в компанию “ЕКАМ”.

Покупка у банка 

Многие банки также реализуют контрольно-кассовую технику и предлагает ее своим клиентам. Плюсы покупки:

• все в одном месте. Если ваш бизнес только стартует, вы обязательно пойдете в банк, чтобы открыть расчетный счет. Взять заодно и онлайн-кассу - значит сэкономить время;
• гибкие условия покупки. Банки могут себе позволить дать кассу в аренду, рассрочку или кредит;
• филиалы банков есть в любом городе.

Минусы:

• небольшой выбор ККТ;
• длительные сроки поставки. Онлайн-кассу можно прождать месяц или даже больше;
• практически полное отсутствие техподдержки и обучения персонала.

Покупка у оператора фискальных данных — ОФД 

Любой оператор с радостью продаст вам кассовый аппарат. Причем возьмет на себя все заботы по регистрационным действиям. Плюсы приобретения кассы у ОФД:

• готовый договор с оператором;
• выгодные расценки;
• регистрация в налоговых органах;
• это быстро. Некоторые операторы предлагают запустить кассу за один день.

Популярные онлайн-кассы на сайте ОФД 

Минусы покупки кассы у оператора:

• относительно слабая техническая поддержка;
• слабый выбор моделей — обычно 3-5 штук;
• никто не станет обучать персонал.

Немного о ценах на ККТ для ООО 

Приведем в пример несколько популярных моделей онлайн-касс со средними по рынку расценками:

• фискальный регистратор Атол 30Ф. Одно из самых бюджетных решений на рынке. Подойдет для небольшого магазина или предприятия сферы услуг. Приблизительная стоимость - 9 тысяч рублей;

• смарт-терминал Эвотор 7.3. Новая генерация популярной модели Эвотор 7.2 с расширенными функциями, новым дизайном и интерфейсом. Средняя цена - 17 тысяч рублей;

• POS-система АТОЛ Ритейл 54. Неплохое решение для магазинов с большой проходимостью. Цена комплекта с фискальным накопителем на 13 месяцев - в среднем 50 тысяч рублей.

Пошаговая инструкция по покупке и регистрации онлайн-кассы для ООО 

Шаг 1 - выбор подходящего устройства 

При этом можно ориентироваться на критерии, которые мы описали выше. Так вы не переплатите за онлайн-кассу, которая вам или не подходит, или будет слишком продвинутая для конкретного вида деятельности. Небольшому магазинчику у дома ни к чему мощная POS-система, печатающая тысячи чеков в день.

Самый главный элемент онлайн-кассы для ООО - фискальный накопитель. Его можно приобрести отдельно или в составе устройства. Есть накопители, рассчитанные на разные сроки работы: 13, 15, или 36 месяцев. Выбор зависит от рода деятельности и режима налогообложения. Чем больше срок работы ФН, тем он дороже. Средняя стоимость ФН на 13 месяцев - 7 тысяч рублей. После истечение срока ФН меняется на новый. Касса сама предупредит о необходимости замены на месяц до окончания срока.

Важно: и онлайн-касса, и фискальный накопитель должны быть включены в реестры ККТ и ФН, утвержденные налоговой службой. Список контрольно-кассовой техники можно посмотреть здесь, а реестр фискальных накопителей - тут.

Шаг 2 - получение электронной цифровой подписи 

Она понадобится при регистрации в налоговой и для работы онлайн-кассы. Все фискальные документы подписываются ЭЦП и отправляются в облачное хранилище.

Для действий с ККТ потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. Купить девайс можно в одном из удостоверяющих центров, имеющих разрешение от Минкомсвязи. Вот перечень документов, которые нужны при получении:

• личный паспорт будущего владельца ЭЦП (оригинал, копии главной страницы и прописки);
• свидетельство о государственной регистрации юридического лица (оригинал и копия);
• выписка из реестра регистрации юридических лиц (сроком не более полугода со дня выдачи);
• ИНН;
• пенсионное свидетельство будущего владельца электронной подписи - СНИЛС.

Стоимость услуги - от 1,5 до 5 тысяч рублей. Цена зависит от вида и качества носителя, сроков изготовления (за срочность придется заплатить), региона и других факторов.

Виды ЭЦП 

Шаг 3 - заключение соглашения с оператором фискальных данных 

Оператор фискальных данных (ОФД) осуществляет передачу, хранение и обработку фискальных документов. При проверке инспектор ФНС делает ОФД запрос, после чего получает информацию о проверяемом юрлице. До этого момента данные хранятся в облачном сервисе.

Услуги операторов платные, их стоимость - 3 тысячи рублей в год. Все действующие операторы также включены в особый реестр. Договор с ОФД заключается через учетную запись на сайте оператора, оплата услуг - банковскими переводом или пополнением лицевого счета, прикрепленного к аккаунту.

Шаг 4 - регистрация ККТ в налоговой, фискализация 

Заключительный шаг - постановка онлайн-кассы на учет налоговыми органами. Для регистрации интернет-ККТ нет необходимости посещать отделение ФНС лично, можно воспользоваться учетной записью и сделать работу удаленно. Государственная пошлина не взимается. Старый порядок регистрации тоже сохранился, но в упрощенном виде. Теперь ставить ККТ на учет разрешается в любом офисе ФНС, вне зависимости от места регистрации ООО и региона ведения деятельности.

Список документов для регистрации:

• адрес установки онлайн-кассы. Это будет непосредственный адрес торговой точки, где используется устройство;
• модель онлайн-кассы. Ее нужно выбрать из предложенного списка;
• название магазина или торговой точки;
• заводской номер кассового аппарата - он указан в паспорте устройства;
• данные о фискальном накопителе - его модель и номер;
• данные об операторе фискальных данных, с которым заключен договор на передачу данных;
• заполненное заявление по форме КНД 1110061.

Остались вопросы? Вы можете задать их специалистам компании “ЕКАМ”, позвонив по телефону или написав нам на почту. Надеемся, статья была полезной. Успехов в бизнесе!