Какую онлайн-кассу выбрать для курьеров интернет-магазинов?

С ростом онлайн-торговли предприниматели всё чаще задают вопросы по поводу правильного алгоритма применения кассовой техники при продажах в сети. Особые сложности вызывает использование онлайн-кассы для курьеров интернет-магазинов. И их опасения небеспочвенны, ведь штрафы за нарушение закона 54-ФЗ составляют десятки тысяч рублей.

Сегодня мы разберем, какие онлайн-кассы для курьеров интернет-магазинов существуют и как их правильно применять.

Варианты курьерской доставки

При рассмотрении требований закона к использованию онлайн-касс курьерами интернет-магазинов важно понимать, на каком основании сотрудник выполняет свою работу.

Аутсорсинговые курьерские компании могут предоставлять много других услуг

Существует два варианта работы персонала по доставке:

1. Заказ доставляется курьером, состоящим в штате интернет-магазина или имеющим другое законное основание использовать онлайн-кассу фирмы.
2. Заказ доставляет аутсорсинговая компания. Она же принимает оплату за товар, которая впоследствии перечисляется на банковский счет предпринимателя.

Рассмотрим, какие обязательства по использованию онлайн-касс возникают у интернет-магазина в обеих случаях.

Доставка штатным курьером

На первом этапе внедрения онлайн-касс на рынке практически отсутствовали программы по работе с ними. Курьерам приходилось носить с собой полный набор техники, чтобы выбивать и печатать бумажный чек для покупателя. Сейчас же всё стало намного проще – цифровизация сделала своё дело.

На сегодня онлайн-касса для курьера всё же нужна, но использовать он может её двумя способами:

• носить с собой полноценный портативный кассовый аппарат;
• подключаться к онлайн-кассе удаленно через приложение на смартфоне или планшете.

Использование полноценного кассового аппарата для торговли изначально закладывалось в суть реформы. Но что же говорится в законе 54-ФЗ о возможности использования онлайн-касс курьерами дистанционно?

1. В пункте 2 статьи 1.2 электронный чек приравнивается к бумажному. Продавцу не обязательно печатать документ (при согласии клиента), достаточно предоставить доступ к нему посредством СМС, e-mail или QR-кода.
2. Пункт 5.6 статьи 1.2 разрешает формировать чек вне магазина при разносной и дистанционной торговле, чем, собственно, и занимается интернет-магазин.

Кроме того, начиная с конца 2019 года ФНС заняло по этому поводу четкую позицию, которую описывает в каждом запросе со стороны предпринимателей. Согласно ей продавец имеет право использовать ККТ, расположенную вне места совершения расчётов, но при этом в момент оплаты нужно отправить или выдать клиенту чек.

Работа курьером имеет множество плюсов

Также ФНС четко определяет 3 способа формирования чека при применении онлайн-касс штатными курьерами:

• печать бумажного чека на портативной ККТ;
• отправка электронного чека клиенту в SMS или email;
• демонстрация на экране телефона курьера QR-кода, кодирующего ссылку на электронный чек.

Для использования онлайн-касс курьерами интернет-магазинов можно выбирать любой из предложенных трёх вариантов. Причем допускается применять параллельно все способы, исходя из пожеланий клиента.

Доставка сторонним курьером

Если интернет-магазин сам доставкой заниматься не хочет, то отдает это на аутсорс сторонней курьерской организации. Но необходимость выдачи чека при оплате наложенным платежом никуда не исчезает. Кто-то должен принять деньги и выдать покупателю фискальный документ.

При передаче доставки на аутсорс есть несколько способов выхода из этой ситуации:

1. Отправлять заказы курьером только при условии полной предоплаты на сайте.
2. Подписать с курьерской службой договор как с платежным агентом.

Второй вариант характеризуется тем, что курьерская компания не несет никакой ответственности перед покупателем, как перед потребителем. Её функция ограничивается приемом денег и выдачей чека. Впоследствии полученные суммы перечисляют на банковский счет интернет-магазина.

Особенности работы с платежным агентом

При выборе сторонней службы доставки обращайте внимание, может ли компания выступать платежным агентом. Ситуации бывают разные и иногда данная опция может пригодится.

Комиссия платежного агрегатора составляет до 5% от стоимости товара

Дополнительными параметрами, которые платежный агент указывает в чеке являются:

• параметр «Признак агента»: комиссионер, агент или другое;
• наименование непосредственного поставщика товара (ИП или ООО интернет-магазина).

Следует понимать, что деятельность платежных агентов имеет свои недостатки:

• комиссия платежного агента за работу с онлайн-кассой и доставку может достигать 30% от стоимости товара (у почты России в среднем 4% без стоимости доставки);
• при проблемах с доставкой по вине агента имиджевые потери несет сам интернет-магазин;
• дополнительные сложности оформления возвратов;
• при возникновении каких-либо проблем с доставкой или самим товаром покупатель будет жаловаться в любом случае на продавца.

Возможности собственных курьеров по работе с клиентами и онлайн-кассами значительно выше. Поэтому интернет-магазину, при наличии экономической целесообразности, желательно иметь для доставки собственный персонал.

Варианты удаленного применения онлайн-касс

Согласно разъяснениям ФНС, предпринимателям не обязательно использовать онлайн-кассу в месте выдачи товара. И компании, продающие кассовое оборудование, превратили эту лазейку в своё конкурентное преимущество.

Схема работы облачной онлайн-кассы

На рынке появилось много программного обеспечения, предоставляющего курьеру интернет-магазина удаленный доступ к онлайн-кассе.

Каким же образом печатается чек удаленно? Схема работы следующая:

1. Установка в офисе стационарного кассового аппарата либо аренда облачной онлайн-кассы.

2. Установка на смартфон курьера ПО, позволяющего обмениваться с информацией с онлайн-кассой.

3. При доставке покупатель оплачивает товар удобным ему способом. Далее возможны три варианта:

• при наличии у курьера портативного принтера чек распечатывается, но только после получения соответствующей информации от онлайн-кассы и регистрации чека в ОФД;
• покупатель предоставляет свой email или номер телефона, курьер вбивает эту информацию в программу, формируется электронный чек, который отправляется по указанным реквизитам;
• онлайн-касса формирует чек и отправляет на смартфон курьера его эквивалент – цифровой QR-код, который показывается покупателю.

Последний способ можно использовать только при согласии на него клиента, так как не у всех может быть при себе телефон с камерой. Лучше всего, чтобы курьер интернет-магазина был готов ко всем перечисленным случаям, хотя зачастую покупателям вполне хватает электронного чека.

Преимуществом удаленных онлайн-касс является возможность подключения к ним неограниченного количества курьеров. Таким образом, даже крупному интернет-магазину может хватить для работы одной производительной облачной онлайн-кассы.

Какое место выполнения расчетов указывать курьеру?

Где только не использует онлайн-кассу курьер интернет-магазина. Это может быть подъезд жилого дома, остановка автобуса или парк.

Пример определения геолокации во время доставки заказа

В любом случае закон требует указать в фискальном чеке фактическое место расчета. Им может быть:

• домен сайта, если оплата производилась непосредственно во время заказа, а курьер просто привез товар;
• написать адрес, который указал в заказе покупатель;
• указать адрес на основании данных геолокации смартфона.

Все три варианта являются легальными и не нарушающими закон.

Какую онлайн-кассу выбрать для курьера интернет-магазина

Исходя из вышеизложенного, для курьера интернет-магазина подойдет практически любая онлайн-касса: облачная, стационарная, портативная. Разберем особенности применения и выбора каждой из них.

Облачная онлайн-касса

В последние пару лет облачные онлайн-кассы получили широкое распространение благодаря своей дешевизне и удобству. Лидером на российском рынке по предоставлению этого оборудования является компания ЕКАМ.

Преимуществом облачных касс являются:

• высокая производительность;
• отсутствие необходимости в настройке и обслуживании;
• доступность в любой точке, где есть доступ к интернету;
• минимальная ежемесячная стоимость;
• гарантия отсутствия проблем с ФНС при случайном повреждении оборудования.

Кроме того, компания ЕКАМ помогает начинающим предпринимателям с подписанием договора с ОФД, регистрацией ККТ и интеграцией ККТ с учетной системой сайта.

Тарифы ЕКАМ – самые доступные для малого бизнеса

Оптимальной связкой на данный момент является комбинация интернет-магазина на базе платформы InSales и программного обеспечения ЕКАМ.Чеки. Оба решения предоставляются по подписке, имеют круглосуточную службу поддержки и позволяют начать бизнес с минимальными вложениями.

К облачной онлайн-кассе можно одновременно подключить точку выдачи товаров, оплату на сайте и непосредственно курьеров. Таким образом, этот вариант является оптимальным решением для интернет-магазина. Подключить облачную онлайн-кассу можно здесь.

Стационарная онлайн-касса

Наличие собственной стационарной онлайн-кассы предполагает определенные затраты на её покупку и настройку. В остальном же её использование курьерами интернет-магазина мало отличается от облачной ККТ.

Фискальный регистратор АТОЛ 30Ф для интернет-магазинов

Хорошим вариантом фискального регистратора для интернет-магазина является АТОЛ 30Ф, который имеет достаточную скорость печати, а также интегрируется с интернет-магазином и программным обеспечением ЕКАМ.

Портативные смарт-терминалы

Смарт-терминалы – это автономные ККТ, которые обеспечивают самостоятельную работу курьера во всех отношениях. Типичным примером такого оборудования является онлайн-касса MSPOS-E-Ф.

Для курьеров интернет-магазинов MSPOS-E-Ф – отличный вариант

По сравнению с обычным стационарным кассовым аппаратом она имеет ряд особенностей:

• WiFi модуль;
• поддержка мобильного интернета, вплоть до 4G;
• встроенный аккумулятор;
• цветной сенсорный экран диагональю 5,5 дюймов;
• эквайринговый модуль;
• принтер чеков.

Таким образом, при наличии MSPOS-E-Ф курьер может работать полностью автономно на протяжении всей смены. Не нужно будет вводить номер телефона или email покупателя – можно просто распечатывать в каждом случае обычный бумажный чек.

Главным недостатком смарт-терминала в качестве онлайн-кассы для курьеров интернет-магазинов является его цена. В отличие от облачной кассы, готовой работать со всеми курьерами одновременно, портативный кассовый аппарат нужно покупать для каждого сотрудника отдельно.

Когда интернет-магазину не нужна онлайн-касса для курьера

Заниматься онлайн-продажами без кассовой техники можно в следующих случаях:

• ведение бизнеса в статусе самозанятого;
• покупатели оплачивают заказы через платежные агрегаторы на сайте и через платежных агентов при наложке;
• предприниматели, принимают оплату исключительно безналом через банковский платеж.

Разберем эти варианты подробнее.

Самозанятый курьер

Самозанятые для регистрации бизнеса и ведения деятельности используют только приложение «Мой налог» или его аналоги. Никакой дополнительной отчетности им формировать не нужно. В этом же приложении печатаются и чеки.

Преимущества регистрации самозанятым

Что касается онлайн-торговли, то продавать в интернет-магазине самозанятые могут только продукцию собственного производства. Перепродажа чужих товаров на этой системе налогообложения запрещена.

Наемных работников у самозанятого тоже быть не может, поэтому и курьером в своем интернет-магазине имеет право быть только сам предприниматель. Да, обязанностей в таком случае много, зато в таком бизнесе совсем не обязательно использовать онлайн-кассу.

Использование для приема платежей сторонних сервисов

Сторонние компании за определенную плату могут взять на себя работу по приему платежей в интернет-магазине.

Что касается безналичных оплат на сайте, то такие услуги предоставляют платежные агрегаторы, например ЮKassa. Деньги за покупку перечисляются сначала на счета агрегаторов, а потом уже в течение 1-3 дней переводятся предпринимателю. Чеки в таком случае выдаются посредниками, а не владельцем интернет-магазина.

Система InSales.Pay предлагает минимальные тарифы на интернет-эквайринг

Чтобы избежать применения онлайн-касс курьерами интернет-магазинов, подписываются договора с платежными агентами, которыми являются большинство крупных служб доставки. Именно они при помощи собственной кассовой техники печатают чеки после того, как получатель посылки заплатит за неё наличкой или банковской карточкой.

Работа с банковским платежом

Работа интернет-магазина исключительно по безналу не является редкостью. Такие сайты часто торгуют промышленными материалами и оборудованием.

После безналичной оплаты курьерская доставка осуществляется без выдачи чека. Его заменяет банковская квитанция.

Критерии выбора портативной онлайн-кассы для курьеров

С особенностями выбора облачной онлайн-кассы вы можете ознакомиться в нашем предыдущем материале. Сейчас же разберем критерии выбора портативной ККТ для курьеров интернет-магазина.

Для смарт-терминала желательно купить запасной аккумулятор

Итак, при покупке автономной кассы нужно обращать внимание на следующие моменты:

• наличие онлайн-кассы в реестре ФНС;
• срок работы от аккумулятора, включая максимальное количество выдаваемых без подзарядки чеков;
• компактность;
• наличие разъёма для SIM-карт;
• поддержка 4G-интернета и WiFi;
• наличие встроенного принтера чеков и эквайринг-модуля;
• поддержка отправки клиенту чека в электронном виде;
• поддержка продажи маркированной продукции;
• рабочая температура, ведь зимние условия могут быть довольно суровыми;
• возможность подзарядки от автомобиля.

Преимуществом мобильных онлайн-касс для курьеров является также возможность формировать и выдавать чеки даже без подключения к интернету. Закон это позволяет. В таком случае вся информация записывается на фискальный накопитель, а потом, при подключении к сети, передается в ОФД и ФНС. С облачными кассами распечатать чек без интернета, к сожалению, не удастся.

При возникновении любых сомнений при выборе онлайн-кассы для курьеров интернет-магазинов обращайтесь в компанию ЕКАМ. Её специалисты подберут для вас оптимальный вариант техники и сделают всё, чтобы вы получили весь необходимый функционал по минимальной стоимости.