Онлайн-касса для кофейни и кофе с собой - получение и регистрация, виды оборудования

Кофейня или «кофе с собой» - это перспективный бизнес, не требующий больших вложений по сравнению с другими заведениями общепита. Примерные затраты на «старте» — около 1,2 млн рублей. Через 4 месяца вы выйдете на безубыточность, а через год — на окупаемость. Чтобы добиться успеха, надо не только грамотно составить бизнес-план и продумать каждый свой шаг, но и легализовать денежный доход. Лучший способ сделать это — купить и настроить онлайн-кассу.

Что такое онлайн-кассы и зачем они нужны

Бизнесмен обязан передавать данные о выручке в Федеральную Налоговую Службу. Если раньше для этого приходилось регулярно делать отчёты и встречать проверки, отвозить кассу в налоговый орган, то сегодня жизнь предпринимателя значительно упростилась. Теперь все необходимые сведения можно быстро передать через интернет. К преимуществам онлайн-касс относятся:

простота в использовании;
широкий функционал;
возможность сохранения информации.

Основная часть кассы — фискальный накопитель. Он надёжно шифрует данные, так, чтобы у третьих лиц не было возможности их перехватить. Также накопитель передаёт в ФНС следующие данные:

Название товара.
Дата, время продажи.
Количество единиц.
Сумма.

Получая эти сведения, ФНС анализирует данные и отслеживает доход торговой точки. Бизнес легализуется и предприниматель может спать спокойно и не бояться проблем с налоговой.

Что будет если открыть кофейню или «кофе с собой» без онлайн-кассы

Часто предприниматели, не разбираясь в юридических аспектах, считают, что бизнес можно вести и без онлайн-кассы и в законе не прописано её использование. В действительности, это так и есть, но этот момент важно тщательно изучить. Хоть законом не предусмотрено наказание за отсутствие онлайн-кассы, но штраф получат те, кто использует контрольно-кассовое оборудование, которое не подходит под требования закона №54-ФЗ. Такая формулировка может сбить с толку, поэтому важно внимательно изучать все юридические тонкости и запомнить, что легальное ведение бизнеса избавит вас от множества проблем.

Налоговые органы регулярно проводят проверки ККТ. Штрафы выписываются за следующие нарушения:

За неприменение контрольно-кассовой техники. Сумма высчитывается от общей суммы нелегальных чеков: за первое нарушение для ИП — 25%, но не меньше 10 тысяч рублей, для юрлиц — 75%, но не менее 30 тысяч рублей. Если предприниматель сообщит эту же ошибку повторно, ему могут запретить заниматься этим видом деятельности на фиксированный в законе срок.
За невыдачу чека. Наказание сопоставимо с предыдущим пунктом.
Если в чеке не отображена номенклатура. Штраф может составить от 3 до 10 тысяч рублей в зависимости от статуса бизнесмена. Это — одна из самых частых причин получения штрафа, и её причиной становится невнимательность сотрудников. Следует правильно обучить персонал, объяснить, что в чеке надо указывать полное название позиции, а лучше установить специальное приложение, которое упрощает работу на кассе.
За неправильное использование кассы. Штраф грозит вам в том случае, если вы неправильно прошли регистрацию, не указали изменившиеся данные и нарушили любые другие юридические формальности.

Частым заблуждением начинающих предпринимателей становится соблазн начать деятельность без онлайн-кассы. Попробовать, оценить, понять, есть ли смысл тратиться на покупку, оформление, обучение персонала. Важно понимать, что привлечь к ответственности за нарушение могут даже спустя год при единоразовом проступке. Если кофейня систематически работала с нарушениями, то штраф будет назначен с момента обнаружения проступка.

Порядок получения и регистрации онлайн-кассы

От покупки и регистрации онлайн кассы бизнесменов часто останавливает страх, насколько это долго, сложно и дорого. В действительности, вся процедура достаточно простая и не наносит существенный финансовый урон вашему карману.

Главное правило — не спешить, чтобы не наделать ошибок. Ведь при спешке высок риск нарушить правила регистрации или вообще неправильно применять технику и вывести её из строя.

Онлайн-кассу следует зарегистрировать в налоговой. Это можно сделать, просто посетив учреждение. Для многих бизнесменов, которые боятся совершить ошибку с незнакомой техникой, это — отличный способ решить вопрос. Сотрудники налоговой подскажут, как сделать всё правильно и быстро. Единственный минус в том, что придётся тратить время на поход и, возможно, посидеть в очереди. Зато этот способ гарантирует отсутствие ошибок при регистрации.

Если вы уверены, что справитесь с задачей самостоятельно, следует пройти онлайн-регистрацию. На самом деле эта процедура не составляет особого труда. Сайт налоговой прост даже для неопытного пользователя интернета, интерфейс максимально понятный. Подача заявления осуществляется по следующему плану:

Зайдите в свой личный кабинет. Если у вас его нет, пройдите регистрацию, обязательно указывая свои настоящие данные правильно.
Вам нужна категория «Учёт ККТ».
Далее выбираем «Зарегистрировать контрольно-кассовый аппарат».
Укажите модель кассы.
Введите адрес, где она будет использоваться. Список вариантов вам предложит сервис.
Уточните технические характеристики, в том числе особые показатели.
Выберете оператора данных, с которым до этого вы должны будете заключить договор по оказанию услуг.
Поставьте свою электронную подпись.
Отправьте заявление и ждите ответа.

После отправки заявления, его будет проверять сотрудник налоговой. Если все указанные вами данные верны, то вам придёт регистрационный номер. Это — цифры, которые надо ввести в онлайн-кассу, вместе со своим индивидуальным налоговым номером.

Завершив процедуру, вы получите чек, в котором будет отображён номер фискализации. Далее снова заходим на сайт налоговой, и в разделе «отчёт» в строке «фискальный признак» вбиваем туда эти цифры. Система попросит ввести дополнительные данные, в том числе дату регистрации. Далее подписывайте документ и снова отправляйте его на проверку. При успешном заполнении всех граф вы получите регистрационную карточку. Её также нужно подписать электронной подписью.

Далее снова заходим в свой личный кабинет. Там нужно ввести все полученные вам данные и завершить процесс регистрации. Не стоит пугаться большого количества действий. При внимательном отношении вся процедура суммарно займёт не более 20 минут.

Какая должна быть касса для кофейни и «кофе с собой»

Юридические аспекты безусловно заслуживают внимания. Но в погоне за легальным оформлением не стоит забывать и про функциональность самого устройства. От правильности выбора модели будет зависеть, насколько легко и быстро сможет работать ваш персонал. А от действий работников — количество обслуженных, и главное, довольных клиентов. Для начала мы рассмотрим какие виды контрольно-кассового оборудования вы можете найти в магазине:

Это — основные виды касс и их базовые характеристики. При выборе контрольно-кассовая техники следует руководствоваться более детальными показателями, чтобы понять, какое устройство будет работать на пользу вашему бизнесу.

Начнём с того, что кофейня — это небольшое заведение, которое не подразумевает длительных посиделок и больших компаний. Чаще всего люди берут кофе для того, чтобы выпить его на ходу, по дороге на работу и учёбу. Соответственно бизнесмен будет приобретать или арендовать помещение с небольшой площадью, поскольку значительное количество квадратных метров просто не требуется.

Если мы говорим о кофейне в формате «кофе с собой», то это — обычно небольшая точка в торговом центре, в спортивном заведении или на улице. Такой тип помещения также не подразумевает больших площадей.

Поэтому первое, на что надо обратить внимание— это компактность самой ККТ. Устройство не должно занимать много места, при этом всегда находиться под рукой бариста. Удобный и свободный доступ к прибору позволит сотруднику максимально оперативно обслуживать клиента, что особенно важно в пиковые часы, то есть в начале и в конце рабочего дня.

Второй важный момент, который должен учесть владелец кофейни: это скорость распечатки чека. Люди хотят быстро получить свой горячий, а не остывший кофе, и бежать по делам дальше. Никто не заинтересован в длительном ожидании. А если кассовая техника подводит вас по скорости, скорее всего большая часть потока покупателей уйдёт к более расторопному конкуренту. Особое внимание этому параметру стоит уделить заведениям, который обслуживают большое количество клиентов ежедневно.

Третий важный момент — это возможность интегрировать онлайн-кассу с сервисами бухучёта. Тогда владельцу или бухгалтеру, при его наличии, не придётся выполнять лишние действия, перенося данные. А достаточно будет просто выгрузить всю важную информацию.

Как законно сэкономить при использовании кассы в кофейне

Оборудование для работы в кофейне стоит недёшево. Кроме онлайн-кассы надо купить еще множество агрегатов, обучить персонал и понести множество других денежных издержек. Если ваши финансовые возможности не могут покрыть все затраты, есть хороший, а главное легальный способ сэкономить:

1. Взять онлайн-кассу в аренду. Такую услугу предлагают множество предприятий, в том числе и производители касс. Этот метод имеет много преимуществ.

Во-первых, вам не придётся отказываться от мечты открыть кофейню из-за нехватки денежных средств. Во-вторых, беря оборудование в аренду, вы можете максимально точно ознакомиться с его функционалом, изучить слабые и сильные стороны агрегата. Впоследствии, когда вы накопите деньги, то сможете выбрать самый лучший вариант с учетом накопленных знаний. Цена аренды обойдётся в районе 2000 — 3000 рублей.

2. Второй способ — превратить стационарную кассу в облачное устройство, то есть произвести ее расшаривание. При этом чеки будут выдаваться на одной кассе, а вместо переносных устройств бариста может пользоваться смартфоном. Существует множество недорогих приложений, который делают доступной такой вид услуги.

Как работать с онлайн-кассой в кофейни или при продаже «кофе с собой»

После прохождения регистрации можно смело приступать к работе.Но если в ваше меню входят напитки с алкоголем, надо дополнительно обратиться в ЕГАИС.

Процесс работы с онлайн-кассой не сильно отличается от обычной. Здесь также надо открывать и закрывать смены, проводить инкассацию и выдавать чеки клиентам. Устройство ценно тем, что большинство процессов происходят автоматически, без участия оператора.

Запомните правила, который помогут вам быстро освоить онлайн-кассу и натренировать персонал.

Бизнесмену следует самостоятельно пройти хотя бы базовые курсы по работе с устройством, чтобы потом передавать свои знания сотрудникам.
Открывая сеть кофеен, позаботьтесь о системе автоматизации.
Внимательно читайте инструкцию к прибору, особенно условия эксплуатации, диапазон допустимых температур.
Если вы новичок в этом деле, не чистите и не ремонтируйте кассу самостоятельно или с помощью персонала.
Не забывайте, что штат должен ознакомиться под подпись со всеми инструкциями и правилами.

Многих предпринимателей волнует вопрос нужно ли использовать журнал кассира-операциониста. Если раньше при работе на обычной кассе этот вопрос не стоял, то сегодня многие эксперты уверяют, что он не нужен. Конечно его отсутствие облегчает жизнь персоналу, но тем не менее, следует им пользоваться из-за неоднозначной позиции о его необходимости. А также такая форма отчётности формирует у работников аккуратность и ответственность.

Вывод

Онлайн-кассы — это полезный и удобный инструмент для ведения бизнеса. Какой бы ни был масштаб вашей кофейни, всё равно стоит купить устройство для легального ведения бизнеса. Если у вас не хватает денежных средств, рассмотрите способы сэкономить, не нарушая закон. Процесс регистрации не представляет сложности и не занимает много времени.

Внимательно выбирайте модель онлайн-кассы, не пренебрегайте важными функциями, отказавшись от лишних опций. При правильном выборе и регистрации контрольно-кассовая техники ваш бизнес будет процветать и в никогда не узнаете проблем с налоговой службой.

Онлайн-касса для кофейни и «кофе с собой»: выбор и подключение оборудования, нюансы применения