Недостача в розничном магазине: откуда берется, что с этим делать и как избежать - рекомендации для предпринимателей
Недостача - это когда вы не досчитались товаров или денег в процессе учета. Явление опасное и вредное во всех отношениях. Сегодня расскажем о том, как эффективно ему противостоять. Итак, начинаем: причины появления недостач и способы борьбы с ними.
Предисловие
Недостача обусловлена несколькими причинами, но суть всегда одна: денег в кассе меньше, чем должно быть получено от реализации товаров. Поэтому варианта 2: исчезают либо деньги, либо сам товар. Абстрактный пример: вы получили от поставщика 10 пар обуви и стали продавать их по 1000 рублей. Через неделю на складе осталось 4 пары, то продать должны 6. Но в кассе находится не 6 тысяч рублей, а только 5. Значит, либо пропала одна пара со склада, либо тысяча рублей из кассы. Это и есть недостача. Рассмотрим все возможные причины явления.
Причина 1 - воровство товара персоналом
Из всех возможных причин недостачи нечестные сотрудники - самая главная и распространенная причина. Те, кто нанимал продавцов для работы в розничном магазине, прекрасно знают: есть целая когорта сотрудников, которые устраиваются в торговую точку для реализации своих серых схем. Те, кто похитрее, не подставляются и в открытую не берут. Они продают из-под прилавка собственный товар, мухлюют с возвратами, в общем, не подставляют борта. Но есть и те, кто ворует в открытую. Персонал действует нагло и уверенно, иногда в сговоре с третьими лицами. А потом вам говорят, дескать тащат покупатели из торгового зала. Это тоже одна из часто встречающихся причин, но все же не основная.
Как сотрудник может украсть товар, чтобы образовалась недостача:
- Элементарно взять продукцию себе и свалить все на покупателей, приемщиков или других сотрудников.
- Оформить фиктивный возврат. Такие приемы осуществляются с привлечением третьих лиц.
- Продать товар мимо кассы: принять наличную оплату, отдать единицу товара, но не проводить сделку через кассовый аппарат.
- Взять из кассы денежные средства.
- Продать больше товара, чем указано в чеке. Такие приемы тоже проводятся с привлечением подставных покупателей - соучастников нечестного продавца.
- Прихватить с собой часть товара или средств из кассы во время увольнения. Один из самых сложных случаев. При таком раскладе ни денег, ни продавца, скорее всего, уже не найти.
Как бороться: лучший и самый верный способ - нанимать на работу ответственный и честный персонал. А главное - замотивированный. Сотрудники должны держаться за работу и дорожить ей. Премии, зарплаты чуть выше средней по рынку, система поощрений и взысканий - все это обязательно должно присутствовать в кадровой политике. Но люди всегда считают, что им мало платят, поэтому методы дополнительного контроля никогда не помешают. Вот о чем речь:
- применяйте систему видеонаблюдения. Не ту, которую на отвяжись сделал арендодатель чтобы повысить привлекательность помещения. Видеосъемка должна вестись в торговом зале, прикассовой зоне, на складе и других зонах;
- используйте товароучетные программы. При работе с таким софтом действия сотрудников будут как на ладони. Каждый продавец заходит в систему под индивидуальными логином и паролем. Владелец всегда может определить, в чью смену произошла подозрительная продажа;
- не привлекайте продавцов для проведения инвентаризаций. Тот, у кого рыльце в пушку, вполне может воспользоваться этим, чтобы замести следы и скрыть недостачу;
- периодически прибегайте к услуге “тайный покупатель”. Предложений этой услуги на рынке предостаточно - достаточно заглянуть в интернет. Если даже компании, занимающиеся комплексной безопасностью магазинов розничной торговли.
Причина 2 - воровство товара покупателями
Недобросовестные клиенты воруют все: от дорогого алкоголя до копеечных салфеток. Здесь однозначно проигрывают магазины самообслуживания, где клиент в торговом зале предоставлен сам себе. Однако сам формат настолько удобен и экономичен, что отказываться от него ни в коем случае не нужно.
Как бороться:
- видеосъемка пригодится и здесь. Затраты на установку и эксплуатацию систем видеонаблюдения с лихвой окупятся. Неплохое решение - установка муляжей камер совместно с рабочими устройствами;
- охрана торгового зала. Присутствие сотрудника службы безопасность напрочь отбивает желание что-то украсть. Есть нюанс: нужно тщательно подбирать сотрудников охраны. Случаи воровства среди них тоже не редкость;
- установите на выходе рамки-сканеры. Так покупатель, прихвативший товар не сможет покинут магазин незамеченным.
Причина 3 - плохо организованы приемка и оприходование товара
Если при приемке никто ничего не считает, не взвешивает и не проверяет документы, недостачи не избежать. Во-первых, сами поставщики могут неправильно скомплектовать заказ и что-то не доложить. Во-вторых, на честность снабженцев приходится рассчитывать не всегда. Если кладовщики и ответственные лица подходят к работе спустя рукава, недостача гарантирована.
Как бороться:
- разработайте и внедрите в работу правила приемки товара. Типовую инструкцию можно найти в сети. Распечатайте ее, ознакомьте ответственных сотрудников под личную подпись;
- при приемке количество товара проверяется на соответствие заявке и сопроводительной документации. Штучные позиции пересчитываются, весовой товар взвешивается. При любом несоответствии партия не принимается;
- установите программы товароучета. Они существенно облегчают процедуру приемки. Одно из главных преимуществ - электронный документооборот. Часто бывает, что провести приемку как положено по факту не выходит: то документы не привезли (обещали завтра), то товар поставляют частями. С программами товароучета такие ситуации невозможны в принципе.
Оприходование товара в системе учета ЕКАМ
Причина 4 - бардак со списанием и сроками годности
В основном касается продуктовых магазинов и торговых точек, имеющих дело со сроками годности. Нередко половина продукции списывается, даже не доходя до прилавка. Особенно это касается скоропортящихся товаров: молочки, хлебобулочных изделий, полуфабрикатов. Недостача возникает именно по этой причине: товар закуплен, но не продан, а значит недополучена выручка.
В отличие от предыдущих случаев здесь речь идет о системной ошибке и искать конкретных виновных бессмысленно. Нужно оптимизировать закупки, хранение и реализацию.
Как бороться:
- систематизировать поступление товара со склада на полки магазина. Здесь есть 2 основных подхода: FEFO (first-expire-first-out, когда на полки поступает товар с минимальным остаточным сроком годности) и FIFO (FIFO (first-in-first-out. Первым на витрину уходит продукция, которую приняли на склад раньше);
- наладить температурный режим хранения. При более низких температурах продукты хранятся дольше;
- оптимизировать закупки. Возможно, товары приходится списывать и утилизировать потому, что вы заказываете больше, чем в состоянии реализовать за период срока годности;
- применять товароучетные системы. Такие программы сами отслеживают сроки годности;
- изменить выкладку позиций на витрины. Первыми на полке должны лежать товары с меньшим остаточным сроком хранения, чтобы их брали в первую очередь;
- не брать у поставщиков товары с критически маленьким сроком хранения. Особое внимание следует уделить разнообразным акциям от снабженцев. Они часто пытаются таким образом реализовать неликвиды.
Причина 5 - ошибки прошлых инвентаризаций
А вы уверены, что недостача образовалась именно в текущем отчетном периоде? Мы бы на вашем месте не особо на это надеялись. Возможно ошибка закралась в учет несколько месяцев назад и кочевала из отчета в отчет, пока не была обнаружена при первой нормальной проверке.
Как бороться:
- не привлекайте для проведения проверок материально заинтересованных лиц: продавцов, администраторов и кладовщиков. Так часто делается для экономии средств и это не правильно. Лучший выход - привлечение сторонней специализированной организации. Нет средств платить за их работу - пригласите продавцов из другого магазина или отдела, не связанного с проверяемым единой хозяйственной деятельностью;
- ведите товароучет в электронном виде с использованием специализированного ПО - складских программ. Они значительно облегчают проведение инвентаризаций и исключают ошибки. Для этих целей отлично подойдет программа товароучета ЕКАМ;
- используйте современные технические средства проведения инвентаризаций: сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных и другое торговое оборудование. Вкупе с программой товароучета такие инструменты сводят ошибки при проведении инвентаризации к нулю.
Проведение инвентаризации в программе ЕКАМ
Причина 6 - неправильный складской учет
Если вести учет товаров в тетради, журнале и даже таблицах Excel, точность учета будет невысока. Такой подход годится для точек с сильно ограниченной номенклатурой товаров, исчисляемой десятком позиций. Даже в небольшом продуктовом магазине ассортимент составляет сотни наименований. Если не оптимизировать их учет, недостача может образоваться из-за ошибок при приемке, заказах и продажах.
Как бороться: выход здесь один - автоматизация складского учета. Заключается в использовании складских программ. Они позволяют:
- вести товарные базы. Все позиции распределены по категориям с указанием наименования, количества и прочих параметров. Владелец всегда точно знает, что есть в наличии;
- автоматически списывать товар в момент продажи за счет интеграции с контрольно-кассовым оборудованием;
- контролировать сроки годности;
- напоминать ответственным лицам о необходимости заказа поставщикам;
- облегчать проведение инвентаризаций;
- создавать технологические карты для предприятий общепита, кофеен и баров. Это упрощает списание ингредиентов, входящих в состав блюда - их не нужно списывать по отдельности;
- контролировать работу персонала. Владелец видит, какие продажи и в какое время делал тот или иной сотрудник.
И это далеко не все возможности программ складского учета. По все вопросам приобретения торгового оборудования и программного обеспечения вы можете обратиться к специалистам компании ЕКАМ.
Причина 7 - не оптимизировано складское хранение и внутренняя логистика магазина
А еще бывает, что недостача образуется из-за неправильной работы склада. Можно недосчитаться товара только потому, что его не нашли. Что и где лежит, в каком количестве перемещается на витрины и где хранится, никто толком не знает. Такой подход далеко не редкость, особенно в небольших розничных магазинах.
Как бороться - вот несколько элементарных правил, которые нужно соблюдать в этом ключе:
- соблюдение норм складирования. Товары должны лежать на полках и стеллажах, быть подписаны и промаркированы;
- все миграции в обязательном порядке фиксируются в журналах или учетных программах;
- за хранение назначаются ответственные лица: кладовщики, администраторы и другие сотрудники;
- склад должен удовлетворять санитарным и пожарным нормам: быть достаточных размеров, иметь хорошее освещение.
Выводы
Соблюдая нехитрые правила из статьи, вы сможете уменьшить риск недостач в разы или избежать его вовсе. Главное - не пускать дело на самотек, ведь это ваш прямой интерес. Удачи и хороших продаж!