Методы управления запасами на складе в розничной торговле
Грамотное управление запасами склада в розничном бизнесе позволяет значительно увеличить рентабельность оборотных средств и торговли в целом. Для этой цели целесообразно пользоваться специальными программами для складского учета и для учета товаров. Однако программное обеспечение служит только инструментом для воплощения в жизнь методов управления запасами на складе. Сами же способы предприниматель должен определять самостоятельно, исходя из специфики бизнеса.
Классификация методов управления запасами
Различных классификаций способов управления запасами довольно много из-за большого разнообразия форм организации розничной торговли. В результате каждый эксперт может предлагать свои идеи в этой сфере. Ниже представлены основные варианты классификации способов управления запасами.
Строить систему управления складскими запасами нужно последовательно
По сложности принятия решений:
- Одноуровневые, решения в которых принимаются на основании анализа одного показателя, например снижения уровня запасов склада до минимального уровня.
- Многоуровневые, решения в которых принимаются на основании анализа нескольких складских показателей.
По периодичности заказа:
- Без фиксированной периодичности, при котором заказ делается по мере необходимости.
- С фиксированной периодичностью, которая обусловлена, преимущественно минимально возможными сроками между поставками.
По объему заказа:
- С возможностью произвольно выбирать объем поставки.
- С фиксированным размером заказа.
Управление складскими запасами может вестись одним из вышеперечисленных методов или их комбинацией. Наиболее часто используемыми на практике методиками являются следующие:
- Метод фиксированного запаса на складе.
- Метод с фиксированным периодом заказов у поставщика.
- Метод фиксированного заказа.
- Комбинированный метод фиксируемого уровня складских запасов и фиксированной периодичности.
Далее эти четыре популярных метода управления складскими запасами будут рассмотрены в подробностях.
Метод фиксированного складского запаса
При этом методе управления не регламентируются ни даты последующих заказов, ни их объем. Фиксированным остается лишь максимальный уровень запасов на складе. При этом объем очередного заказа рассчитывается под каждую поставку отдельно, в зависимости от текущих остатков.
Схема применения метода фиксированного складского запаса
Таким методом часто пользуются при закупках сопутствующих товаров, когда поставщик не готов отдельно их доставлять. При этом в момент формирования заказа оценивается уровень текущих запасов и рассчитывается объем поставки, необходимый для достижения целевого уровня.
Метод фиксированной периодичности
Такой метод подразумевает строгую периодичность заказа с изменяемым объемом. Выбор этого способа управления запасами зачастую связан со сроками поставки.
Схема применения метода фиксированной периодичности
Например, машина с товарами приезжает в этот регион только по понедельникам или по конкретным числам месяца. Тогда магазин вынужден заказывать товары за несколько дней до поставки, ориентируясь на текущие остатки и целевой уровень запаса. В результате размер заказа может варьироваться.
Этот метод часто используется в удаленных от оптовых складов продуктовых магазинах. Предприниматели просто не имеют другого выхода, как идти на условия поставщика. Ведь внеочередная доставка по спецзаказу будет значительно дороже, чем обычно.
Метод фиксированного заказа
Рассматриваемый метод предполагает строгий контроль над запасами. Обычно для этого используются программы управления складским учетом, которые позволяют отслеживать остатки автоматически и сигнализируют об их снижении.
За критический уровень принимается показатель страхового запаса. Он рассчитывается таким образом, чтобы магазин мог удовлетворить спрос до момента последующей доставки товаров с учетом предполагаемых задержек.
Значение и алгоритм пополнения страхового запаса
При достижении уровня страхового запаса формируется заказ, объем которого всегда примерно одинаков. Таким образом, складские остатки всегда пополняются до целевого фиксированного объема. При этом гарантируется удовлетворение потребительского спроса с одновременной оптимизацией оборотных средств.
Комбинированный метод
Комбинированный метод фиксируемого уровня запасов и фиксированной периодичности применяется в случаях, когда внеочередной заказ не несет в себе дополнительных расходов на доставку. Ситуация выглядит следующим образом.
Схема применения комбинированного метода управления складскими остатками
Заказ делается с определенной периодичностью, например раз в две недели. Но если запасы в этот период падают до страхового уровня, то запрашивается внеочередная поставка в объеме, достаточном для достижения максимального целевого уровня.
Такая схема управления требует от сотрудников магазина постоянного контроля над остатками, что опять же проще осуществлять с помощью программ автоматизации для розничной торговли.
Метод АВС и XYZ-анализа складских запасов
В профессиональной среде складских организаций популярно использование АВС и XYZ-анализа в управлении запасами. Стратегия ABC подразумевает учет при заказе приоритетности товарных групп, в зависимости от их доли в общем объеме продаж. А XYZ-анализ предполагает учет динамики спроса и готовности покупателя ожидать поставки продукции при её отсутствии.
АВС-анализ складских запасов
При ограниченности оборотных средств отдел закупок вынужден определять приоритеты при оформлении заказов. Для этой цели используется АВС-анализ, возможность проведения которого зачастую имеется в программах для учета товаров.
ABC-анализ управления остатками товаров в мясном магазине
Вся реализуемая продукция разделяется на три категории, в зависимости от доли её продаж в общем объеме: A, B и C. Делается это следующим образом. Составляется список номенклатурных позиций или товарных групп и определяется их процентная доля в общем объеме реализации. Рядом ведется учет процентов накопительным итогом.
Дальнейшее разделение списка на группы зависит от учетной политики компании. Возможны следующие варианты:
- При большом количестве товаров или товарных групп в списке можно отнести к категории A первые 20 процентов номенклатуры, к категории B последующие 60 процентов, к категории C – последние 20 процентов с наименьшим объемом реализации.
- К группе A отнести товары, обеспечивающие накопительным итогом 80 процентов общего объема реализации, к группе B от 80 до 90% процентов, к группе C – остальные номенклатурные позиции.
Классифицировать товарные категории можно не только по объему продаж, но и по рентабельности, приносимой прибыли и прочим показателям на усмотрение руководителя. Варьировать можно и процентные границы.
В результате товарные позиции разбиваются на группы по приоритетам.
Товары из категории А заказываются в первую очередь. Управление их остатками проводится особо тщательно, обязательно рассчитывается уровень страхового складского запаса. Сам заказ рекомендуется оформлять по вышеописанному комбинированному методу, потому что даже временное отсутствие этой продукции в магазине может сильно повлиять на общую рентабельность торговли.
Товары категории А необходимо размещать на основных витринах
Товары из категории B заказываются во вторую очередь, после того, как была заказана и оплачена продукция из группы A. Здесь можно применять все остальные методы управления складскими запасами.
Заказ товаров из категории C осуществляется в последнюю очередь, если имеются соответствующие финансовые и складские ресурсы. Отсутствие этой продукции не приведет к большим финансовым потерям, поэтому её поставки можно отложить.
Нужно учитывать, что некоторые товары из категории С могут быть критически важными для остальных продаж. Поэтому оценивать целесообразность их закупки нужно комплексно.
XYZ-анализ складских запасов
Для оптимального распределения оборотных средств между запасами, одного АВС-анализа мало. Необходимо знать динамику спроса на продукцию во времени. Нет смысла иметь большие остатки товаров, обеспечивающие основной объем реализации, если они продаются редко и под заказ. Для учета в управлении запасами динамики спроса и применяется XYZ-анализ.
Пример XYZ-анализа управления запасами в розничном магазине
Логика распределения товаров в этом случае такая же, как и при разделении на группы А, В и С. Однако критерием ранжирования в XYZ-анализе выступает не объем выручки, а коэффициент вариации спроса. Он определяется как отношение стандартного отклонения спроса к его среднему значению.
В Excel для определения стандартного отклонения имеется даже специальная функция – СТАНДОТКЛОНПА. Сделать расчеты можно и самостоятельно, но желательно это делать с помощью программ для учета товаров. В этом случае расчеты осуществляться автоматически и точно на основании данных о продажах в базе данных.
Распределение по категориям происходит по такому принципу:
- X – коэффициент вариации до 10%;
- Y – коэффициент вариации в пределах 10-25%;
- Z – коэффициент вариации выше 25%;
При управлении запасами на складе особое внимание магазин должен уделять товарам категории X. Они должны всегда быть в наличии, для чего можно применять все перечисленные выше методы. Товары категории Z при дефиците оборотных средств рекомендуется вообще не хранить на складе, а доставлять только по предварительному заказу клиента.
Залежавшийся товар с не истекшим сроком годности можно вернуть поставщику
Запасы товаров группы Y формируются в порядке приоритетности вслед за категорией X. Их остатки также необходимо постоянно поддерживать на необходимом уровне, но при недостатке оборотных средств их объемом можно пренебречь.
Матрица складских остатков
На базе АВС и XYZ-анализа составляется комплексная матрица, которая служит основанием для выбора метода управления запасами на складе. В розничной торговле далеко не все её ячейки могут быть заполнены.
Матрица помогает определить приоритеты в заказах той или иной продукции, исходя из получения максимальной прибыли. Особое внимание стоит уделить категории CZ, наличие на складе которой является ошибкой. Деньги за закупку товаров этой группы целесообразней направить на расширение ассортимента более ходовой продукции.
Матрица складских остатков, созданная на основе АВС и XYZ-анализа
Составленная матрица не избавляет руководство розничной торговой точки от принятия вдумчивых решений. Этот метод анализа складских запасов является лишь остовом, от которого можно отталкиваться при построении системы управления запасами. Он дает общее понимание структуры оборотных средств и значимости каждого её элемента
Кроме вышеизложенных, существует множество более сложных методов управления складскими запасами, которые применяются крупными компаниями. Но для анализа розничной торговли достаточно и предложенных вариантов.
Многие инструменты анализа и управления запасами уже включены в функционал программ для учета товаров. Поэтому предпринимателям рекомендуется применять специализированные приложения для автоматизации управления торговлей. Эти программы позволят оптимально использовать оборотные средства и повысить общую рентабельность бизнеса.