Требования кассовой дисциплины продолжают держать в тонусе бухгалтеров и финансовых контролеров предприятий. До сих пор существуют ограничения по операциям с наличностью, за несоблюдение которых бизнесу грозят немалые штрафы.
Важно понимать, что из-за роста продаж можно незаметно перейти черту, за пределами которой уже необходимо утверждать на предприятии лимит кассы. В итоге можно нарушить закон и понести ответственность. Чтобы избежать этого, следует знать, в каких случаях и как устанавливается лимит кассы. Выясним все детали в этой статье.
Лимит кассы: что это такое
Юридические лица и ИП в определенных случаях должны ограничивать суммы наличности, которые у них остаются в кассе в конце рабочего дня. Таким образом государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в результате краж, а также заставить в большей степени использовать безналичные расчеты.
Рассчитывать и утверждать лимит должны сами субъекты хозяйствования по специальной формуле, исходя из оборота наличности и показателей деятельности компании.
Юридически эта норма предусмотрена Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которое устанавливает порядок ведения кассовых операций для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей. Проверяет соблюдение лимита кассы ФНС.
Кто обязан соблюдать лимит кассы в 2022 году?
Согласно законодательству, обязательно должны произвести расчет лимита кассы в 2022 году средние и крупные предприятия. Малые предприятия и индивидуальные предприятия от этой процедуры по умолчанию освобождены.
Размер бизнеса определяется согласно критериям, установленным в статье 4 закона № 209-ФЗ:
1. Микропредприятия:
- среднегодовая численность работников – до 15 человек;
- годовой доход – до 120 миллионов рублей.
2. Малые предприятия:
- среднегодовая численность работников – 15-100 человек;
- годовой доход – 120-800 миллионов рублей.
3. Средние предприятия:
- среднегодовая численность работников – 100-250 человек;
- годовой доход – 800-2000 миллионов рублей.
4. Крупные предприятия:
- среднегодовая численность работников – свыше 250 человек;
- годовой доход – свыше 2 миллиардов рублей.
Кроме того, исключаются из реестра малых те предприятия, у которых:
- в уставном фонде доля средних и крупных предприятий, иностранных предприятий составляет 49% и более;
- в уставном фонде доля госпредприятий, религиозных организаций составляет 25% и более.
Критерии разделения малых, средних и микропредприятий
Следует отметить, что для попадания из категории малых предприятий в средние необходимо соответствовать хотя бы одному критерию средних в течение 3 лет подряд. Поэтому у компаний всегда есть время для приспособления к новому статусу.
Малые предприятия и ИП могут устанавливать лимит кассы по собственной инициативе. Но с момента подписания приказа об утверждении ограничений, на компании начинает распространяться также и ответственность за нарушение таких норм.
Также предприниматели должны учитывать, что абсолютно на все хозяйствующие субъекты распространяется запрет на осуществление коммерческих наличных операций в сумме свыше 100 тысяч рублей в рамках одного договора. В то же время обычным физическим лицам компании могут выплачивать наличность без ограничений.
Как правильно оформить лимит остатка кассы
Так как лимит кассы может проверять налоговая инспекция, то предприятие должно сделать всё для тщательного документирования процесса расчета и утверждения этого показателя. Все шаги и значения должны фиксироваться соответствующим образом. Что же нужно сделать?
1. Записать принципы и формулы расчета в локальном нормативном документе, например, в Политике контроля кассовых операций.
2. Если предприятие в самом начале своей деятельности не попадает в категорию малых или ИП, то для вычисления показателя лимита кассы следует использовать прогнозные показатели. Через месяц значение можно будет посчитать снова уже по реальным данным.
Пример Положения о ведении кассовых операций
3. Рассчитанная первый раз сумма закрепляется приказом по предприятию. Документ подписывается директором.
4. В приказе должны быть указаны следующие сведения:
- сумма лимита;
- дата вступления ограничений в силу;
- ФИО лиц, ответственных за соблюдение и контроль лимита кассы;
- срок действия лимита, например, «2022 год».
Если период действия ограничений не упомянуть, то значение будет действовать до издания нового документа. Также в приказе или в приложении к нему должен быть указан непосредственно расчет лимита с формулами.
5. С приказом должны ознакомиться под роспись все работники, ответственные за соблюдение и контроль кассового ограничения.
Пример приказа для утверждения кассового ограничения
6. Новый приказ издается только при необходимости изменить размер максимальной суммы наличности.
7. Ежемесячный или ежеквартальный пересчет лимита кассы тоже желательно распечатывать на бумаге и подписывать, как минимум главным бухгалтером. Если показатели для вычислений автоматически тянутся с 1С, то нажать несколько кнопок и распечатать результат труда не составит. Зато документальное подтверждение правильности расчета всегда будет в наличии.
Приказы и периодические пересчеты должны храниться согласно общим правилам документооборота.
Оформление приказа ИП и малыми предприятиями
Как мы уже упомянули, ИП и представители малого бизнеса не обязаны устанавливать лимит кассы, а значит и утверждать его каким-либо документом.
В то же время, чтобы банки и ФНС задавали меньше вопросов, предприниматели могут составить приказ о работе кассы без установленного лимита. Таким образом можно избежать трактовки ситуации о нулевом ограничении.
Неутвержденный лимит кассы – тоже лимит
Ранее за размером наличных предприятий частично следили банки и другие финансово-кредитные организации. Но несколько лет назад контрольные функции были переданы региональным подразделениям ФНС. Естественно, что государственный орган начал относится к проверкам остатков наличности на предприятиях со всей серьезностью.
Например, ФНС считает, что если при проверке выяснится, что предприятие вообще не утверждало и не проводило расчет лимита кассы в 2022 году, то это автоматически означает утверждение нулевого ограничения. То есть в конце каждого рабочего дня вся наличность должна быть передана в банк.
Кроме того, согласно позиции налоговой службы, факт неправильного расчета и завышения лимита также приравнивается к его нулевому значению.
Фактически, такая позиция ФНС приводит к 100% вероятности наложения штрафа на предприятие, которое проигнорировало необходимость установки ограничения максимального остатка наличности в кассе.
Формулы для расчета лимита кассы в 2022 году
ЦБ РФ предлагает предприятиям на выбор две равноценные формулы для расчета кассовых ограничений:
- на основе расхода наличных средств;
- на основе поступления наличных средств.
Разберем каждую формулу подробно.
Формула на основе поступления наличных средств
Формула описывается следующим уравнением:
Лим = Оп/Pп × П, где:
- Лим – искомый кассовый лимит (рублей);
- Оп — объем поступлений наличности за расчетный период (рублей);
- Pп – расчетный период, который определяется юридическим лицом произвольно, но не более 92 дней;
- П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк. Показатель не должен быть больше 7 дней (14 дней для населенных пунктов без банковских отделений).
Пример расчета:
ООО «Лимитед онлайн» решило провести расчет кассового лимита на основе поступлений наличности от покупателей. Изначальные данные следующие:
- наличная выручка за расчетный квартал составила 1 950 000 рублей;
- количество дней в квартале – 90;
- предприятие сдает выручку 2 раза в неделю, то есть в среднем каждые 3,5 дня.
Лим = 1 950 000/90х3,5 = 75833 (рубля).
В приказе лучше всего немного округлять лимит в меньшую сторону, например в нашем случае, до 75000 рублей.
Формула на основе расхода наличных средств
Формула описывается следующим уравнением:
Лим = Ов/Pп × П, где:
- Лим – искомый кассовый лимит (рублей);
- Ов — объем выданной наличности за расчетный период, кроме расходов в рамках фонда оплаты труда (рублей);
- Pп – расчетный период, который определяется юридическим лицом произвольно, но не более 92 дней;
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен быть больше 7 дней (14 дней для населенных пунктов без банковских отделений).
Пример расчета:
ООО «Лимитед онлайн плюс» решило провести расчет кассового лимита на основе расхода наличности. Изначальные данные следующие:
- расходы налички за расчетный квартал на закупку сырья – 1 500 000 рублей;
- количество дней в квартале – 90;
- предприятие получает наличку в банке 1 раза в неделю (каждые 7 дней).
Лим = 1 500 000/90х7 = 116 666 (рублей).
В приказе можно утвердить кассовый лимит в сумме 115 000 рублей.
Для расчета бухгалтерских и маркетинговых показателей предпринимателям желательно применять соответствующие программы для торговли, интегрируемые с кассовой техникой. Именно такой продукт предлагает компания ЕКАМ предпринимателям, малому и среднему бизнесу.
ЕКАМ – лучшая онлайн-касса для бизнеса
ЕКАМ – это онлайн-касса для бизнеса с интегрированным приложением ЕКАМ.Чеки, которое позволяет консолидировать онлайн- и офлайн продажи, а также предоставляющее множество инструментов для ведения и анализа торговой деятельности.
Как часто пересчитывать лимит?
Законодательством не предусмотрены сроки действия и пересмотра приказа на лимит кассы в 2022 году. Однако учитывая максимальную длину расчетного периода в 92 дня, бухгалтеру желательно раз в квартал пересчитывать размер ограничения, чтобы он не превышал установленный уровень. Документировать такой пересчет не обязательно.
В то же время, предприятие может в любой момент пересчитать показатели и утвердить новый лимит кассы. Такая возможность ничем не ограничена.
Что хуже: завышение или занижение лимита
При расчете лимита кассы в 2022 году всегда можно ошибиться, причем итоговая сумма может оказаться как больше, так и меньше правильной.
Занижение предельной суммы, которую можно оставлять на ночь у юридического лица, способно привести к дополнительным расходам на инкассацию.
Алгоритм для мониторинга отсутствия нарушений при установке лимита
Завышение же показателя может стать причиной наложения штрафов со стороны ФНС. Налоговые инспектора во время проверки берут для расчета показатели предприятия за последние два месяца. Рассчитанный таким образом лимит они сверяют с фактическими остатками денег в кассе. Если граничный показатель был превышен – выписывается штраф.
С целью избегания ошибок, расчет лимита кассы желательно проводить автоматизировано, хотя и последующая ручная проверка не повредит.
Когда можно не соблюдать лимит?
Предприятия могут не соблюдать лимит кассы в 2022 году в определенные дни:
- дни массовой выплаты обязательных платежей работникам: зарплат, пособий, отпускных и прочих;
- за день до и во время выходных, если в этот период планируются крупные расчеты наличными с другими компаниями;
- праздничные дни, в которые происходят расчеты наличными, а банки не работают.
В перечисленных случаях можно превышать лимит, не боясь получить штраф. Но на следующий день вся излишняя наличность должна быть передана в банк.
Ответственность за нарушение лимита
Ответственность за нарушение порядка оборота наличных и расчетов с их помощью устанавливается статьёй 15.1 КоАП РФ.
Нормы КоАП РФ относительно нарушения кассовых ограничений
Согласно нормам Кодекса, при выявлении ФНС фактов превышения лимита кассы в конце рабочего дня (за исключением выше рассмотренных случаев) инспектор должен выписать штрафы:
- на должностное лицо предприятия, допустившее нарушение, – 4000-5000 рублей;
- на предприятие – 40-50 тысяч рублей.
Обычно штраф накладывается на сотрудника (или нескольких), которые согласно должностной инструкции обязаны следить за соблюдением лимита кассы.
Для регулярного расчета бизнес-показателей в торговле рекомендуем использовать приложение ЕКАМ. С ним вы всегда будете иметь актуальную статистику и аналитику, которые не позволят отклониться от успешного курса развития бизнеса.