Как работает онлайн-касса и в чём её преимущества для предпринимателей
Желание государства сильнее контролировать мелкий розничный бизнес привело к масштабным изменениям в 54-ФЗ. Налицо стремление ФНС получать от предпринимателей информацию о каждой покупке или оказанной услуге, вне зависимости от масштабов бизнеса. Но требование установить обновленную фискальную технику – онлайн-кассы – дало определенные преимущества и самим предпринимателям.
Особенности работы новых онлайн-касс
Сфера ответственности закона 54-ФЗ осталась прежней – расчеты посредством наличных денег и банковских карт. Назначение кассового аппарата тоже практически не изменилось. Эта техника предназначается для фиксации факта продажи и выдачи покупателю чека. Но онлайн-кассы имеют гораздо большую функциональность и защищенность данных.
За исключением редких случаев, ККТ постоянно должна быть подключена к интернету. Это необходимо для установки связи по линии фискальный регистратор-оператор фискальных данных-сервер ФНС. По этому каналу сведения каждого пробитого чека, действия или отчета зашифровываются и отправляются в налоговую инспекцию.
Для шифрования информации в регистратор встроен фискальный накопитель (ФН), в котором дублируются и сохраняются все данные, отправляемые по интернету. Срок его действия может составлять 13, 15 или 36 месяцев, в зависимости от вида бизнес-деятельности.
Перед тем, как купить онлайн-кассу, необходимо проверить наличие её модели в официальном реестре разрешенной техники. Кроме того, постоянно совершенствуются форматы фискальных документов, а некоторые из них имеют конечные сроки действия. Поэтому при покупке ФН следует выбирать более современные его модели.
Несмотря на исчезновение требования по обязательному подписанию договора с ЦТО, предприниматели получили финансовую нагрузку в виде ежемесячных платежей операторам фискальных данных. Но здесь есть положительная сторона – жесткая конкуренция между ОФД заставила их предоставлять клиенту бесплатные дополнительные инструменты для облегчения ведения предпринимательской деятельности.
Для управления кассовой техникой теперь стало достаточно смартфона или планшета. Установив на них программы для розничной торговли, можно вести полноценный товарный учет, формировать позиции чека, распечатывать его и совершать много других полезных действий.
Интерфейс проверки подлинности фискального чека в приложении для смартфонов
Не забыли законодатели при реформе и о потребителе. Покупатели уже могут получать чеки, легальность которых можно проверить на сайте ФНС, а в случае необходимости – и распечатать там же юридически значимый дубликат.
Таким образом, изменений в работе онлайн-касс много, и пользу от них получает не только государство, но и участники торговых отношений.
Как начать работать с онлайн-кассой с нуля?
О том, как работает онлайн-касса, предпринимателям необходимо задумываться задолго до открытия бизнеса.
Первоначально оплачивать покупку ККТ должен предприниматель из собственных средств
Ведь для организации работы кассового узла необходимо пройти ряд подготовительных этапов:
- Получить личную электронную цифровую подпись. Сделать это можно самостоятельно в удостоверяющем центре. Но проще доверить оформление ЭЦП их представителям, например, компании ЕКАМ.
- Подключить интернет. Чтобы торговля в магазине не останавливалась, рекомендуется иметь два варианта подключения к сети: через провод и через мобильный модем.
- Купить онлайн-кассу, настроить её, введя сведения о владельце и торговой точке.
- Зарегистрировать купленный фискальный регистратор в ФНС. Сделать это можно либо самостоятельно через интернет, либо при помощи посредников.
- Оформить договор с ОФД. Доверить эту процедуру также можно специалистам ЕКАМ. В результате полностью сформируется цепочка передачи фискальной информации от онлайн-кассы к ОФД.
После выполнения описанных действий разобраться в том, как работает онлайн-касса, не составит труда. Но перед пробитием первого чека необходимо будет обучить продавца и подписать с ним ряд документов.
Подготовка к работе кассира
Чтобы новый продавец мог начать работать с онлайн-кассой, необходимо подготовить несколько документов и ознакомить с ними сотрудника.
В их составлении заинтересован, в первую очередь, сам предприниматель. Документы следующие:
- Должностная инструкция, в которой четко обозначены права и обязанности при работе с онлайн-кассой.
- Договор полной материальной ответственности.
- Инструкция к используемой модели онлайн-кассы. Продавец обязан, как минимум, её прочитать и держать всегда под рукой.
- Правила работы продавцов с кассовой техникой, составленные и подписанные руководителем. За основу можно взять Типовые правила эксплуатации ККТ, утвержденные Минфином 30.08.1993 г.
Наличие перечисленных документов, в которых расписался сотрудник, будет мотивировать его к самостоятельному изучению вопроса, как работает онлайн-касса. В результате ошибок в текущей работе станет значительно меньше.
Что происходит с информацией в онлайн-кассе?
Внешне процесс продаж в розничном магазине за последние годы мало изменился. Все так же кассир подсчитывает сумму товара, выбивает чек и отдает его покупателю. Да, с появлением онлайн-касс клиент получил право получить чек в электронном виде, но общей схемы покупки товаров это не изменило. Основные нововведения коснулись преимущественно самих предпринимателей, ФНС и способа их взаимодействия.
Так как же работает онлайн-касса сейчас, и что изменилось? Современный алгоритм продажи можно представить следующим образом:
- После пробития чека, отображённая на нем информация, записывается в шифрованном виде на фискальный накопитель онлайн-кассы.
- С фискального накопителя информация может передаваться либо на сервера ОФД, либо в программу для автоматизации торговли с целью проведения анализа бизнеса.
- ОФД перенаправляет фискальные сведения после их проверки в ФНС. Хранение данных о продажах обеспечивается в течение пяти лет всеми участниками процесса.
Фискальный накопитель является единственным компонентом онлайн-кассы, который запрещается вскрывать и ремонтировать самостоятельно. При его преднамеренном повреждении все операции за период его использования могут быть признаны такими, которые осуществлены без кассовой техники. А это грозит штрафами.
Поэтому предпринимателям не стоит пытаться влиять на передачу информации с онлайн-кассы в ФНС. А при повреждении накопителя его необходимо отдать производителю или уполномоченному им сервисному центру.
Преимущества использования кассовой техники в торговле
Многие предприниматели, особенно самозанятые, без энтузиазма восприняли требование купить онлайн-кассы и использовать их при продаже каждого товара. Такое впечатление может возникнуть вследствие недостаточной информированности людей о возможностях новой кассовой техники.
Комплект онлайн-кассы с управляющим планшетом от компании ЕКАМ
Даже в базовом варианте онлайн-кассы предоставляют множество преимуществ предпринимателям:
- Снижается вероятность проверок налоговиков, которые теперь могут просматривать текущую деятельность магазина в режиме реального времени без посещения торговой точки. Но для отсутствия проблем нужно всегда выдавать клиенту чек.
- Вместе с онлайн-кассой клиент получает ЭЦП, который можно использовать для удаленной регистрации ККТ и сдачи налоговой отчетности через интернет.
- Уменьшается необходимость в бумажных бухгалтерских отчетах.
- Способствует автоматизации торговли и освобождению рабочего времени персонала.
- Обслуживание техники предприниматель может производить даже самостоятельно, без участия ЦТО.
- Чек клиенту может формироваться и выдаваться как в бумажном виде, так и в электронном. Причем онлайн-кассы для интернет-магазинов способны работать в автоматическом режиме без участия персонала.
- Онлайн-кассы имеют минимум подвижных деталей, что понижает вероятность их поломки.
- Фискальный накопитель электронного типа и не требует частой замены.
- Простой механизм интеграции в товароучетную систему магазина.
- Сохранность всей торговой информации и встроенные инструменты её анализа. Расширенный аналогичный функционал предоставляется ОФД.
- Возможность печати на чеках рекламы.
Индивидуальным предпринимателям повезло ещё больше. Они имеют право потребовать 18000 рублей компенсации с бюджета за каждую зарегистрированную онлайн-кассу.
Но деньги возмещаются не перечислением на счет, а путем предоставления налогового вычета в последующие периоды деятельности. Поэтому ИП могут получить все преимущества кассовой техники почти бесплатно.
Полезные возможности программ для онлайн-касс
Фискальный регистратор призван лишь обрабатывать, шифровать, хранить и передавать информацию, а управление этим устройством производится помощью клиентского модуля. Им может выступать как компьютер, так и любое мобильное устройство – смартфон, планшет, ноутбук.
Идущие в комплекте с регистратором драйвера позволяют осуществлять базовые операции с онлайн-кассой и её фискальными данными. Для формирования полноценной программной среды с функциями обработки заказов, ведения клиентских баз, создания программ лояльности используется специальное ПО. Возможности этого софта могут быть самыми разнообразными и даже разрабатываться под индивидуальную специфику предприятия.
Портативная онлайн-касса, удобная для выездной торговли и курьеров
Наиболее востребованы следующие возможности программ для розничной торговли:
- Поддержка облачных сервисов для хранения и обработки информации.
- Удаленный доступ руководителей к результатам деятельности магазина в реальном времени.
- Возможность анализа продаж по товарным категориям, в разрезе каждого сотрудника.
- Интеграция с бухгалтерскими программами, автоматическое обнаружение несоответствий между учетными системами.
- Создание и ведение клиентских баз, анализ потребительских предпочтений.
- Поддержка программ лояльности со скидочными и бонусными картами.
- Создание программных модулей для кафе и ресторанов, где официанты заносят заказ сразу в базу через планшет.
- Автоматическая рассылка промо информации по контактным данным из клиентской базы.
- Формирование налоговой отчётности.
- Быстра смена формата рекламной информации на чеке.
- Наличие автономно работающих онлайн-касс для курьеров.
Лучшим вариантом при покупке онлайн-кассы является приобретение комплекта из оборудования и ПО у одного надежного поставщика. В таком случае технику легче настраивать и эксплуатировать, ведь все возникающие вопросы можно будет решать с одной компанией.
Анализ ситуации показывает, что подавляющее число предпринимателей получает от онлайн-касс все-таки больше выгод, чем забот. Ряд бизнесменов, для кого ККТ наименее актуальна, вообще получили возможность работать без неё.