Как вести учет, если у вас один магазин и несколько складов, или на каждую точку по одному складу

Еще вчера вы радовались, открывая новые магазины и расширяя торговую сеть, а сегодня окончательно запутались в складских остатках, товарах и продажах? Непонятно, сколько продукции и на каком складе находится, что лежит на витринах, а какие позиции уже заканчиваются? Все это - последствия неправильного учета товаров. Сегодня расскажем, как избежать подобных неприятностей и вести учет в магазинах и складах по-умному.

В чем проблема

Есть общая цель - контролировать наличие товара на складах. Даже в штатных режимах, когда каждый склад работает только на свою торговую точку, это не так просто, особенно при большой номенклатуре. Нужно своевременно пополнять запасы, контролировать перемещение и приемку свежих партий. Ситуация усложняется, когда товары начинают распределяться между магазинами хаотично. Например, склад №1 работает на магазин №1. Но получилось так, что часть продукции нужно отвезти в магазин №5. Или на склад магазина №7. Для этого нужно вести объемный документооборот, фиксируя все миграции. Иначе в какой-то момент вы запутаетесь в том, где, что и в каких количествах находится.

Не намного легче, если у вас один магазин и несколько складов. Один - для скоропортящихся товаров, второй - для полуфабрикатов, третий - овощей и фруктов и так далее. Нужно сделать так, чтобы молочка не приехала к мясу, бакалея - к алкоголю, а колбаса - к напиткам. Будет проще собирать заказ с разных складов по заявке продавца.

Почему учет вручную не годится

Понимаем, вы привыкли писать все в тетрадку. В свое время этого было достаточно: один магазин, один склад, несколько десятков позиций. Взгляда на запись в блокноте или журнал учета товара хватало, чтобы понять общую картину. Но, по мере роста оборота и ассортимента, некоторые моменты обязательно будут выпадать из внимания. Даже таблицы Excel не могут решить задачу в полной мере. В них нет наглядности, да и доступ к документу есть только с одного компьютера.

Единственный случай, когда учет товаров вручную себя оправдывает - продажа сильно ограниченного ассортимента. Например, вы продаете кирпич и больше ничего. Во всех остальных вариантах без продуманной системы складского учета никуда. Разбираемся, как ее выстраивать для каждого случая.

Пример ведения учета товаров в таблице Excel

Общая часть: что нужно для автоматизации

Сразу сделаем сноску: внедрить систему автоматизации всегда дешевле, чем бороться с последствиями неправильного учета. Представьте: в канун Нового года у вас “неожиданно” закончились мандарины. Убытки будут такими, что стоимость автоматизации покажется каплей в море. Но будет поздно.

Вот какое оборудование и ПО понадобятся:

1. Товроучетная система. Это компьютерная программа для хранения и обработки информации о товарах. В рассматриваемой плоскости нужна система с поддержкой нескольких складов и магазинов. В идеале - с возможностью создавать виртуальные склады на базе физических. Это удобно для детальной сегментации продукта внутри склада: на стеллажах, полках, в контейнерах. Доступ к системе должны также иметь несколько человек. На каждом складе работает кладовщик и он будет входить в систему под своим логином и паролем.
2. Сканеры штрих-кода. Нужны для считывания кодов на всех этапах движения товара: при приемке, инвентаризации и отгрузке. Сканер передает информацию в товароучетную систему.
3. Терминал сбора данных - ТСД. Сочетает компьютер и сканер в одном устройстве. Отличие от простого сканера в том, что ТСД может самостоятельно хранить и обрабатывать информацию. Данные потом можно выгрузить на ПК с товароучеткой. Применение терминала опционально, обычно обходятся сканером.
4. Контрольно-кассовая техника. Необходима для продаж товара по Федеральному закону №54-ФЗ. Также интегрируется с товароучетной программой, которая фиксирует выбытие единицы товара.
5. Оборудование для генерации и печати штрих кодов. Создавать коды умеют ККТ и товароучетные системы, а вот для распечатки понадобится отдельный принтер на каждом складе.
6. Персональные компьютеры с подключением к интернету на складах. На них персонал будет работать в программе.

Оборудование для автоматизации бизнеса и торговли

1 вариант: ведение учета товаров, если у вас один магазин и несколько складов

Задачи:

• разделить учет товаров по складам. Знать, что на каком складе находится, и в каком количестве;
• делать актуальные заказы поставщикам с указанием склада, на который нужно везти товар;
• быстро комплектовать заявку магазина с нескольких складов и организовывать логистику. Водитель и экспедитор должны четко знать, с какого склада что забрать;
• проводить инвентаризации по каждому складу в отдельности;
• учитывать и фиксировать перемещение товаров между складами.

Рассмотрим все поэтапно.

Создание базы товаров

Допустим, у вас 5 складов. На первом хранится заморозка и скоропортящиеся продукты, на втором - молочка, на третьем - полуфабрикаты и так далее. Фактически так и есть: кладовщики умницы, не воруют, пересортицу не допускают. Можно создавать базу по факту. С использованием товароучетной системы это просто: Создаем 5 складов и наполняем их товарами. При необходимости можно присвоить продукции дополнительные параметры: вес, артикул и добавить фотографии.

Для занесения в базу понадобится сканер штрих-кодов. Именно с его помощью программа получит первичную информацию, которая потом обрабатывается. Если заводских штрих-кодов на упаковке нет, нужно их сгенерировать и распечатать, а затем наклеить. Если товар принимается по весу, а убывает поштучно (например, болты, гайки) понадобится коэффициент для перевода килограммов в штуки. После этого позиции будут списываться и в кг и в шт.

Позиции, которые находятся в магазине, также заносим в товароучетную систему. База должна охватывать весь объем продукта из наличия. Для этого в программе создается раздел “Магазин”.

Совет: перед тем, как создавать базу товаров, проведите внеплановую инвентаризацию всех складов и магазинов. Это позволит быть уверенным в актуальности данных, внесенных в программу.

Добавление товара в программе складского учета ЕКАМ

Заказ у поставщиков

Итак, мы знаем назначение каждого склада. При составлении заявки важно, чтобы товар привезли именно туда, куда нужно. Пошагово это выглядит так:

1. Ответственное лицо получает сигнал из системы товароучета о том, что одна из позиций заканчивается. При этом видно, на каком складе она находится.
2. Сотрудник связывается с поставщиками и делает заказ. При этом он указывает адрес склада, на который все нужно везти.
3. Если нужно пополнить несколько позиций на разных складах, об этом тоже сообщается поставщику. Он составит маршрут движения и объедет все точки. Экспедитор будет знать, где и что разгружать.
4. Заказчик предупреждает кладовщика о том, что ему привезут товар и его нужно принять. И сообщает, что именно приедет.
5. В программе товароучета делается отметка о том, что товар заказан. Если этого не сделать, следующая смена может повторить заявку.
6. Для поставщика формируются платежные документы.

Приемка на склад, оприходование

Все товары доставлены на склад, теперь нужно их оприходовать. Кладовщик принимает партию, пересчитывает количество, сверяет вес и контролирует сопроводительные документы. Если все в порядке, поставщик уезжает дальше. Кладовщик работает по следующему алгоритму:

• вносит позиции в базу, сканируя штрих-код. При этом в качестве места размещения в системе он указывает именно свой склад. После этого все, кто имеет доступ к товароучетке видят, что товар появился на конкретном складе;
• если на части продукции отсутствуют штрих-коды, их нужно сгенерировать, распечатать и наклеить. Можно сделать это заранее, если известно о поступлении немаркированной продукции;
• работник раскладывает товар по полкам и стеллажам. Если необходимо, делает соответствующие отметки в виртуальном складе, чтобы быстрее комплектовать заказы.

Оприходование товара в системе учета ЕКАМ

Хранение, учет

Кладовщик следит за сохранностью товара, соблюдение условий хранения и прочими вещами, а также участвует в проведении инвентаризаций.

Инвентаризация - основа правильного учета. Ее суть заключается в сверке фактических остатков с данными системы. Так можно выявить воровство сотрудников, пересортицу, ошибки при складировании. В нашем случае инвентаризация каждого склада проводится отдельно. Работники пересчитывают товар вручную, сканируя штрих-код, а потом сопоставляют его количество с указанным в товароучетной системе. Закончили с одним складом - поехали на другой.

Если завести общую базу на все склады, инвентаризация превратится в настоящее мучение. При таком подходе неизвестно, на каком именно складе находятся те или иные позиции - есть только общий список. Картина появится только после завершения инвентаризации, но будет непонятно, с какого склада пропал товар. Просто не сойдется общее число. Толку от таких инвентаризаций немного: товара не досчитались, а кто виноват - непонятно. Именно поэтому при наличии нескольких складов нужен отдельный раздел для каждого из них.

Инвентаризация склада в программе ЕКАМ

Отпуск товара в магазин

Тоже фиксируется в товароучетной системе. Продавец магазина делает заказ из наличия на складе ответственному лицу - управляющему или администратору. Тот передает заявку в службу логистики. При этом указывается склад или склады, с которых забирается товар.

После этого администратор предупреждает кладовщиков, чтобы они скомплектовали заказ и сделали перемещение в товароучетной системе. Товар выбывает со складских остатков и переносится на баланс магазина, где находится до продажи. Хронологически делается так: когда логисты забирают товар, работник склада списывает его с хранения. Партии присваивается статус “В пути”. После приемки продукта магазином продавец ставит его на баланс торговой точки.

Перемещение между складами

Допустим, поставщик ошибочно привез товар не на тот склад, а кладовщик его принял. Или при инвентаризации обнаружилась пересортица: найден продукт, который должен храниться на другом складе. В этом случае потребуется перемещение: как физическое, так и документальное.

Перемещение товаров между складами

Все действия отражаются в товароучетной системе. Продукт списывается с остатков одного склада и встает на баланс другого. Система формирует отчет о движении. После этого понятно, куда делся товар с первого склада и откуда взялся на втором.

Продажа товара

Осталось последнее - реализовать товар. Здесь все относительно просто: кассовый аппарат работает в связке с товароучетной системой. После распечатки чека и принятия оплаты, единица выбывает из базы навсегда. Номенклатура при этом не меняется: в программе просто числятся нулевые остатки.

Один из этапов реализации товаров

2 вариант: учет товаров, когда несколько магазинов со складом для каждого

Подход почти во всем схож с предыдущим разделом, поэтому остановимся на деталях. Задачи те же: организовать адекватный учет, своевременно давать заявки поставщикам, хранить, проводить инвентаризации, отпускать товар в магазины. Пробежимся по пунктам.

Создание базы товаров

Техника та же: устанавливаем товароучетную систему, создаем нужное количество складов и заносим туда товары. Разница в том, что магазинов будет уже не один, а несколько. Это отражается в программе. Важный нюанс: каждый склад должен хранить весь ассортимент продукции для конкретного магазина. Если снабжать магазины с первого удобного склада, все теряет смысл.

Перед созданием базы проводим внеплановую инвентаризацию.

Заказ у поставщика

Здесь уже начинаются нюансы. Товар заказывается под конкретный магазин и доставляется на его склад. Если заявку делает продавец, он сообщает поставщику номер и адрес “своего” склада. При доставке прямо в магазин сообщается его местоположение.

Если товар заказывает ответственное лицо, он тоже говорит снабженцам, на какой склад его везти.

Приемка

Проводится, как и в случае с одним магазином. Кладовщик принимает партию, сверяет количество, проверяет документы. После этого данные заносятся в товароучетную систему.

Приемка товаров в системе учета ЕКАМ

Хранение, учет

Инвентаризация проводится по стандартной схеме. Единственный нюанс: нужно проверять не только сам склад, но и прикрепленный к нему магазин. В график инвентаризаций включайте своеобразные пары “магазин-склад”. Это сэкономит время и даст полную картину.

Совет: для проведения инвентаризации лучше привлекать работников со стороны. Неэффективно, если сотрудники проверяют себя сами. Кладовщик вполне сможет утаить информацию и отразить в программе неверные данные. Нет возможности заказать аудит - привлекайте сотрудников из других магазинов. Они не будут подставляться из-за нерадивого кладовщика, и покрывать его.

Отпуск товара в магазин

А вот здесь все принципиально иначе. Главная задача сделать так, чтобы товары попадали в тот магазин, на который они работают, иначе возникнет путаница. Продавец или ответственное лицо должны четко знать, с какого склада им заказывать товар. Соответствующие ограничения можно выставить в товароучетной системе. Нарушать правило можно в исключительных случаях: поставщики сорвали заказ, неожиданно вышел товар и так далее.

Продажа товара

Проводится по стандартной схеме. На этом этапе уже неважно, с какого склада привезли товар. На складских остатках его уже нет, здесь мяч на поле магазина.

Заключение

Не ждите, пока ваш бизнес разрастется до таких размеров, что учет товаров начнет приносить проблемы. Подключайтесь к программам товароучета уже сегодня - так вы встретите расширение во всеоружии. Удачи.