Бизнес и банки уже более 10 лет используют для взаимодействия между собой цифровые технологии. Постепенно и государство включается в процесс идентификации граждан с помощью электронных методов. После введения онлайн-касс законом 54-ФЗ каждый предприниматель вынужден получить ЭЦП и научиться его применять.
Суть ЭЦП, применяемой в онлайн-кассах
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – часть формируемого электронного документа, полученная методом криптографического преобразования данных с применением сертифицированного закрытого ключа, которая позволяет гарантировано подтвердить принадлежность подписи конкретной организации или человеку.
Функции ЭЦП следующие:
- подтверждение авторства пользователя;
- защита отправленного документа от подделки;
- невозможность редактирования подписанного документа;
- юридическое обеспечение действия в цифровом пространстве.
Заверка документов рукописной подписью имеет свои недостатки: её можно подделать, а графологическая экспертиза при спорах не всегда может идентифицировать её владельца. ЭЦП скопировать невозможно, ею способен воспользоваться только человек, обладающий соответствующим аппаратно-программным комплексом и знающий пароли к нему.
Дополнительной функцией цифровой подписи является защита документа от редактирования. В отличие от бумаги, внести изменения в подписанные ЭЦП и отправленные данные невозможно.
Подробная схема работы цифровой подписи для онлайн-касс
Цифровая подпись имеет закрепленный законодательный статус. За правовые последствия её применения полную ответственность несет владелец ЭЦП, причем опровергнуть юридическую правомочность электронного ключа довольно сложно. В бизнесе пользоваться цифровой подписью могут должностные лица предприятий, индивидуальные предприниматели и даже непосредственно юрлицо.
Для чего нужна ЭЦП в торговле?
Торговые организации могут использовать ЭЦП для разных целей: подачи налоговой отчетности, участия в госзакупках, регистрационных действиях с ККТ и тому подобное.
Касаемо онлайн-касс, цифровая подпись позволяет осуществлять такие операции:
- Регистрация онлайн-кассы в налоговой, внесение изменений в регистрационные данные, снятие ККТ с учета.
- Замена фискального накопителя.
- Заключение и разрыв договора с ОФД.
В рамках одного защитного устройства возможна поддержка нескольких сертификатов, каждый из которых способен предоставить пользователю дополнительные возможности. Продавцы предлагают даже универсальные комплекты ЭЦП, которые можно использовать для взаимодействия с любым государственным органом.
Какие ЭЦП существуют, и что подходит для онлайн-касс?
Цифровая подпись имеет и широкий смысл, который подразумевает использование любых электронных идентификаторов для подтверждения личности создателя или отправителя документа. По сложности криптографической защиты ЭЦП можно разделить на три категории:
- простая;
- усиленная неквалифицированная ЦП;
- усиленная квалифицированная ЦП.
Простая ЭЦП представляет собой комбинацию по типу логина и пароля. Данные могут быть записаны в зашифрованном файле или содержаться исключительно в голове пользователя. Незаконно заполучить их достаточно просто, поэтому такая цифровая подпись не имеет юридической силы.
Усиленная неквалифицированная ЭЦП (НЭП) генерируется с помощью криптоалгоритма с использованием закрытого ключа. Она позволяет идентифицировать пользователя и проверить аутентичность документа. НЭП используется для участия в госзакупках, а также при внешнем документообороте в случае взаимного признания правомочности такой подписи.
Выдается усиленная неквалифицированная ЭЦП удостоверяющим центром на руки пользователю. Электронный сертификат к НЭП прилагается опционально.
Усиленная квалифицированная ЭЦП (КЭП) отличается от неквалифицированной следующими признаками:
- обязательно содержит сертификат, удовлетворяющий федеральным требованиям криптографической защиты;
- ПО для работы ЭЦП должно быть сертифицировано ФСБ;
- выдающий КЭП удостоверяющий центр (УЦ) должен быть аккредитован в Минкомсвязи.
Именно квалифицированная подпись применяется при регистрации и перерегистрации онлайн-касс на сайте ФНС. Она признается всеми государственными фискальными органами.
Использование КЭП заметно облегчает бюрократические процедуры, так как позволяет взаимодействовать с госорганами через интернет.
На физическом уровне КЭП включает три компонента:
- защищенный носитель: eToken, флешка, облачное хранилище;
- программное обеспечение;
- электронный или бумажный сертификат.
Бизнесменам обычно продаются целостные комплекты, содержащие все необходимые компоненты, включая инструкцию и гарантийный талон.
Где бизнесменам получить ЭЦП для онлайн-кассы?
Для осуществления регистрационных действий с онлайн-кассами через интернет пользователи обязаны купить КЭП. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров, имеющих право выдавать эти цифровые подписи, расположен на портале Минкомсвязи.
Список указанных в нем компаний постоянно меняется, сроки их полномочий регулярно истекают. В случае прекращения функционирования удостоверяющего центра его реестры передаются другой организации, таким образом, пользователи не страдают.
Процесс получения ЭЦП для онлайн-касс занимает 1-3 дня
В регионах УЦ имеют представителей и партнеров, которые осуществляют техническую поддержку клиентов, выдачу комплектов ЭЦП и продажу сопутствующих товаров. У них также можно покупать комплекты КЭП. При выборе поставщика цифровой подписи необходимо уточнить, с каким удостоверяющим центром он работает, и проверить аккредитацию компании на портале Минкомсвязи.
Стоимость минимального комплекта ЭЦП для онлайн-кассы составляет около 1500 рублей, но каждый год необходимо обновлять сертификат ключа. Делать это можно в онлайн-режиме без посещения отделений удостоверяющего центра. Работоспособность ключа зависит от надежности носителя (флэшка, eToken), на котором он записан, поэтому на устройстве хранения данных лучше не экономить.
Алгоритм действий по получению КЭП
В начале предпринимательской деятельности бизнесменам нужно купить онлайн-кассу и, желательно, ПО для автоматизации торговли. После этого встает вопрос регистрации ККТ в налоговой, для чего потребуется КЭП.
Подписание договора в интернете цифровой подписью
Последовательность приобретения оборудования следующая:
- Определиться с функциональностью КЭП. Преимущество следует отдавать аппаратно-программному комплексу, который помимо регистрации онлайн-кассы будет поддерживать другие возможности: отправку в ФНС отчетов онлайн, участие в государственных тендерах и т.п.
- Выбрать продавца цифровой подписи и проверить аккредитацию УЦ.
- Отправить заявку на покупку ЭЦП.
- Заполнить присланную анкету со всеми реквизитами организации или ИП.
- Оплатить счет.
- Отправить анкету, а также скан счета и необходимых документов.
- Получить ЭЦП в офисе или курьером. Выдача цифровой подписи может производиться по доверенности, которую необходимо заполнить по образцу продавца.
- Установить на компьютер ПО с сертификатом и начать подписывать документы ЭЦП: договор с ОФД, заявку на регистрацию ККТ и так далее.
На этом процедура получения цифровой подписи оканчивается. Пользоваться ею без проблем можно в течение года, после чего истечет сертификат и необходимо будет его обновить.
Несмотря на наличие отсрочки по применению ККТ для некоторых категорий предпринимателей, купить онлайн-кассу лучше уже сейчас. Это снизит вероятность проверки фискальными органами, позволит избежать штрафов и без спешки подготовит бизнес к работе по закону 54-ФЗ.