В условиях конкуренции автозаправочных станций всё более актуальной становится автоматизация их рабочих процессов, которая помогает снизить издержки. Задачи оперативного управления финансами, топливными колонками и складом выходят за рамки возможностей бухгалтерских приложений, поэтому для этого используются специальные программы для учета товаров. Благодаря им система автоматизации АЗС становится эффективной и простой в управлении.
Что и как продавать на АЗС?
Российские водители привыкли, что на АЗС покупают топливо и только его, а расположенные на территории магазины воспринимаются больше как торговые киоски. Но опыт западных стран показывает, что ситуация будет меняться. В ЕС автозаправочные станции получают в среднем только 40% дохода от продаж бензина, а остальную прибыль генерируют продажи сопутствующих товаров: запчастей, масел, еды и прочее. В России пока что топливо формирует 90% оборота АЗС.
Всё больше автозаправочных станций совмещаются с продуктовым магазином
В перспективе ассортимент товаров автозаправочных станций будет расти, что приведет к необходимости автоматизации торговли и учета. Например, программы для розницы ЕКАМ способны учитывать продажи по нескольким системам налогообложения в зависимости от категории продукции. Это позволяет законно снизить налоговые платежи. Кроме того, система автоматизации АЗС позволяет управлять бизнесом в рамках одного приложения, что очень удобно для руководителей.
Основными задачами учета на автозаправочных станциях являются:
- управление продажами и складскими остатками топлива;
- учет алкогольного, табачного и продуктового ассортимента в магазине;
- формирование систем лояльности, позволяющих удерживать покупателей;
- оптимизация налогов за счет проведения продаж по разным системам налогообложения.
Все эти задачи успешно решаются путем установки программ для учета товаров в рамках системы автоматизации АЗС.
Для продаж топлива используется специальный софт и оборудование, которое обычно поставляется с заправочными колонками. При автоматизации торговли важно, чтобы программу для учета товаров можно было интегрировать с таким программным обеспечением.
Совместимость с кассовым оборудованием – важная особенность программ для учета товаров
Поэтому покупать нужно те учетные приложения, которые имеют открытый API и способны взаимодействовать со сторонними информационными базами. Одной из лучших таких программ является ЕКАМ. Её разработчики зарекомендовали себя надежными поставщиками систем автоматизации торговли.
Возможности учетных программ для АЗС
Программа для учета товаров на автозаправочной станции должна контролировать продажи, предоставляемые услуги и количество запасов. Причем желательна максимальная автоматизация этих процессов, чтобы исключить ошибки учета вследствие невнимательности персонала. Поэтому при выборе программ необходимо тщательно изучать их возможности с учетом перспективы масштабирования бизнеса.
Предпринимателей нужно учить пользоваться инструментами управленческой отчетности
Основными функциями приложений для торговли на АЗС являются:
- Составление управленческой отчетности для оперативного анализа хозяйственной деятельности.
- Поддержка инвентаризации с оформлением её итогов в соответствии с законодательством.
- Ведение базы клиентов с их идентификацией по телефону и ФИО.
- Мониторинг остатков продукции и вывод подсказок о необходимости формирования нового заказа поставщику.
- Удаленный доступ к программно-аппаратному комплексу.
- Управление отпуском нефтепродуктов.
- Контроль состояния резервуаров с топливом.
- Выгрузка информации в бухгалтерские приложения.
- Учет продаж топлива, алкоголя или продуктов по различным системам налогообложения в рамках одного юридического лица. Эта функция используется по необходимости.
- Формирование первичной документации, журналов продаж, статистических отчетов.
- Поддержка торгового оборудования в магазине: сканеров штрихкодов. денежных ящиков, принтеров и прочего.
- Учет нефтепродуктов одновременно по весу и объему.
- Консолидированный учет в сети АЗС.
- Автоматическое формирование цены на основе фиксированной наценки.
- Составление ассортиментной матрицы и определение наиболее прибыльных позиций.
Практически нереально найти готовую программу, которая бы одновременно учитывала специфику торговли топливом и продуктами. Поэтому покупать необходимо приложения с возможностью индивидуальной настройки под АЗС. Этим требованиям удовлетворяет программа для учета товаров ЕКАМ, которая позволяет провести полную автоматизацию автозаправочной станции с максимальным эффектом.
Преимущества автоматизации для АЗС
В часы пик на автозаправочной станции могут возникать очереди, поэтому критически важно не задерживать водителей у кассы, обслуживая их максимально быстро. Это является одной из целей внедрения системы автоматизации АЗС. В реальности же программы для учета товаров предоставляют предпринимателям гораздо больше финансовых и административных выгод.
Финансовые преимущества
- Система накопительных карт заставляет автомобилистов заправляться на одной и той же АЗС снова и снова, что обеспечивает рост продаж.
- Попартийный учет скоропортящихся продуктов позволяет вовремя делать скидки на товар с истекающим сроком годности.
- Строгий учет снижает вероятность краж со стороны продавцов.
- Исключение штрафов за ошибки учета при проверках АЗС налоговиками.
- ABC-анализ позволяет подобрать наиболее прибыльный ассортимент.
- Мотивацию персонала можно основывать на уровне среднего чека или прибыли, принесенной каждым продавцом.
- По онлайн-кассе магазина товар пробивается по фиксированной цене, что исключает пересортицу и мошенничество со стороны продавцов.
- Повышение рентабельности оборотных средств.
- Уменьшение трудозатрат на документооборот.
Выгоды для администрирования
- Заведующий АЗС всегда имеет в наличии актуальную аналитику для принятия решений.
- Инвентаризация продуктов в магазине может производиться без его закрытия.
- Легкость обучения программе новых сотрудников.
- Фискальные данные оказываются защищенными в «облаке».
- Сокращение ошибок учета и времени на их исправление.
- Каждый пробитый чек на заправке можно просмотреть через удаленный доступ.
- Программный контроль над остатками позволяет вовремя заказать очередную партию товара.
- Ускорение продаж за счет идентификации товаров по штрихкоду.
- Легкость планирования консолидированных заказов на сеть АЗС.
- Формы первичной документации в программе постоянно обновляются в соответствии с законодательством.
- Минимизация времени приемки товаров.
Плюсов у системы автоматизации АЗС очень много. В результате объединения всех процессов под управлением единой программы для учета товаров, в ночную смену на заправке может работать всего один или два сотрудника. Руководитель же освобождается от обязанности постоянного присутствия на АЗС. После автоматизации он сможет контролировать все процессы удаленно через видеонаблюдение и учетное приложение.
Для доступа к торговой базе АЗС достаточно ноутбука, логина и пароля
Лучше программой для розничной торговли является ЕКАМ. Её компания-разработчик имеет солидный опыт по внедрению автоматизации, а офисы фирмы представлены во многих регионах. В результате клиенты получают полноценную сервисную поддержку и могут быть уверены в помощи специалистов ЕКАМ при возникновении сложностей.
Оборудования для системы автоматизации АЗС
Процесс автоматизации АЗС требует комплектации магазина определенным оборудованием. Его стоимость способна окупиться за несколько месяцев, если пользоваться всеми выгодами автоматизации.
Если автозаправочная станция открывается с нуля, то потребуется следующая техника:
- Смартпос или онлайн-касса для соблюдения закона 54-ФЗ.
- Минимум два сканера штрихкодов – для склада и кассового узла.
- Денежный ящик.
- Мобильный терминал эквайринга.
- Коммуникационный модуль ЕКАМ.
- Сопутствующие товары: планшет, ноутбук и т.д.
Компания ЕКАМ для автоматизации АЗС предлагает оптимизированные наборы онлайн-касс, которые максимально удобны для работы с программой для учета товаров. Поэтому при открытии новой заправки лучше купить именно этот комплект техники.
Процесс установки системы автоматизации АЗС может занимать различное время в зависимости от объема необходимых работ по интеграции программного обеспечения. Но в результате предприниматель значительно облегчит себе управление бизнесом и сделает его более прибыльным.