Управление товарными запасами в розничном магазине: анализ показателя, формулы расчета, основные способы
- Белый хлеб есть?
- Нет.
- А молоко топленое?
- К сожалению, только что закончилось.
- Да что у вас за магазин такой, что ни придешь к вам, вечно ничего нет.
Именно так розничные магазины теряют немалую часть покупателей. Чтобы этого не случилось, надо правильно управлять товарными запасами, тогда все позиции будут в наличии. С другой стороны, нужно избежать излишнего затоваривания склада, не тратясь на его обслуживание. В общем, следует найти золотую середину. О том, как это сделать - наша новая статья.
Немного терминов и определений
Товарный запас
В учебниках по торговле и экономике есть несколько определений товарного запаса. Все они сводятся к следующему:
Товарный запас - это количество продукции, находящейся в собственности розничного магазина и предназначенной для реализации. Сюда же входят и всевозможные расходные материалы, комплектующие, запасные части в предприятиях сферы услуг. Трубы и фитинги у сантехника, косметика в салоне красоты - все это же товарные запасы.
Товарные запасы делятся на:
- сезонные. Мало касается розничных магазинов, здесь такими временными категориями почти не оперируют. Зимний запас угля в котельной, запас кормов для скота в сельскохозяйственных производствах - типичные примеры сезонных товарных запасов;
- текущие товарные запасы. Вот это как раз про розницу. Нужны для ежедневного обеспечения потребностей магазина в продукции;
- страховые товарные запасы. Ну тут все понятно, они нужны на случай, если что-то внезапно закончилось.
Товарный запас измеряется несколькими способами: в натуральном или денежном выражении, а также в днях. 100 коробок апельсинового сока - это измерение в натуральном выражении. 100 тысяч рублей в товарообороте - измерение в деньгах. Продукции хватит на 4 дня продаж - выражение товарного запаса в днях.
Обычно при расчетах используют величину среднего товарного запаса за период времени: неделю, месяц, квартал и так далее. Средний товарный запас рассчитывается по несложной формуле:
ТЗср = (ТЗ1 + ТЗ2 + ТЗ3… + ТЗN) / количество дней в периоде
где:
- ТЗср - средний товарный запас;
- ТЗ1-ТЗN - величина товарных запасов каждый день рассматриваемого периода.
Считать по этой формуле можно как в деньгах, так и в натуральном выражении: штуках, упаковках, килограммах и так далее.
Система управления товарными запасами
Коэффициент оборачиваемости товара
Один из ключевых показателей в торговле. Коэффициент оборачиваемости товара показывает, за сколько продукция проходит один оборот цикла “товар-деньги-товар”. Считается по формуле:
КО = выручка / средний товарный запас
Это общий показатель оборачиваемости. Сам по себе он ничего не значит и используется в расчет коэффициента оборачиваемости в днях. Формула расчета такая:
оборачиваемость в днях = количество дней в периоде / коэффициент оборачиваемости
Полученная цифра показывает уже прикладные вещи:
- за сколько дней продукция проходит цикл “товар-деньги-товар”;
- в течение какого времени товар превращается в деньги. Ну или через какое время средства, вложенные в продукцию, вернутся на баланс магазина;
- на сколько дней вам хватит текущего товарного запаса.
Требования к товарному запасу
Теперь отвлечемся от формул и порассуждаем. Итак, у нас есть магазин с полками и витринами и склад. Здесь лежит какое-то количество товара, которого хватит на определенное время. Главная задача сделать так, чтобы продукция не успевала заканчиваться до прихода новых партий. Можно пойти несколькими путями:
- арендовать огромный склад, забить его товарами под завязку и не думать о поставках ближайшие несколько месяцев, если конечно, позволяют сроки годности. Все бы хорошо, если бы не один нюанс: за склады надо платить аренду, нанимать персонал, поддерживать температурный режим и прочее. Обслуживание товара съест немало денег, увеличив его себестоимость, а значит и розничную цену;
- вообще не содержать никаких складов, а просто заказывать продукцию по мере того, как она будет заканчиваться. Здесь тоже есть существенный недостаток: любой сбой в поставках приведет к тому, с чего мы начали эту статью. Товар разберут, а новый привезти не успеют;
- найти золотую середину между первым и вторым путями. Иметь минимальный склад с текущими и страховыми товарными запасами, а по мере выхода продукции заказывать ее у поставщиков. Сорвалась партия - спокойно реализуем товарную подушку, не просаживая ассортимент.
Итак, главное: товарный запас должен покрывать потребности розничного магазина в продукции, а затраты на обслуживание и хранение при этом должны быть минимальными.
Схема формирования заказов по потребностям
Как определить, сколько товара надо хранить на складе
Методов расчета товарного запаса довольно много, от простых до продвинутых. Для розницы, особенно если магазин находится в стадии открытия или недавно запущен, подойдет самый простой - опытно-статистический. Он основан на анализе оборачиваемости, продаж, сроков хранения и тому подобное. Что-то рассчитать эмпирически возможно, но есть риск попасть пальцем в небо. Все дело в том, что в уравнении всегда будет плавающая величина - количество продаж. Никто навскидку не скажет, как будет продаваться та или иная позиция.
Для расчета берем во внимание такие критерии, как:
- объем продаж за единицу времени: день, неделю или месяц;
- наличие, размер и оснащенность складских помещений;
- работа поставщиков. Одно дело, если товар поставляют по щелчку пальца: сегодня заказал - завтра привезли. И совсем другое, когда поставки делаются, например, 2 раза в неделю: по вторникам и четвергам. Не успел заказать в понедельник - останешься без товара почти на всю неделю;
- возможные всплески и падения продаж. Например, бары и магазины разливных напитков делают основную выручку в пятницу и субботу. Именно на эти периоды нужно заказывать основные партии товара и забивать склады. А на неделе можно обойтись и минимумом;
- сроки годности товаров. Понятно, что оборачиваемость должна быть меньше сроков годности. Если коэффициент оборачиваемости молока равен 3 дням, размер партии определяется исходя их этого срока, иначе товар просто испортится.
На практике делается так: все показатели изучаются и анализируются, после чего формируется некая красная линия, ниже которой опускать товарный запас нельзя. Если магазин только открылся, составляется план продаж, а на его основе определяется товарный запас. А дальше корректируем показатели в зависимости от того, что и как продается.
Минимальная величина товарного запаса называется неснижаемым остатком. Как только показатель приближается к этому значению, нужно сразу делать заявку поставщику. При этом нужно учитывать и сроки поставки, чтобы сделать это заранее. Если товар везут неделю, успеете все распродать и остаться без продукции. В этом случае неснижаемого остатка должно хватать приблизительно на 10 дней, чтобы компенсировать возможные задержки поставки и оставить себе время для маневра.
Неснижаемый остаток рассчитывается для каждой позиции в отдельности. У продукции различное время хранения и реализации, разные сроки поставок, продаются они тоже по-разному. Что-то уходит за несколько часов (хлебобулочные изделия, молочка, полуфабрикаты), в то время как другие позиции стоят на витрине месяцами (деликатесы, элитный алкоголь).
Элементы системы управления товарными запасами
А теперь представьте: даже в небольшом розничном магазине сотни наименований товара. Уследить за всем нереально: нужен системный подход. Об этом - следующая часть статьи.
Методы управление товарными запасами
Прежде чем переходить к способам управление запасами товара, подведем небольшой итог из предыдущих частей статьи. Итак, нам известна величина товарного запаса и неснижаемого остатка, которые нужно поддерживать на складах, делая своевременные заявки поставщику. Для этого есть несколько подходов.
Ручное управление
Ну как ручное: ручка, блокнот или пара журналов вам все равно понадобятся. Суть в следующем: вы ежедневно проверяете товарные запасы на предмет неснижаемого остатка и, в случае чего, заказываете товар у поставщика. Несмотря на свою примитивность, подход с успехом можно применять в магазинах и торговых точках с небольшой товарной номенклатурой - не более десятка позиций. Никакой автоматизации тут не нужно, это все равно, что палить по воробьям из крупнокалиберной пушки.
Вести такой учет можно как удобно: в тетрадке, вордовском файле, писать заметки на смартфоне или скачать на него простенькое приложение для товароучета. Главное держать ситуацию под контролем и вовремя делать заявки снабженцам.
Товароучет в Excel
Это уже начальная ступень автоматизации товароучета. Здесь данные заносятся не в тетрадь или журнал, а в экселевский документ. Удобно тем, что программа самостоятельно рассчитывает показатели при изменении исходных данных. По крайней мере от математики вы будете избавлены. Изменили количество нескольких позиций в соответствующей ячейке таблицы - система автоматически рассчитала стоимость товарного запаса в денежном эквиваленте.
Для того, чтобы вести товароучет в Excel, понадобится скачать один из специальных шаблонов, предметно заточенных под эти цели. Есть платные и бесплатные инструменты с различным функционалом. При всех плюсах, учет в таблицах эксель не решает главной задачи - автоматизации управления товарными запасами. Контролировать процесс придется вручную, а значит, неизбежны ошибки и неточности. Поэтому есть самый совершенный на данный момент инструмент управления - товароучетные программы.
Пример ведения учета в Excel-таблицах
Управление товарными запасами при помощи программ складского учета
Здесь все делается в автоматическом режиме при минимальном участии человека. Вы просто задаете величину неснижаемого остатка, при достижении которого программа сама делает заявки поставщикам. Риск остаться без товара в разгар продаж исключается полностью. Как это работает: товароучетка интегрируется с онлайн-кассами и каждый проданный товар моментально списывается с остатков. При достижении неснижаемого порога программа формирует и отправляет заявку снабженцам, а товар привозят на склад. Персонал при этом не задействован вовсе.
Для этих целей подойдет система товарного и складского учета “ЕКАМ”. Функционал программы не ограничивается контролем товарных запасов - она умеет гораздо больше:
- встроенная CRM-система позволяет контролировать работу сотрудников и выявлять наиболее эффективных;
- программа лояльности дает возможность управлять скидками, акциями и спецпредложениями;
- все документы автоматически формируются и сохраняются в облаке. При необходимости их можно распечатать, поставить подписи и печати (если заверить электронной подписью, то и распечатывать не нужно) и отправить адресату;
- доступ к программе возможен из любой точки мира, где есть интернет. Войти в личный кабинет можно с компьютера или смартфона с установленным на него мобильным приложением.
Выбирайте удобный способ управления бизнесом и складскими запасами: ручной или автоматизированный, при помощи товароучетных программ. Главное - не пускать дело на самотек, чтобы избежать перебоев в продажах. Успехов в бизнесе!