Правила учета товарных потерь в интернет-магазине

В процессе транспортировки, хранения на складе и подготовки к реализации продукция может испортиться или потеряться. Это происходит по разным причинам: истечение сроков годности, нарушение условий хранения, мошенничество, некомпетентность или невнимательность персонала. В интернет-магазине должен вестись учет таких потерь. Кроме того, их необходимо правильно списывать. Далее разберем все нюансы по этой теме.

Товарные потери: виды и причины

Вероятность тех или иных товарных потерь по ходу ведения бизнеса очень высокая. Их можно сократить, но полностью избежать не удастся. Поэтому важно уметь работать с ними и корректно отражать в учетной системе.

Все потери товаров разделяют на количественные и качественные. Рассмотрим их подробнее.

Количественные убытки называют нормированными, поскольку обычно они не выходят за пределы предписанных норм. При этом товар теряет свои количественные параметры. Например, уменьшается в объеме, длине или весе.

В документации такие убытки обозначаются неизбежными или естественными. Зависимо от того, что к ним привело, выделяют 2 типа потерь:

1. Естественная убыль, свойственная определенным категориям продукции. Случается при транспортировке или хранении.
2. Отходы на предреализационном этапе. Возникают во время подготовки заказов к продаже и доставке конечному потребителю. Могут быть ликвидными, когда часть убытков компенсируется благодаря последующей переработке, и неликвидными, которые неизбежны и подлежат списанию.

Потери вследствие естественной убыли провоцируются следующими природными процессами:

• улетучивание – характерно для потребительской линейки продукции, содержащей воду;
• бой/раздавливание тары – свойственно парфюмерно-косметическим изделиям, хозтоварам, напиткам и продуктам питания в стеклянной таре;
• распыл/утруска – происходит с мелкоизмельченной продукцией при расфасовке, переупаковке;
• испарение/усушка – составляет от 50 до 100% убыли в продуктовых нишах и непродовольственных группах товаров, в которых содержится вода;
• розлив/размазывание – бывает с вязкими, мазеообразными, а также жидкостными продуктами, частички которых прилипают к внутренним сторонам тары;
• впитывание жидкостей в упаковку – типично для продукции с жировой/водной составляющей.

Эти естественные процессы изменяют первоначальные характеристики продукта, уменьшают его массу.

Пример расчета нормы потерь

Виды отходов на предреализационном этапе:

• раскрошка товара при хранении, взвешивании, перевозке или разделении – относится преимущественно к продуктам питания;
• отделение некоторых составляющих компонентов – присыпка отделяется от кондитерских изделий, парафин от сыра, штафф от сливочного масла;
• удаление частей, не представляющих ценности – ненужных упаковочных материалов, ингредиентов для промпереработки.

Потери сверхнормативного характера называют актируемыми или качественными. Они могут быть вызваны различными процессами: химическими, физическими, биологическими. При этом товар портится или сильно теряет в качестве, а не уменьшается в количестве. Снижается его стоимость. Дальнейшее использование становится невозможным.

Чаще всего порча или снижение качества связаны с:

• нарушением требований относительно хранения продукции – температурного режима, влажности воздуха, вентиляции, расстояния между стеллажами и так далее;
• повреждением упаковки товара;
• несоблюдением определенных технологий в ходе производства;
• окончанием срока годности.

В чем конкретно выражаются качественные потери:

• брожение, гниение, ослизнение пищевых продуктов;
• плесневение непродовольственной группы товаров;
• повреждения, которые наносят грызуны или насекомые;
• гибель цветов, свежих овощей и плодов, порча зерна, муки или круп вследствие анаэробиоза (удушья из-за нехватки воздуха);
• окисление, потемнение, прогоркание пищевой продукции, парфюмерии и косметики после изменения состава под воздействием химических процессов;
• механические разрушения и деформации, как самого продукта, так и упаковки;
• увядание/усыхание продуктов питания, живых цветов, которые приводят к существенным потерям качества.

В большинстве ситуаций сверхнормативные потери – причина халатного отношения ответственных сотрудников к своей работе. Рекордное количество убытков возникает на этапе хранения товара в складских помещениях. Помимо процессов, которые происходят из-за нарушений условий хранения, здесь случаются хищения, нецелесообразные расходы из-за неграмотного ведения учета. Иногда потери бывают вызваны стихийными бедствиями.

Факторы, которые могут провоцировать товарные потери

Все эти убытки выявляются во время инвентаризации. Назначенная инвентаризационная комиссия делает сверку фактических данных с данными, отраженными в учете, анализирует расхождения, определяет виновных и предлагает варианты решения проблемы. В любой ситуации при выявлении товарных потерь важно правильно их списать.

Рекомендации по списанию и учету товарных потерь

Первым делом, если в процессе инвентаризации или приемки выявлены потери товара, нужно определить, какие они: количественные или качественные. От этого зависит порядок дальнейших действий. Причины убытков следует сформулировать как можно подробнее.

Пример акта списания товарных потерь

В инвентаризационном акте указывают:

1. Наименование, артикул и сорт проблемных товарных запасов.
2. Стоимость и количество поврежденных/испорченных продуктов.
3. Вероятные причины количественных или качественных потерь.
4. Виновников качественных потерь.
5. Выводы по дальнейшему использованию товара – реализация по сниженной цене, сдача в утиль или на переработку, уничтожение.

Если потери не превышают пределов, обусловленных естественной убылью, их списывают на основании установленных норм. Для каждого типа товаров они разные. Эти нормы утверждены на законодательном уровне в приказах Минпромторга, Минсельхоза, Минфина. Правила списания естественных убытков определены Методическими рекомендациями по бухучету. Это издержки обращения, не облагаемые налогом.

Бывает, что для каких-то категорий товара нормы естественной убыли в официальных документах не указаны. В таком случае списывать ее на затраты нельзя.

Если же потери выходят за границы нормы, их возлагают на виновных лиц. Назначается комиссия с бухгалтером или экономистом в составе, которая и выясняет все обстоятельства. Виновников вносят в соответствующий протокол, оформляется акт списания и обоснованное заключение комиссии. Виновные лица должны компенсировать нанесенный урон. Обычно его высчитывают с заработной платы, реже – сотрудники выплачивают убытки наличными.

Для сбора информации о суммах потерь предназначен счет 94 (Недостачи и потери от порчи ценностей). За исключением некоторых случаев:

• если найти виновников сверхнормативных убытков невозможно, потери списываются на финансовые результаты организации по счету 91 (Прочие доходы и расходы);
• если к потерям привели пожар, наводнение или другие природные явления, их относят к чрезвычайным затратам по счету 99 (Прибыли и убытки);
• если сверхнормативные убытки возникли в процессе транспортировки, претензии предъявляются поставщику или перевозчику, в учете это отражается как дебиторская задолженность на счете 76 (Расчеты с дебиторами и кредиторами).

Как сократить потери в интернет-магазине?

Чтобы избежать убытков, связанных с различными товарными потерями, нужно предпринимать соответствующие меры профилактики. Это должно быть не одно действие, а целый комплекс правил, методов и инструментов, которые будут постоянно использоваться и соблюдаться в процессе деятельности компании.

Поскольку наибольшее количество потерь происходит на складе, в первую очередь необходимо:

1. Оптимизировать складское помещение, выделив зоны для хранения. Это позволит разграничить несовместимую продукцию, обеспечить нужный режим температуры, влажности и освещения, освободить проходы для облегчения погрузки.
2. Оптимизировать оборудование. Чтобы продукты не накладывались друг на друга, стеллажи организовывают в несколько ярусов. Также специалисты рекомендуют корректировать размеры ячеек с учетом габаритов упаковки товара, оставляя достаточное свободное пространство. Кроме этого, стоит выделять в стеллажах отдельные зоны для коробочного и штучного хранения.
3. Выбирать удобный транспорт и грузоподъемное оборудование. Это упростит процессы размещения, поиска и отбора продукции, поможет сохранять целостность стеллажей.
4. Фиксировать информацию о сроках годности и в соответствии с этим распределять товар по определенным ячейкам. Первыми будут отгружаться позиции с минимальными сроками. Таким образом, сократится риск порчи вследствие истекших сроков годности.
5. Проводить регулярные проверки товарных запасов на складе, частичные и полные инвентаризации.
6. Снабжать склад камерами наблюдения и охраной, антикражными системами, досматривать лиц, у которых есть доступ к товару. Это помогает предотвратить случаи воровства.
7. Организовать адресное хранение. При этом каждой товарной единице присваиваются особые буквенные/цифровые метки. Технология дает возможность исключить ошибки при отборе позиций с нужными сроками годности, оптимизирует процесс размещения продукции, обеспечивает безошибочную сборку.

Меры, направленные на снижение товарных потерь в магазине

Для предотвращения обманов со стороны поставщика стоит серьезно подходить к выбору партнера. Нужно проверять его репутацию по отзывам, смотреть благонадежность по открытым реестрам и сервисам мониторинга, уточнять гарантии и ответственность на случай обнаружения брака и порчи товара.

Все нюансы и условия сотрудничества важно закреплять письменным договором с печатью. В договоре следует предусмотреть возможность возврата некондиционных изделий, порядок работы при выявлении дефектов, боя и прочих повреждений, размер штрафных санкций.

Также имеет смысл подумать над технологическими и информационными мероприятиями профилактического характера:

• разработать документацию, которая будет четко регламентировать нормы хранения товаров в магазине;
• создать инструкции относительно хранения различных ассортиментных категорий и схемы списания естественных убытков;
• прописать правила перевозки грузов;
• учитывать все внутренние/внешние факторы, которые могут влиять на состав продукции;
• анализировать причины потерь и предупреждать их в будущем.

В дополнение к вышеперечисленным мерам рекомендуем автоматизировать учет товарных запасов в интернет-магазине. Оптимальное решение комплексной автоматизации – товароучетная система «ЕКАМ», которая дает множество преимуществ для бизнеса.

Используя «ЕКАМ», предприниматели получают возможность:

• сократить пересортицу и не допускать залеживания продукции на складе;
• вести аналитику продаж и контролировать показатели каждого сотрудника;
• снизить зависимость от человеческих факторов, которые часто приводят к качественным товарным потерям;
• оптимизировать складские процессы;
• облегчить приемку и моментально отображать данные в учетной системе;
• контролировать сроки годности продукции;
• повысить скорость обслуживания клиентов.

Учет товарных запасов в программе «ЕКАМ»

Риски товарных потерь при использовании учетной системы в интернет-магазине значительно сокращаются.

Учет товарных потерь – довольно сложная тема, чреватая непредвиденными затратами. Ей нужно уделять достаточно внимания, проводить регулярные проверки товара, правильно списывать выявленные убытки в соответствии с их причинами. Чтобы максимально снизить вероятные риски товарных потерь, следует грамотно организовывать процессы приемки, хранения и подготовки к продаже.

Вести корректный учет и минимизировать количество ошибок, связанных с человеческим фактором, поможет товароучетная система «ЕКАМ». В ней предусмотрена возможность синхронизации с необходимым торговым оборудованием, есть удобные тарифные планы для интернет-магазинов.