Как отслеживать товарные остатки у поставщиков на внешних складах

В любом интернет-магазине или розничной точке надо обязательно наладить автоматизированный учёт товаров. Важно следить не только за продажами, но и возвратами, новыми поступлениями и другими операциями на складе.

В статье разберёмся, как работать с товарными остатками, каких ошибок стоит избегать и как автоматизировать отслеживание продукции у поставщиков.

Какие задачи решает учёт товаров

Некоторые предприятия до сих пор ведут учёт в Excel или блокноте. Это особенно актуально для маленьких фирм, которые работают по старинке и не хотят внедрять в бизнес-процессы современные технологии. Владельцы магазинов сами не замечают, как теряют деньги. Грамотное управление складом повысит эффективность предприятия и снимет часть нагрузки с персонала.

В любом торговом предприятии важно контролировать каждую операцию. Тогда можно будет легко узнать, сколько неликвидных позиций на балансе, когда в последний раз приходила поставка от определённого контрагента, через сколько истекает срок годности, и какие продукты пользуются повышенным спросом.

Эффективный учёт товаров покажет, какие сотрудники работают честно, а кто обвешивает покупателей и кладёт часть выручки себе в карман. Такие ситуации случаются не на всех предприятиях, но если такое произойдёт, владелец бизнеса должен оперативно заметить проблему и устранить её без последствий для репутации бренда.

Представьте, какой будет скандал, если покупатель взвесит товар дома и увидит, что его обманули. Если собственник отреагирует раньше, принесёт извинения за нерадивого сотрудника и предложит бонус, негативных последствий можно избежать.

Какие операции помогает отслеживать учёт товаров:

• выручка за определённый период;
• количество продаж;
• дата поступления товара;
• срок годности;
• остаток товара на балансе;
• перемещения продукции между складами.

Срок годности

Менеджеры по продажам, бухгалтеры и собственники бизнеса всегда будут в курсе ключевых событий бизнеса. Они могут посмотреть статистику и скорректировать работу предприятия. Современные товароучётные системы позволяют отслеживать все бизнес-процессы в одном интерфейсе. Для вывода торговли на новый уровень надо будет только оплатить тарифный план, сделать необходимые настройки и загрузить прайсы.

Глобальная цель учёта товара — повысить эффективность разных отделов предприятия. Можно будет проследить движение продукта с момента первого поступления на склад и увидеть, насколько хорошо он продавался. Эта информация позволит скорректировать поставки, сократить расходы и повысить доход благодаря заказу продуктов, которые продаются лучше остальных.

Учёт товаров помогает с:

1. Обязательной маркировкой. В российском законодательстве происходят постоянные изменения. Недавно были одобрены основные категории товаров, которые подлежат маркировке. Если вести учёт через специальные сервисы, о проблемах со штрихкодами можно забыть.
2. Сокращением расходов. Бизнес теряет деньги на несвоевременных поставках, закупках без чёткой стратегии и неэффективных сотрудниках. Точечный анализ поможет определить слабые места и быстро их закрыть.
3. Глубокой аналитикой. Кроме удобного учёта товаров, появится статистика, которая отображает все бизнес-процессы как на ладони. Можно поощрять постоянных покупателей, выдавать премии ключевым сотрудникам и наказывать рублём тех, кто уклоняется от работы.
4. Минимизацией потерь. При продаже товаров с ограниченным сроком годности очень важно следить за датами и вовремя избавляться от продукции, которая вот-вот перестанет быть пригодной для употребления.
5. Контролем персонала. Можно объединить данные по нескольким точкам и отслеживать эффективность сотрудников. Если образуется недостача, легко определить причину по истории операций.
6. Порядком в закупках. Работать с товарами без чёткой аналитики — всё равно, что рассматривать картину в полной темноте. Владельцы бизнеса могут не замечать серьезные пробелы в торговой стратегии до анализа статистики.

Учёт товаров положительно повлияет на бизнес только если ответственные сотрудники будут постоянно контролировать важные бизнес-процессы. Надо разбираться в каждой проблемной ситуации, находить причины и делать так, чтобы в будущем они не повторялись. После настройки автоматизированного учёта можно оптимизировать расходы на зарплаты сотрудникам. Например, необязательно держать кладовщика и товароведа. Принимать товары могут и кассиры, если магазин небольшой и смены правильно распределены.

Что такое товарные остатки

Товарные остатки — продукция, которая лежит на складе и в перспективе может быть продана. Главная особенность в том, что некоторые товары превращаются в неликвидные остатки. Они длительное время числятся на балансе и снижают возможности предприятия в плане закупок.

Грамотное планирование закупок позволяет бизнесу избегать проблемных ситуаций. Например, когда предприятие получает товары от зарубежных поставщиков, сроки доставки могут сильно увеличиться. Очень важно, чтобы задержка не повлияла на клиентов.

Покупатели должны вовремя получать свои заказы. Они не желают знать, почему таможня не захотела пропускать груз или выслушивать доводы продавца о росте цены. При возникновении критичных проблем они просто уйдут к конкурентам и будут работать с теми, кто может удовлетворить спрос.

Виртуальный склад

Остатки — ценный ресурс, которым нужно грамотно управлять. В критичных ситуациях они могут спасти бизнес от банкротства. И наоборот, если остатков на складе столько, что их не продать и за несколько лет, владельцу предприятия придётся экстренно решать проблемы. Грамотное планирование закупок и глубокий анализ спроса помогут сделать так, чтобы остатки не тянули бизнес на «дно», а приносили деньги.

Управление запасами на складе поможет определить товары, которые расходятся быстрее всего и неликвидные позиции. Некоторые бизнесмены делают заказы поставщикам без чёткой стратегии. Они просто смотрят данные за последний месяц и выбирают самые популярные продукты. При планировании закупок надо учитывать ситуацию на рынке.

Когда в России ввели режим самоизоляции, увеличился спрос на товары первой необходимости. Интернет-магазинам пришлось перестраивать механизмы работы и тратить деньги на защитные средства для сотрудников и подстраиваться под новые потребности людей. Найти деньги на внезапные расходы всегда непросто, но если на складе не лежат «горы» непроданных товаров, решить эту проблему гораздо проще.

Бизнесмены, которые заботятся о своих предприятиях, давно сделали контроль остатков ежедневным процессом. Они поручают эту задачу ответственным сотрудникам, просят составлять отчёты каждую неделю или месяц и контролируют движение товаров. Продвинутые предприниматели экономят время на анализе благодаря товароучётным системам формата «EKAM».

Облачные сервисы помогают забыть о проблемах ручного учёта. Например, в «EKAM» можно посмотреть количество единиц товара на балансе, сколько из них забронировали клиенты и когда стоит запланировать следующую поставку. По каждому продукту есть вся необходимая документация, которая собрана в одном месте.

Остатки на складе

Одно из главных преимуществ сервисов складского учёта в том, что данные обновляются в режиме реального времени с минимальным участием сотрудников. Кассир выбирает продукты из списка и формирует чек. Система автоматически отнимает количество проданных единиц и обновляет баланс. Уже через несколько секунд в личном кабинете доступны свежие данные.

Владельцы интернет-магазинов получат ещё больше преимуществ. Можно настроить синхронизацию с сайтом на одной из популярных CMS, принимать товары через сервис и автоматически выгружать данные в базу интернет-магазина. Благодаря такому подходу, клиенты всегда будут довольны. Они не смогут заказать товар, если его нет на остатке. Обновление данных по расписанию сильно разгружает кладовщиков и менеджеров.

Представьте, что предприниматель всего несколько месяцев назад запустил точку по продаже шаурмы и совсем не ведёт учёт. Он просто закупает ингредиенты и не знает, какие позиции в меню клиенты заказывают чаще всего. Если внезапно случится наплыв покупателей, продавец может не справиться с растущим спросом, потому что на складе не хватит сырья. Этого можно избежать с помощью грамотного планирования и отслеживания данных в режиме реального времени.

Складской учёт будет полезен и в магазине кроссовок, и в розничных точках по продаже фастфуда. В торговых предприятиях примерно одинаковые бизнес-процессы, поэтому отличия в учёте будут минимальными.

Инвестиции в закупку товара — всегда риск. Лучше снизить его до нуля за счёт планирования и ежедневного мониторинга статистики. Количество запасов на складе должно быть таким, чтобы можно было удовлетворить покупательский спрос и у бизнеса из-за этого не было ограничений на движение финансовых средств.

Управление остатками — важная задача, но ответственным сотрудникам надо анализировать всего 3 важных показателя. Это название товара, количество и срок реализации. Если клиенты раскупили продукт через несколько дней после закупки, значит надо увеличить объём следующей поставки. Оптимизировать работу с остатками можно разными способами. Например, найти поставщиков с более выгодной ценой или снизить цену на «горячий» товар.

Остатки, которые быстро раскупаются — всегда хорошо, но полностью избавиться от неликвидной продукции тяжело. Даже постоянное изучение потребностей клиентов не даёт надёжной защиты от залежавшихся товаров. С этим надо смириться и постараться сделать привлекательное предложение клиентам. Тогда не придётся искать оптовых дистрибьюторов, которые захотят выкупить остатки по сниженному прайсу.

Заказы поставщикам

Особенности движения товаров

На всех торговых предприятиях с одним или несколькими складами есть движение товаров. Надо анализировать не только отдельные перемещения, но и общую картину.

Существует несколько основных видов движения:

1. Поступление товаров. Как только поставщики привозят заказы, начинается приёмка. Обычно накладные создаются заранее, поэтому данные можно зарезервировать в системе и скорректировать, если фактическое количество продукции отличается от предварительных значений.
2. Перемещение на складах. Предприятия с разветвлённой сетью филиалов часто перемещают продукцию между разными складами, чтобы удовлетворить спрос в разных регионах. Все операции должны отображаться в системе, чтобы в конце отчётного периода можно было понять, куда и что ушло.
3. Продажа. В интернет-магазинах и розничных точках с постоянным спросом ежедневно выполняются десятки или сотни торговых операций. Если система работает как часы, проблемы с подсчётом остатков не возникают.
4. Возврат. Если поставщики отвечают за качество продукции, возвратов будет мало.
5. Списание. Когда у товара истекает срок годности или он теряет полезные свойства, его приходится списывать. Если не сделать это вовремя, могут возникнуть неприятные последствия. Кассиры скажут покупателю, что на складе ещё остался один смартфон, а когда его принесут для продажи, окажется, что он не работает.

Учёт движения товаров — часть важных бизнес-процессов, которые сильно влияют на эффективность работы торговых предприятий. На каждом этапе надо стремиться к максимальной автоматизации. Лучше вносить данные о поступлениях заранее, чтобы не останавливать работу магазина и кассы во время приёмки. При добавлении товаров на склад сотрудники сначала фиксируют оптовую цену, а потом задают розничную. Если расчёты были проведены до фактического поступления, можно сэкономить время.

Список приёмок

В интернет-магазинах и офлайн-предприятиях каждый день выполняется множество торговых операций, но необязательно делать все вручную. На помощь приходят инструменты автоматизации, которые освобождают время для задач, где важно непосредственное участие человека. Например, для продвижения бренда в социальных сетях или обновления фирменного стиля.

Мониторинг движения товаров — фундамент, на котором держится любой успешный бизнес. Предпринимателям, которые работают с учётом по устаревшим методам, стоит изменить принципы работы и воспользоваться преимуществами инструментов автоматизации.

Как автоматизировать отслеживание остатков у поставщиков

Благодаря современным товароучётным системам наладить контроль за товарами можно в сжатые сроки. Кроме этой задачи, придётся решить ещё один вопрос, который требует максимального внимания — установить связь с поставщиками. Не только найти ответственных партнёров с подходящими ценами и хорошим качеством товаров, а оперативно отслеживать остатки на внешних складах.

Если у интернет-магазина нет своих складов и продавцы каждый раз сверяются с прайсом поставщиков, мониторинг остатков играет ключевую роль в работе онлайн-бизнеса. Чтобы избежать проблемных ситуаций с клиентами, надо создать эффективный механизм обновления остатков. Тогда в интерфейсе всегда будут свежие данные, и покупатели не останутся без своих заказов.

Владельцы маленьких магазинов редко задумываются о том, чтобы использовать инструменты автоматизации для работы с поставщиками. Они считают, что на это уйдёт много сил и времени, а ресурсы можно потратить на увеличение покупательского спроса. Необязательно вкладывать сотни тысяч рублей на разработку программных решений. Можно воспользоваться готовыми инструментами и вывести бизнес на новый уровень.

Импорт прайса

Самый простой способ отслеживания остатков на внешних складах. Большинство поставщиков присылают клиентам прайсы, в которых собраны все данные. Если данные обновляются сразу после перемещений со склада, проблем не будет. Надо только, чтобы поставщики своевременно загружали новую версию прайса. Для этих задач отлично подходят облачные хранилища.

Импорт прайса из формата Excel реализован во всех популярных системах управления контента, которые создавались для работы с товарами. Нужно только найти решение для оперативного обновления контента. Если поставщики загружают прайс в облако, можно настроить расписание для проверки изменений.

Список поставщиков в «EKAM»

Главная проблема такого подхода в том, что в каждой CMS свои правила для импорта данных. Скорее всего, перед загрузкой документа в базу, придётся адаптировать формат прайса под определённые стандарты.

Если магазин сотрудничает с одним поставщиком, можно проверять наличие вручную. Когда в списке контрагентов десятки фирм, однозначно стоит потратиться на автоматизацию. Чтобы не тратить деньги на самописные модули, воспользуйтесь встроенными инструментами. При выборе системы управления контентом для нового магазина обращайте внимание не только на внешний вид, но и на возможности интеграции. Дизайн имеет значение, но пользователей больше всего интересуют характеристики товара и цена.

Товароучётные системы

Второй способ работы с внешними складами более удобный, чем первый. Данные загружаются не в административную панель сайта, а в сервис учёта товаров. Все данные о складах, поставщиках, заказах и работе разных точек собраны в одном месте. Можно отслеживать эффективность работы филиалов предприятия и следить за остатками поставщиков.

Товароучётная система «EKAM» решает большинство бизнес-задач. Самые важные:

• контроль сотрудников;
• инвентаризация без закрытия магазина;
• управление запасами в режиме реального времени;
• создание ценников, накладных и закрывающих документов;
• объединение данных с интернет-магазинов и розничных точек;
• синхронизация с онлайн-кассой;
• анализ продаж.

После настройки внешних складов можно будет отслеживать остатки всех поставщиков. Система автоматически отправляет уведомления, если количество товара на балансе уменьшилось ниже определённых значений. Можно заранее планировать закупки и проверять текущее количество единиц товара у поставщиков. История закупочных цен покажет, как менялись цены у партнёров и поможет скорректировать стратегию работы.

Мониторинг внешних складов особенно пригодится магазинам, которые привозят товары под заказ. Надо точно планировать закупки, чтобы клиенты не ушли с пустыми руками. Только так можно экономить на аренде складского помещения и не терять покупателей.

Как настроить мониторинг остатков на внешних складах в «EKAM»

Товароучётная система умеет отслеживать остатки поставщиков и выдаёт данные в удобном формате. После загрузки прайса в каталоге появится новая колонка с остатками. Можно быстро находить нужные позиции и формировать заказ на основе актуальных данных. Остатки пока не появляются автоматически, придётся периодически загружать обновлённый прайс.

Как отслеживать остатки в сервисе:

1. Перейдите во вкладку «Склад».

2. Выберите пункт «Товары и услуги».

3. Нажмите кнопку «Импорт».

4. Выберите подходящий формат:

5. Сопоставьте столбики с атрибутами сервиса:

6. Завершите импорт данных.

Обратите внимание, что система сопоставляет остатки при совпадении названия товаров. Перед загрузкой данных убедитесь, что наименования совпадают вплоть до специальных символов.

Для удобства можно создать отдельный склад под поставщиков и загружать номенклатуру в него. Это удобно, если партнёры постоянно меняют прайс или в нём много лишних позиций. Импорт данных и базовая настройка занимает около 20-30 минут в зависимости от количества позиций в прайсе и особенностей файла.

В интерфейсе «EKAM» много инструментов для работы с поставщиками. К примеру, можно быстро оформить возврат, если пришла партия некачественных товаров или сильно изменилась закупочная цена.

Оформление возврата

Товароучётная система «EKAM» позволит автоматизировать бизнес-процессы на любом предприятии. В сервисе можно вести учёт продукции, работать с поставщиками, анализировать продажи, купить оборудование для подключения онлайн-кассы и воспользоваться помощью опытных сотрудников.