ОЦО, или Общий центр обслуживания, представляет собой отдельное структурное подразделение компании, которое консолидирует вспомогательные функции и обслуживает другие подразделения организации. Основная цель создания ОЦО – повышение эффективности, оптимизация затрат и улучшение качества обслуживания путем централизации и стандартизации вспомогательных процессов.
Но что же такое вспомогательные функции? Это те процессы, которые не являются основным бизнесом компании, но при этом необходимы для ее функционирования. Примерами таких функций могут быть бухгалтерский учет, управление человеческими ресурсами (HR), ИТ-поддержка, закупки, юридическое сопровождение и многие другие.
Идея ОЦО заключается в том, чтобы выделить эти вспомогательные функции в отдельное подразделение, где высококвалифицированные специалисты смогут сосредоточиться на их оптимизации и стандартизации. Таким образом, основные подразделения компании освобождаются от необходимости распылять ресурсы на эти второстепенные процессы, что позволяет им сфокусироваться на своей основной деятельности.
Основные функции и услуги ОЦО
К основным функциям и услугам, предоставляемым ОЦО, относятся:
Бухгалтерия и финансы
-
Ведение бухгалтерского и налогового учета
-
Управление дебиторской и кредиторской задолженностью
-
Финансовый анализ и отчетность
-
Казначейские операции
Управление кадрами
-
Кадровый учет и администрирование
-
Расчет заработной платы и компенсаций
-
Подбор и адаптация персонала
-
Обучение и развитие сотрудников
ИТ-поддержка
-
Обслуживание ИТ-инфраструктуры и систем
-
Техническая поддержка пользователей
-
Разработка и внедрение ИТ-решений
-
Обеспечение информационной безопасности
Закупки и логистика
-
Организация тендеров и заключение договоров
-
Управление поставками и складскими запасами
-
Транспортная логистика
Юридическое сопровождение
-
Договорная работа
-
Правовая экспертиза
-
Представительство в судах
Конечно, этот список не является исчерпывающим, и в зависимости от специфики бизнеса ОЦО может взять на себя и другие вспомогательные функции. Главное – обеспечить централизацию и стандартизацию этих процессов для достижения максимальной эффективности.
Модели организации ОЦО
При создании ОЦО компания может выбрать одну из нескольких моделей его организации:
-
Централизованная модель. В этой модели все вспомогательные функции полностью сосредоточены в едином ОЦО. Такой подход обеспечивает максимальную экономию от масштаба и стандартизацию процессов, но может быть сложнее в управлении и адаптации к локальным особенностям.
-
Частично децентрализованная модель. В этой модели некоторые функции остаются децентрализованными на уровне отдельных подразделений или регионов, а другие консолидируются в ОЦО. Такой подход позволяет сочетать преимущества централизации и децентрализации, но требует тщательной координации.
-
Полностью децентрализованная модель. В этой модели ОЦО создается для каждого отдельного подразделения или региона. Такой подход обеспечивает максимальную гибкость и адаптацию к локальным особенностям, но может быть менее эффективен с точки зрения экономии затрат и стандартизации.
Выбор подходящей модели зависит от размера компании, ее географической распределенности, отраслевой специфики и других факторов. Многие компании начинают с частично децентрализованной модели, а затем постепенно переходят к более централизованной структуре по мере развития ОЦО.
Как создать и внедрить ОЦО
Создание и внедрение ОЦО – это масштабный проект, требующий тщательного планирования и реализации. Рассмотрим основные этапы этого процесса:
-
Определение целей и задач. На этом этапе важно четко определить, какие именно цели преследует создание ОЦО в вашей компании: снижение затрат, повышение качества услуг, высвобождение ресурсов для основного бизнеса или что-то еще. От этого будут зависеть дальнейшие шаги по реализации проекта.
-
Формирование команды проекта. Для успешной реализации проекта необходимо создать сильную команду, в которую войдут представители различных подразделений, вовлеченных в процесс. Важно назначить опытного руководителя проекта, который будет координировать все усилия.
-
Анализ и оптимизация процессов. На этом этапе проводится детальный анализ существующих вспомогательных процессов в компании, выявляются избыточные операции, дублирование функций и возможности для оптимизации. Затем происходит реинжиниринг и стандартизация процессов под новую модель ОЦО.
-
Выбор организационной модели и структуры ОЦО. Как было сказано ранее, компания должна определиться с моделью организации ОЦО (централизованная, частично децентрализованная или полностью децентрализованная). Также на этом этапе формируется организационная структура и штатное расписание ОЦО.
-
Перевод персонала и функций в ОЦО. После подготовки необходимой документации и процедур происходит фактический перевод сотрудников и функций из других подразделений в ОЦО. Этот процесс требует тщательного управления изменениями и коммуникации с персоналом.
-
Внедрение ИТ-систем и автоматизация. Для эффективной работы ОЦО крайне важно внедрить современные ИТ-системы, которые позволят автоматизировать и оптимизировать вспомогательные процессы. Это может включать внедрение систем планирования ресурсов предприятия (ERP), систем электронного документооборота, HR-систем и других решений.
-
Запуск и оптимизация работы. После завершения всех подготовительных работ ОЦО начинает свою операционную деятельность. На этом этапе важно осуществлять постоянный мониторинг и оптимизацию процессов, а также обеспечивать обратную связь с бизнес-подразделениями для улучшения качества обслуживания.
Создание ОЦО – это трудоемкий процесс, требующий привлечения значительных ресурсов и экспертизы. Однако при правильной реализации он способен принести компании существенные преимущества в виде сокращения затрат, повышения эффективности и улучшения качества обслуживания.
Успешные кейсы и примеры ОЦО
Концепция ОЦО успешно применяется во многих крупных компаниях, позволяя им добиваться значительной экономии затрат и повышения операционной эффективности. Рассмотрим несколько примеров успешного внедрения ОЦО:
-
Procter & Gamble. Одним из пионеров в создании ОЦО стала компания Procter & Gamble. В 1990-х годах они централизовали свои финансовые и бухгалтерские операции в нескольких региональных ОЦО. Это позволило компании сократить расходы на эти функции на 25-30% и повысить качество обслуживания.
-
Сибу.р Российская нефтехимическая компания "Сибур" создала ОЦО для обслуживания финансовых, бухгалтерских и кадровых функций. Это позволило оптимизировать численность персонала, задействованного в этих процессах, на 25% и повысить качество услуг.
-
МФЦ Москвы.. Сеть многофункциональных центров (МФЦ) в Москве представляет собой пример успешного внедрения концепции ОЦО в государственном секторе. МФЦ предоставляют гражданам широкий спектр государственных и муниципальных услуг в режиме "одного окна", повышая доступность и качество обслуживания.
Эти примеры демонстрируют, что концепция ОЦО применима в самых разных отраслях и организациях, принося ощутимые преимущества в виде сокращения затрат, повышения эффективности и улучшения качества обслуживания.
Заключение
Общие центры обслуживания (ОЦО) прочно вошли в практику ведущих компаний, позволяя им оптимизировать вспомогательные процессы и сосредоточиться на основной деятельности. Создание ОЦО – это масштабный проект, требующий тщательного планирования и реализации, но при правильном подходе он способен принести компании значительные преимущества.