Как интернет-магазину собрать заказ клиента с одного или нескольких складов: способы, возможные трудности + чек-лист
Одна из самых трудозатратных складских операций - комплектация и отгрузка по заказу покупателя. Хорошо, если склад один и ассортимент не так велик. Но что делать, если каталог насчитывает десятки тысяч позиций, хранящихся на нескольких складах? Давайте разбираться.
Зачем оптимизировать сбор заказа
Представьте себе комплектовщика, который в мыле носится от полки к полке в поисках нужного заказа. Он работает вслепую и не всегда знает, что и где лежит. Как результат - ошибки при комплектации, срывы сроков и другие проблемы. Оптимизируя процесс сбора заказа, преследуют следующие цели:
- уменьшение времени на комплектацию. Чем быстрее собирается заказ, тем раньше он попадет к покупателю;
- уменьшение трудозатрат. При неправильном подходе кладовщики и сборщики тратят впустую большое количество времени;
- оптимизация складских площадей.
С чего начинается успешная комплектация заказа
Быстрый сбор по заявке покупателя невозможен без правильно организованной работы склада. Если товары лежат где попало и как попало, успеха не видать. Оптимизация склада (или складов) проводится в несколько этапов.
1 - АВС-анализ товаров
Метод предполагает разделение товаров на 3 основные группы:
- Группа “А”. Самые высокооборачиваемые товары. Если упростить, то это заказы, составляющие 80 процентов оборота.
- Группа “В”. Товары со средней оборачиваемостью. Доля таких товаров на складе составляет примерно 15 процентов.
- Группа “С” - низкооборачиваемые товары. Обычно на складе их около 5 процентов.
А теперь объясним на примере. Вы продаете смартфоны и аксессуары к ним: защитные пленки на стекло, чехлы, гарнитуру и прочие девайсы. В этом случае основным продуктом будут, собственно, смартфоны. Они и составят группу “А”. Аксессуары тоже покупают по-разному. Например, пленку и чехол покупает каждый десятый клиент. Эти вещи попадут во вторую группу - “В”. И наконец, меньше всего заказывают наушники. Это делает всего 3-4 человека из сотни. Поэтому наушники попадут в последнюю группу - “С”.
А теперь о том, как это нужно учитывать при оптимизации склада для ускорения сбора заказа. Товары группы “А” должны размещаться в самом доступном месте, как можно ближе к зоне отгрузки. Это позволит комплектовщику не искать их в недрах склада. Следующими идут товары группы “В”, а за ними - группы “С”. Последние можно задвинуть в дальний угол, все равно сотрудник будет появляться там нечасто.
АВС-анализ - условное название подхода. Для себя вы можете разделить товары по категориям на сколько угодно групп. Но подход всегда будет один: основной товар должен располагаться в самом доступном месте для удобства комплектации. Анализ проводится на основании данных продаж за выбранный период времени.
ABC-анализ продаж продукции. Пример расчета в Excel
2 - товароучетная система
Это программа, позволяющая полностью автоматизировать работу склада интернет-магазина. Несмотря на доступность такого софта (например, тариф “Моя касса” товароучетной системы “ЕКАМ” стоит всего 480 рублей в месяц), многие владельцы интернет-магазинов до сих пор ведут складской учет вручную, при помощи блокнотов и журналов. В лучшем случае - в таблицах Еxcel. При таком подходе рассчитывать на быстрый сбор заказа не приходится. Неизбежны ошибки при списании, перемещении и заказе у поставщиков. Товароучетные программы решают эту проблему. Они умеют:
- отслеживать все движения, перемещения и списания товаров со склада. Позиция, которую только что продал менеджер, моментально списывается с остатков;
- показывать, где именно находится тот или иной товар. Система предполагает создание виртуальных складов внутри одного или нескольких физических. Это позволяет произвести сегментацию вплоть до места на полке;
- формировать аналитику для руководителя. Можно определить, что продается лучше, а что - хуже. Это дает возможность провести подробный АВС-анализ и оптимально расположить продукцию на территории склада;
- заказывать товар у поставщиков на основании оборачиваемости и количества остатков. Вы никогда не останетесь без ходовых позиций в разгар продаж;
- автоматически формировать онлайн-заказы, сделанные покупателями интернет-магазина;
- самое важно в контексте статьи: товароучетные системы способны комплектовать заказ с нескольких складов. Это делается в несколько кликов. После этого комплектовщик получает задание на сборку;
- товароучетные программы поддерживают обязательную маркировку товаров. Она станет обязательной с 2024 года, а уже сейчас маркируются табачные изделия, обувь, товары из меха и другие. После 2024 использовать электронный документооборот будут должны все участники рынка.
3 - оптимизация складского хранения
Здесь речь идет о соблюдении норм складирования товаров. Соблюдение этих правил значительно упрощает процесс сборки заказа. Вот о чем идет речь:
- для складирования нужно использовать складское оборудование: полки, стеллажи, контейнеры. Мелкие товары хранятся в коробках, крупногабаритные укладываются на европаллеты;
- каждая позиция подписывается. Таблички с обозначение размещаются на полках, где лежит товар. Помимо наименования, таблички могут содержать дополнительную информацию: штрих-код, артикул и другие данные, например, цвет и размер, если речь идет об одежде или обуви;
- между полками и стеллажами нужно предусмотреть достаточно места для прохода персонала. Если это склад крупногабаритной продукции (мебель, бытовая техника или строительные материалы), нужно место для проезда складской техники: погрузчиков, тележек и так далее;
- товары должны иметь средство идентификации. В этом качестве, как правило, выступает обычный штрих-код. Это позволяет быстрее находить нужные позиции. Кладовщик может не ориентироваться во всем ассортименте, а искать товар по названию или внешнему виду неэффективно. Использование средств идентификации решает эту проблему. Для того чтобы найти нужную позицию, достаточно считать ее штрих-код.
4 - выбор оптимального метода комплектации
На первый взгляд, все просто: работник склада получает комплектовочный лист, в котором указаны все позиции заказа. После этого он начинает сборку и упаковку. Такой метод применяет большинство интернет-магазинов. Однако при таком подходе увеличивается нагрузка на персонал, особенно при большой территории склада и приличной номенклатуре товаров. Поэтому стоит выбрать один из методов сборки, уменьшающих трудозатраты:
- Метод “Товар к человеку”. Заключается в следующем: комплектовочный лист содержит один заказ одного клиента. Его собирает ответственный кладовщик. Он перемещается по территории склада и набирает нужные позиции, после чего передает скомплектованный заказ в зону упаковки и отправки.
- Комплексный отбор. Возможен в том случае, если на складе работают несколько кладовщиков или комплектовщиков. Здесь все иначе: заказы одновременно собирают несколько человек. Они перемещаются по оптимальному маршруту и комплектуют заявки согласно упаковочным листам. При этом каждый сотрудник может частично комплектовать заявки по нескольким заказам.
- Зоновая комплектация. Оправдана при большой территории склада и серьезном ассортименте, а также строгой сегментации товаров на складе. Принцип такой: каждый сотрудник отвечает за свой участок склада. Если вернуться к нашему примеру со смартфонами, получится следующее: один работник собирает “Самсунги”, второй - “Айфоны”, а третий - смартфоны китайских производителей. При этом заказы обезличены и не имеют отношения к конкретному покупателю.
5 - учет сроков годности при комплектации заказа
Актуально для товаров, имеющих ограниченное время хранения: продуктов питания, некоторых видов строительных материалов, автохимии и так далее. Суть в том, что со склада должны отгружаться, в первую очередь, те товары, остаточный срок годности которых меньше. Это позволяет уменьшить количество неликвидных товарных остатков. В этом контексте есть 2 способа.
Сведения по остаткам товаров в личном кабинете системы “ЕКАМ”
Продажи по методу FIFO
Здесь принцип такой: товар поступает на полки склада в том же порядке, в котором он получен от поставщика (FIFO – First In First Out, первый поступил - первый выбыл). Например, неделю назад поставщик привез партию сухих смесей. Она идет на реализацию первую очередь. То, что привезли 2 дня назад, попадет в заказ только после продажи более ранней партии.
Плюсы:
- контроль за сроками реализации;
- снижение количества просрочки;
- наглядная аналитика. Если не успели распродать первую партию, а уже привезли вторую, стоит пересмотреть объемы закупок.
Минусы:
- нагрузка на персонал, сложная система складирования (нельзя класть на одну полку склада товар из разных поставок);
- возможность продажи неликвида. Не факт, что поставщик сегодня привез более свежий товар, чем неделю назад, бывает и наоборот. Особенно, если работаете с несколькими снабжающими организациями;
- отсутствие автоматизации.
Продажи по методу FEFO (First end – first out)
При таком варианте первым выбывает товар, имеющий меньший остаточный срок годности. Самый оптимальный и продвинутый метод продаж. Лучше всего проявляется при совместной работе с товароучетной системой. Здесь тоже требуется сложное складирование, но оно находится под контролем товароучетки. Внутри одного физического склада можно создать несколько виртуальных, что упрощает поиск товара кладовщиком.
Плюсы:
- полный контроль склада с учетом сроков годности;
- контроль закупок и поставщиков;
- отсутствие просрочки на витринах;
- своевременное выявление товара с истекающим сроком продажи;
- снижение нагрузки на персонал.
Продажи по методу FEFO
Минусы: отсутствуют.
И еще один совет: не забывайте следить за тем, что заказываете у поставщиков, особенно в рамках всевозможных акций. Снабженцы часто пытаются избавиться от неликвидов именно таким способом. Не редкость, когда с учетом доставки на склад попадает заведомо просроченный товар. В этом случае вся работа сводится на нет.
Сборка заказа: чек-лист
А теперь распишем стандартный процесс сборки заказа с одного или нескольких складов пошагово:
- Клиент делает покупку в интернет-магазине. Заказ состоит из нескольких позиций, расположенных на одном или нескольких складах.
- Менеджер связывается с покупателем для уточнения деталей оплаты и доставки.
- Данные о заявке передаются в товароучетную систему. Она формирует комплектовочный лист, где указаны все позиции и их локация.
- Комплектовочный лист получает работник склада. Он начинает сборку согласно выбранной методике комплектации.
- Если складов несколько, потребуется дополнительное звено - узел окончательной сборки. Он может располагаться на территории одного из складов (как правило, центрального) или в любом другом месте. Это своеобразный хаб: здесь окончательно собирается заказ из заявок, частично собранных на разных складах.
- Заказ поступает в зону упаковки и отправки. Отсюда укомплектованная заявка отправляется в службу доставки: курьерскую компанию, ТК или собственную службу.
- На протяжении всего процесса меняется статус заказа в товароучетной системе. После оплаты и доставки все позиции, составляющие покупку, списываются со складских остатков в автоматическом режиме.
Запомнить из статьи
Для успешной сборки заказа из нескольких позиций нужно:
- провести АВС-анализ и сегментацию товаров на территории склада (складов);
- использовать товароучетные системы;
- соблюдать нормы складирования;
- выбрать подходящую методику комплектации;
- учитывать сроки годности.
Удачи в бизнесе!