Как правильно оформлять товарную накладную по форме ТОРГ-12: советы, инструкция, ответы на часто задаваемые вопросы
ТОРГ-12 - унифицированная форма первичного документа, предназначенная для отпуска материальных ценностей на сторону. Знать и понимать правила ее заполнения должны обе стороны, и продавец, и покупатель. В статье рассмотрим основные правила при оформлении, тонкости заполнения и другие моменты.
Что такое накладная ТОРГ-12
Товарная накладная ТОРГ-12 - первичный документ учета отпуска ТМЦ. Форма и методические указания разработаны Постановлением Госкомстата от 25 декабря 1998 года № 132 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПО УЧЕТУ ТОРГОВЫХ ОПЕРАЦИЙ”. Хоть документ и принят на государственном уровне, его применения носит рекомендательный характер. Такую поправку приняли 1 января 2013 года. До этого времени использование унифицированной формы было обязательным к применению.
Сейчас предприниматели не обязаны применять установленную форму и могут разрабатывать собственные. Однако на практике так никто не делает. Зачем изобретать велосипед, если все давно придумали за вас? К тому же, форма в целом удобна и содержит все данные, нужные для учета.
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа - он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу - магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
Шаблон товарной накладной ТОРГ-12
Общие правила заполнения накладной ТОРГ-12
Унифицированная форма товарной накладной ТОРГ-12 была разработана еще в 1998 году, но подробных требований к оформлению до сих пор нет. Есть лишь общие направления:
- накладная заполняется в 2 экземплярах: одна для продавца, вторая - для покупателя. Обе копии имеют одинаковую юридическую силу;
- в документе не допускаются помарки, перечеркивания и исправления;
- товарная накладная заполняется разборчивым почерком от руки. Можно заполнять форму на ПК, а затем распечатывать на принтере;
- не допускается наличие незаполненных граф;
- допускается заполнение и передача документа в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Для этого разработана специальная форма для отправки по ТКС (приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@).
Единственный пункт, который можно не заполнять, это информация о приложениях к накладной. Если к ТМЦ не прикладываются дополнительные документы, раздел допускается оставлять пустым.
Что написано в накладной ТОРГ-12
Документ содержит основные сведения о продавце, покупателе и товаре. Товарная накладная состоит из 6 основных разделов.
- Данные о сторонах сделки - продавце и покупателе (в документе - грузоотправитель и грузополучатель). Указываются юридические и фактические адреса, номера телефонов, банковские реквизиты, а также коды деятельности по ОКПО и ОКВЭД.
- Основание для проведения сделки. Обычно речь идет о договорах поставки и ему подобных соглашениях.
- Признаки и реквизиты самой товарной накладной ТОРГ-12 - ее номер и дата заполнения. Согласно требованиям к оформлению, документ подлежит обязательной сквозной нумерации. Формат любой, удобный для бухгалтера.
- Данные о товарно-материальных ценностях. Указываются наименование, единицы измерения, количество, вес, стоимость. Кроме того, необходимо прописывать налог на добавленную стоимость - НДС, если он есть.
- В пятом разделе прописываются сведения о приложениях к накладной. Это могут быть паспорта, сертификаты, справки и другая сопроводительная документация.
- Подписи и печати сторон. Со стороны грузоотправителя виз больше: документ визируется руководителем, бухгалтером, лицом, разрешившим отпуск груза со склада (кладовщиком) и работником, отпустившим товарно-материальные ценности. У покупателя подписывают представители грузополучателя. Если визы ставит лицо, действующее на основании доверенности, нужно указать сведения и об этом документе. Все подписи требуют расшифровки - указания фамилии, имени и отчества.
Образец заполнения накладной ТОРГ-12
Справка: согласно статье 9 закона № 402-ФЗ и письма Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, для оформления товарной накладной ТОРГ-12 не обязательно использовать печати. Все зависит от того, работает организация с печатью или нет. Если она используется, применение обязательно. Компании, отказавшиеся от применения печати, могут не обойтись подписями. Кроме того, индивидуальные предприниматели могут вообще работать без печати, законом это не запрещено. На практике такое встречается редко: некоторые поставщики отказываются отгружать ТМЦ, если накладные не заверены печатью.
При разработке собственных форм накладных можно отступать от установленных правил, но все перечисленные выше пункты обязательно надо указывать.
Ответы на часто задаваемые вопросы
Несмотря на кажущуюся простоту, при заполнении накладной ТОРГ-12 часто возникают сложности. Рассмотрим ответы на наиболее распространенные вопросы.
Что делать, если поставщик привез накладную с ошибками?
Такой документ нужно оформить по-новой. Это и в ваших интересах, и в интересах продавца. Если у вас на руках неверно заполненный документ, значит, у грузоотправителя он в точности такой же, так как накладная заполняется в двух одинаковых экземплярах. По такому документу грузоотправитель не сможет списать товарно-материальные ценности. Покупатель, в свою очередь, не сумеет обосновать расходы, если ТОРГ-12 заполнена неверно. Соответственно, на эту сумму нельзя уменьшить налогооблагаемую базу при режиме УСН “Доходы минус расходы”.
Важный момент: товар по накладной с ошибками принимать нельзя. И подписывать документ тоже. Если это уже сделано, товар принят и оплачен, в ТОРГ-12 вносятся изменения (о том, как это сделать - чуть ниже).
Как поступить, если товары облагаются НДС по разным ставкам?
Для товарно-материальных ценностей, отпускаемых по различному налогу на добавленную стоимость, есть отдельные строки. В таблице указывается наименование товара, а в столбце напротив - ставки и сумма НДС. Поэтому заносить в документ продукцию с разными ставками налога разрешается - оформлять под каждый товар отдельный документ не нужно.
Сколько нужно хранить накладные ТОРГ-12?
Существует ошибочное мнение, что товарные накладные хранятся до конца отчетного периода. Дескать, после того, как они приняты как доказательство и обоснование расходов, их можно уничтожить. На самом деле это не так. Выше мы писали, что товарная накладная ТОРГ-12 относится к первичным документам. На основании статьи 283 налогового кодекса РФ первичные документы хранятся в течение 5 лет. Если накладные идут в качестве доказательств в административных или уголовных дела, срок хранения может быть увеличен - документы хранятся в архивах вместе с материалами дела.
Сроки хранения документов
Можно ли вносить исправления в документ?
Так делать можно, но только придерживаясь определенных правил:
- исправления вносятся в оба экземпляра документа. Если изменения внести только в один из них, он автоматически потеряет юридическую силу;
- все исправления заверяются ответственными лицами. Это должны быть представители обеих сторон - покупателя и продавца;
- напротив исправлений ставится дата внесения изменений.
Справка: законом запрещается оформлять накладные ТОРГ-12 взамен тех, что оформлены ошибочно. Все дело в сквозной нумерации документов и строгом учете. Любые изменения, исправления и корректировки вносятся до подписания документов сторонами.
Какие особенности есть при заполнении ТОРГ-12 в электронном виде?
Заполнять документ в цифровом формате имеет смысл, если вы подключены к системе электронного документооборота. Именно через ЭДО происходит обмен накладными и другими документами. Для того, чтобы воспользоваться таким сервисом, нужно получить электронную цифровую подпись и подключиться к одному из операторов ЭДО.
Электронная накладная ТОРГ-12 визируется электронными подписями покупателя и продавца. Главное преимущество подхода в том, что такие первичные документы не нужно распечатывать на бумаге. Они вполне могут храниться и передаваться только в электронном виде.
Современные облачные технологии облегчают составление и учет накладных от поставщиков. Товароучетная программа “ЕКАМ” принимает первичную документацию вместе с товаром и хранит ее в облачном сервисе. Система поможет и оптовым продавцам, которые составляют документы. При использовании облачных сервисов вы просто вводите первичные данные, а все остальное система делает сама. Готовую товарную накладную можно распечатать или отправить контрагентам в электронном виде.
Заполнение товарной накладной ТОРГ-12 онлайн
Откуда брать коды товаров для заполнения накладной ТОРГ-12
Вообще этот реквизит заполнять не обязательно - так делать можно. Никаких законодательных нормативов, обязывающих предпринимателей делать это, не существует (статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Это в теории. На практике налоговые инспекторы часто капризничают и придираются, требуя указывать коды товаров. Они мотивируют это тем, что в первичных бухгалтерских документах не может быть незаполненных граф и разделов. Единой судебной практики по таким делам не существует - в зависимости от конкретного случая в арбитраже могут встать как на сторону истца, так и сторону ответчика. Это означает одно: коды товара лучше проставлять, чтобы избежать проблем.
Реквизит проставляется в разделе, посвященном товару наряду с наименованием, количеством и единицами измерения. Код заносится в третью графу таблицы под названием “Код товара”.
Если накладная заполняется с применением автоматизированных сервисов, например, товароучетной системы “ЕКАМ”, проблем с выбором кодов нет. При вводе наименования коды автоматически подтягиваются из облачного сервиса.
Когда документ оформляется вручную, можно пользоваться различными классификаторами товаров, например, “Общероссийским классификатором продукции по видам деятельности ОК 034-2014 (КПЕС 2008)”, утвержденный приказом Росстандарта от 31.01.2014 № 14-ст. Кроме того, разрешается использовать в качестве кода артикул товара.
Заключение
Не станем лукавить: заполнение товарной накладной ТОРГ-12 процедура непростая. Но это только сначала, пока не появится опыт. А лучше всего использовать для заполнения автоматизированные сервисы, чтобы избежать возможных ошибок. Надеемся, статья помогла и розничным продавцам, и поставщиками товара. Первым она даст понимание, как заполнять документ, вторые смогут проверить правильность заполнения. Удачи!